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一、桃園市政府秘書處（以下簡稱本處）為加強事務管理，提高工作效
率，爰依各事務管理手冊規定，訂定本要點。 |
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二、本要點所稱事務管理工作，指本處經辦之文書處理及檔案、出納、
財產、物品、車輛、辦公處所、宿舍、安全、工友等管理事項。
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三、本處事務管理工作檢核方式如下：
(一)定期檢核：每年辦理一次，應於實施檢核二週前通知受檢核單
位。
(二)平時檢查：由各相關業務單位自行檢查。
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四、為實施事務管理工作檢核，本處執行定期檢核時，得組成檢核小組
，成員由本處人事室、會計室、政風室等單位派員及研考人員組成
。平時檢查，由各事務管理單位依權責自行實施檢核。
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五、本處事務管理工作檢核項目如下：
(一)文書處理檢核。
(二)檔案管理檢核。
(三)出納管理檢核。
(四)財產管理檢核。
(五)物品管理檢核。
(六)車輛管理檢核。
(七)辦公處所管理檢核。
(八)宿舍管理檢核。
(九)安全管理檢核。
(十)工友管理檢核。
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六、文書處理之檢核要項如下：
(一)各項文書處理手續，是否迅速確實。
(二)文書單位應備之簿冊，是否齊全。
(三)收發文程序，是否合乎規定。
(四)文書稽催，是否澈底執行。
(五)文書保密，是否嚴格執行。
(六)文書用紙，是否合乎標準。 |
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七、檔案管理之檢核要項如下：
(一)是否依規指定專責人員及編列年度預算。
(二)檔管人員是否參與檔管法令及專業知識訓練。
(三)歸檔案件是否妥適分類並建立簡要案名。
(四)歸檔案件是否依規妥適著錄內容並放入目次表。
(五)入庫檔案是否依規上架，並正確標示。
(六)檔案庫房是否依規設置安全防護相關設備。
(七)是否定期辦理檔案清理。
(八)調案、展期申請及核准層級是否依規辦理。
(九)是否建立檔案應用機制，提供檔案應用處所及設備。
(十)機密檔案是否使用專用封套裝封、使用裝置密鎖之保險（箱）櫃
存放，並定期清查。
(十一)機關檔案管理資訊系統作業功能是否完整，資訊安全保護措施
是否完善。
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八、出納管理之檢核要項如下：
(一)出納手續，是否符合規定。
(二)庫存現金數目，是否與會計紀錄符合，有無私自墊借或以單據抵
現情事，是否與核定額度相符。
(三)傳票送達後，辦理收付款項，是否迅速。
(四)保管之票據、有價證券及其他保管品等，是否與帳面相符，是否
每月提供經奉核之存庫保管品專戶之明細資料供採購單位勾稽用
。
(五)各種出納帳表，是否齊全，相關紀錄是否詳實完備。
(六)收付款項，是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫。
(七)暫收款、收據貼印花及保管時間，是否遵照規定辦理。
(八)零用金支付之每案金額是否未超過一定金額，保管是否妥善，是
否隨時登記零用金備查簿，結存數與未報銷單據金額之總額，是
否與零用金之金額相符。
(九)自行收納之各項收入，是否依照規定保管、使用自行收納款項收
據。
(十)自行收納款項收據之使用是否良善。
(十一)現金、票據、有價證券及其他保管品等之出納是否依照規定程
序處理，是否隨時登記，其實際結存金額與帳面結存是否相符
。
(十二)市庫或金融機構所送機關專戶存款對帳單及保管品對帳單是否
與帳載數核對，如有差額，出納管理單位是否查明其發生原因
是否正當，並編製「存款差額解釋表」等。對帳單回單是否儘
速寄回原代庫機構。
(十三)出納管理人員有無任相同工作六年以上情形，休假代理制度是
否貫徹實施。
(十四)主辦出納及出納管理人員有無每三年參與相關訓練或講習課程
。
(十五)機關首長、主辦會計、主辦出納或其授權代簽人如有異動，是
否即時辦理帳戶印鑑變更。 |
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九、財產管理之檢核要項如下：
(一)財產管理，是否按時登記；實際保管及使用之財產，是否與主
（會）計單位之帳目相符。
(二)財產增減表，是否依時造送。
(三)財產之購置及營造，是否按照規定手續辦理，產權證件是否齊
全完整。
(四)財產責任簽認手續，是否辦理齊全。
(五)出租或租用之財產是否訂立契約，出借或借用之財產是否有借
據。
(六)財產之盤點，是否依期舉行，盤盈或盤虧之財產，是否查明情
由依照規定辦理。
(七)廢舊不用之財產，是否及時處置或利用。
(八)財產之保養狀況，是否依期檢查，損壞之財產是否及時整修或
報廢。
(九)財產之變賣，是否按照規定手續辦理。
(十)財產應負之稅捐，是否按期繳納。
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十、物品管理之檢核要項如下：
(一)各類非消耗性物品之使用期限，是否詳細規定。
(二)採購物品，是否根據實際需要，手續是否簡化完整。
(三)物品驗收，是否依照規定手續辦理。
(四)庫存物品，是否帳物相符。
(五)庫存物品是否分類，放置是否整齊。
(六)物品之核廢，是否按照領用標準及程序，切實執行。
(七)物品登記，是否確實。
(八)物品是否有適當儲藏處所。
(九)廢品是否依規定辦理。
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十一、車輛管理之檢核要項如下：
(一)各項登記表卡，是否完備。
(二)車輛調派，是否建立制度，切實執行。
(三)油料管理，是否嚴密，里程紀錄，有無稽核。
(四)車輛檢查，是否按時辦理，有無檢查紀錄或報告。
(五)車輛保養，是否按照規定切實實施。
(六)車輛修理，是否嚴格控制，並按規定辦理。
(七)駕駛人是否依規定填報各項報表。
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十二、辦公處所管理之檢核要項如下：
(一)辦公處所之分配，是否適當。
(二)辦公室內佈置是否符合工作簡化要領。
(三)辦公室器具及私人物品放置，是否適當。
(四)辦公室之光線空氣與溫度，是否適宜。
(五)辦公室之必要設備，是否完全。
(六)辦公室之秩序，是否保持靜肅。
(七)辦公室之保密，是否嚴格執行。
(八)辦公室之門窗、玻璃、板壁、桌椅、櫥櫃及地面等，是否經常
保持清潔。
(九)固定標語牌及指路牌有無倒斜或破損情形。
(十)庭院、隙地、通路、走廊、草坪等處，是否整潔。
(十一)水電設備，是否妥善，有無損壞情形。
(十二)廚房、飯廳、盥洗間等處所，是否清潔衛生。
(十三)水溝是否暢通，垃圾是否隨時清理。
(十四)環境衛生有無專人負責，效果是否良好。
(十五)辦公處所能源節約措施，是否有效。 |
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十三、宿舍管理之檢核要項如下：
(一)宿舍是否依規定每年至少辦理二次居住事實查考作業。
(二)宿舍檢修，是否依規定辦理。
(三)宿舍借用，是否依規定辦理。
(四)宿舍借用人是否依全國軍公教員工待遇支給要點，由服務機關
按月將所入之房租津貼數額扣繳公庫。
(五)職務宿舍借用期間，除法令另有規定外，管理機關是否向借用
人收取宿舍管理費。
(六)有關宿舍事務之各種表冊，是否依照規定格式詳細記載，按期
填報。 |
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十四、安全管理之檢核要項如下：
(一)警衛機構或防護團之組織，是否健全，能否於緊急時迅速集合
。
(二)各種安全防護工作，是否依照規定實施。
(三)消防救護器材及防火、防盜設備，是否敷（堪）用。
(四)消防及救護訓練與演習，是否定期實施。
(五)門禁是否嚴密，公私物件攜帶出入有無管理。
(六)與當地有關安全防護機構，如警察機關及衛生單位等，是否經
常保持聯繫。 |
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十五、工友管理之檢核要項如下：
(一)工友工作，是否分配適當。
(二)工友人數，是否符合規定。
(三)僱用工友，是否有一定標準，手續是否完備。
(四)工友工作時間之規定，是否適當，上下班是否準時。
(五)工友訓練，是否認真並切合需要。
(六)工友服務態度，是否良好。
(七)工友請假，是否嚴格管理。
(八)對於解僱工友，一切應辦手續，是否及時辦理。
(九)工友考核，是否按照規定辦理。
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十六、本檢核結果應簽陳首長核示，並於檢核結束後一個月內，通報各
受檢核單位，必要時得予以獎懲。
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