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一、桃園市政府(以下簡稱本府)為統一所屬各機關（以下簡稱各機關）檔
案檢調作業，提升檔案管理效能，特訂定本注意事項。
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二、各機關人員借調檔案時，應由調案人填具調案單提出申請，他機關借
調或依法有權調閱檔案者，則須備函提出申請。依法調用檔案者，除
註記調用檔案範圍外，應載明法律依據，調用目的及調用期間，始得
辦理。
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三、各機關人員以調案單或他機關備函提出調案申請後，應依下列原則及
程序完成簽准，始得向檔案管理單位辦理調案：
(一)借調之案件為承辦主管業務時，其調案單須經單位主管核准。
(二)借調之案件為非主管業務時：
1、機關內部借調檔案：應先經單位主管核章後，送會業務承辦單
位主管同意，或經機關權責長官核准。
2、機關間借調檔案：應備函向業務主管機關提出調案申請，由業
務承辦單位依來函簽請機關權責長官核准。
3、依法有權調用檔案之機關：應備函載明法律依據、調用目的及
調用期間，由業務承辦單位依來函簽請機關權責長官核准後，
辦理檔案調用作業。
(三)機密檔案：
1、機關內部借調檔案：應填具調案單，並經業務承辦單位主管核
准。但屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核
定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。
2、機關間借調檔案：應備函向業務主管機關提出調案申請，由業
務承辦單位簽請機關權責長官核准，並經該機密核定機關首長
或其授權人員核准後，始得提供。
3、依法調用機密檔案時，應備函載明法律依據、調用目的、調用
期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
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四、檔案經電子儲存者，借調以電子影像檔案提供調閱為原則。依法有權
調用檔案之機關，調用檔案時，則以專卷方式借出，借出前應先製作
複製品一份以為查考。
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五、借調之檔案檢出後，檔案管理人員應交予調案人或其代理人應逐件清
點後於調案單上簽收，調案人應妥善保管借調檔案，不得發生下列情
形：
(一)遺失或檔案缺頁。
(二)拆散、污損等破壞檔案。
(三)添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容。
(四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
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六、調案人員借調檔案以十五日為限，調案人應於調案歸還期限前辦理還
卷，如無法依限歸還檔案時，應於調案歸還日期前向檔案管理單位辦
理展期。但展期次數不得超過三次；檔案展期屆滿前，仍需使用檔案
者，應先行歸還後，再依規定辦理借調。
機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽辦
，經權責長官核准後辦理。
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七、還卷時，檔案管理人員查檢歸還檔案齊全且內容無誤後，應於調案紀
錄上歸還日期欄簽註還案日期，並俟所借檔案全數歸還後，始得退回
調案單。
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八、歸還檔案遭受破壞或遺失時，其處理原則如下：
(一)歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時，檔案管理人員應即退回予調案
人補全；檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或毁損致無法修
復情形者，檔案管理人員應於調案紀錄註記，並簽請機關權責長
官議處。
(二)檔案內容破壞或變更者，應先洽請原承辦人員或承辦單位相關人
員補正內容及蓋章，並經權責長官核准後，併同該檔案歸檔。
(三)檔案破損者，由檔案管理人員進行檔案外觀修補後，方予歸檔。
(四)檔案無法補全或毀損致無法修護者，由檔案管理人員簽核後，註
記於相關檔案目錄或檔案管理資訊系統備查。
(五)檔案遺失者，調案單位應將責任歸屬及補救方式陳報機關權責長
官核處後檢附原簽及相關資料送檔案管理單位辦理檔案目錄或檔
案管理資訊系統之註記備查。
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九、借調檔案逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作「逾
期未歸檔稽催單」向調案人辦理催還。
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十、檔案逾期未歸還且經稽催三次仍未歸還時，檔案管理人員應將該調案
人及稽催情形簽請機關權責長官處理，並暫停其再借調檔案直至歸還
為止，但為顧及業務需要，得由直屬主管借調檔案。
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十一、各機關人員調職時，應知會檔案管理單位，以查檢其借調檔案情形
；如有借調檔案應依下列原則處理：
(一)借調機關內部之檔案應全部歸還，不得轉借。
(二)承辦他機關向本機關借調或依法調用之檔案，其未屆滿歸還期
限者，應依相關規定列為職務移交事項。
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十二、違反第五點、第八點、第十點規定，無正當理由者，應送各機關考
績委員會議處，檔案遺失者加重懲處；如涉有刑事責任者，應移送
該管檢察機關偵辦，有公務員懲戒法第二條所定之違失情事者，應
依法移送懲戒。
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