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法規內容

法規名稱: 桃園市政府地方稅務局檔案庫房安全管理要點
公發布日: 民國 104 年 01 月 15 日
修正日期: 民國 104 年 01 月 15 日
發文字號: 桃稅秘字第1043920508號函
法規體系: 桃園市法規/地方稅務類
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壹、依據:
    一、檔案庫房設施基準。
    二、機關檔案保管作業要點。

貳、檔案庫房門禁管理:
    本局檔案庫房採單一出入口門禁管制方式管理。
    一、總局:
        (一)4樓-第1庫房、後棟2樓-第2庫房、後棟4樓-第3庫房。
        (二)第1庫房以磁卡管制進出,僅檔案管理人員有使用權限,門
            口設有監視器。
        (三)後棟1樓設有保全,須持該處保全卡才能解除設定,第2、
            第3庫房門以磁卡進出(配有鑰匙不上鎖),門口設有監視
            器。
        (四)庫房鑰匙、保全卡及磁卡由檔案管理人員妥善保管。
    二、中壢分局、楊梅分局、大溪分局:
        (一)中壢分局3樓、楊梅分局地下室、大溪分局2樓均有保全設
            定,檔案庫房門以鑰匙上鎖。
        (二)庫房鑰匙由檔案管理人員妥善保管。

參、檔案庫房維護:
    一、檔案庫房內嚴禁下列行為:
        (一)使用或存放易燃、易爆物品。
        (二)吸菸、飲食、儲存食物或堆置雜物。
        (三)植養生物。
        (四)攜帶背包或手提袋。
        (五)未經許可攝影拍照或私自攜出檔案。
        (六)破壞檔案或變更檔案內容。
    二、檔案管理人員應每日進行庫房例行檢查工作,其事項包括:
        (一)門禁管制系統、空調、除濕機、空氣清淨機、消防安全設備
            (滅火器)、照明設備、緊急照明設備、防潮箱、庫房門窗及
            通訊設施是否正常運作,並於「檔案庫房設施檢查紀錄單」
            (附件1)記錄之。
        (二)注意庫房之空氣品質狀況,檢視庫房溫度溼度記錄儀是否正
            常,溫溼度是否符合標準(依檔案庫房設施基準,庫房內溫
            溼度應保持溫度27℃以下,溼度60%以下),並於「檔案庫房
            溫溼度紀錄單」(附件2)記錄之。
        (三)監視錄影設備運轉是否正常。
        (四)庫房環境及檔案架、櫃或通道上有否堆置雜物。
        (五)每日下班前,應確實檢查庫房之門、窗已上鎖,防盜、保全
            系統正常運作,並將庫房鑰匙、磁卡、保全卡等妥適保管。
    三、庫房維護除每日例行工作外,應進行下列查檢事項:
        (一)庫房應每月定期清潔整理,使用吸塵器或擰乾之抹布擦拭檔
            案架、櫃。
        (二)庫房應進行蟲鼠黴菌防治處理,並不定期施以消毒,但應注
            意避免損害檔案並符合環保規定。
        (三)定期更換空氣清淨機所使用之濾網。
        (四)如有大雨特報或颱風警報,應作防災準備,例如注意周圍排
            水口保持暢通、緊閉門窗等處理。
        (五)大雨或颱風後,應立即檢查庫房內外、周圍地面是否積水,
            並檢查牆壁、天花板是否有滲水跡象。
        (六)遇天災或人為破壞時,應及時拍照並記錄現場狀況。
    四、發現損毀或庫房設施有異常狀況,如溫溼度異常、跳電等,檔案
        管理人員應即通知相關單位修復,並將修復情形記錄於「檔案庫
        房設施維護紀錄單」(附件3)。
    五、檔案之蟲菌害防治:
        (一)庫房窗戶一律不得打開,室內收藏櫃勿與天花板及牆壁密接
            。
        (二)定期檢視檔案狀況及進行環境偵測並作成紀錄,利用黏蟲紙
            等誘捕器捕捉並隨時追蹤各種昆蟲入侵或菌害跡象。
        (三)檔案已遭蟲害或菌害,即進行除蟲、殺菌處理。
        (四)環境及檔案狀況恢復,並對重要檔案進行修補。
肆、保養及維護:
    庫房設施應按下列規定進行定期保養維護:
    一、保養維護設施或項目,包括門禁、通訊系統、空調設備、消防安
        全設備、電路系統、電器設備及各項儀器等。
    二、檔案管理人員應陪同專業維修人員或廠商進行各項系統、設備或
        儀器之檢修、保養與校驗,並將檢查結果記錄於「檔案庫房設施
        維護紀錄單」。

伍、人員進出管制:
    一、人員進出除檔案管理人員外,非經許可不得進入。
    二、檔案管理單位以外人員因業務需要須進入檔案庫房時,應先經檔
        案管理主管同意後,會同檔案管理人員進入。
    三、承包庫房維修之廠商,應依合約規定時間由檔案管理人員陪同進
        入。維修人員處理庫房設施緊急狀況時,檔案管理人員應陪同進
        入庫房。
    四、檔案管理單位以外人員進入庫房時,檔案管理人員應確實管制,
        並於「人員進出檔案庫房紀錄單」(附件4)記錄人員進入庫房之
        時間及辦理事項。
    五、進入庫房人員應遵守本局所定庫房禁止行為,違反規定時,檔案
        管理人員應予制止。
    六、檔案管理單位以外之人員離開庫房前,檔案管理人員應切實檢查
        有無攜出檔案之狀況並檢查門窗、保全、監視等設備是否正常,
        並於「人員進出庫房紀錄單」記錄人員離開之時間。

圖表附件:
陸、各項紀錄單應分別按年裝訂成冊,保管5年。
柒、檔案庫房交接:
    檔案管理人員職務異動時,應將下列物品及事項辦理完成交接手續:
    一、檔案數量及保管狀況概述。
    二、掌理業務範圍及相關設施。
    三、庫房管理相關簿冊。
    四、庫房鑰匙等庫房出入管理器具。

捌、本要點簽奉  核准後實施,修正時亦同。