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法規內容

法規名稱: 桃園市政府地方稅務局事務管理工作檢核要點
公發布日: 民國 104 年 01 月 16 日
發文字號: 桃稅秘字第1043925510號函
法規體系: 桃園市法規/地方稅務類
圖表附件:
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壹:通則
  一、本局為加強事務管理,提高工作效率,應實施事務管理工作檢核。
  二、秘書室主任應負事務管理工作檢核之責任,並應適時對局長提出檢
      核報告及改進意見。
  三、本局檢核小組成員由秘書室、人事室、會計室及稽核參加,並由秘
      書室主任為召集人。

貳:檢核程序
  一、每年11月由秘書室庶務股列印檢查項目表,召集人分配檢核工作
      項目。
  二、各該檢查項目中之主管單位,其主管單位人員不得擔任該項檢核項
      目之檢核人員。
  三、每年12月5日前檢核人員將檢查結果表及建議事項,送交至秘書
      室庶務股彙整陳報局長。

參:檢核要項
  一、文書處理之檢核要項如下:
      (一)各項文書處理手續,是否迅速確實。
      ()文書單位應備之簿冊,是否齊全。
      ()收發文程序,是否合乎規定。
     ()文書處理分層負責之執行,是否有效。
     ()文書革新與工作簡化,是否切實執行。
     ()公文時效管制制度,是否澈底實施。
     ()文書稽催,是否澈底執行。
     ()文書保密,是否嚴格執行。
     ()文書單位,是否使用高效事務機具。
     ()文書用紙,是否合乎標準。
     (十一)必要之文書用具,是否齊備。
  二、檔案管理之檢核要項如下:
      ()是否依規指定專責人員及編列年度預算。
      ()檔管人員是否參與檔管法令及專業知識訓練。
     ()歸檔案件是否妥適分類並建立簡要案名。
     ()歸檔案件是否依規妥適著錄內容並放入目次表。
     ()入庫檔案是否依規上架,並正確標示。
     ()檔案庫房是否依規設置安全防護相關設備。
     ()是否定期辦理檔案清理、銷毀。
     ()調案、展期申請及核准層級是否依規辦理。
     ()是否建立檔案應用機制,提供檔案應用處所及設施。
      ()機密檔案是否使用專用封套裝封、使用裝置密鎖之保險(箱)
          ,並定期清查。
      (十一)機關檔案管理資訊系統作業功能是否完整,資訊安全保護
             措施是否完善。
  三、出納管理之檢核要項如下:
      ()出納手續,是否符合規定。
     ()庫存現金數目,是否與會計紀錄符合,有無私自墊借或以單
          據抵現情事,有無與核定額度相符;如不符,有無編製銀行
          或公庫存款差額解釋表。
     ()傳票送達後,辦理收付款項,是否迅速。
     ()保管之票據、有價證券,是否與帳面相符。
     ()各種簿表,是否齊全,相關紀錄有否翔實完備。
     ()收付款項,是否隨時登帳。
     ()暫收款、收據貼印花及保管時間,是否遵照規定辦理。
  四、財產管理之檢核要項如下:
     ()財產管理,是否按時登記;實際保管及使用之財產,是否與
          主(會)計單位之帳目相符。
     ()財產增減表,是否依時造送。
     ()財產之購置及營造,是否按照規定手續辦理,產權證件是否
          齊全完整。
     ()財產責任簽認手續,是否辦理齊全。
     ()出租或租用之財產是否訂立契約,出借或借用之財產是否有
          借據。
     ()財產之盤點,是否依期舉行,盤盈或盤虧之財產,有無查明
          情由依照規定辦理。
     ()廢舊不用之財產,是否及時處置或利用。
     ()財產之保養狀況,是否依期檢查,損壞之財產是否及時整修
          或報廢。
     ()財產之變賣,是否按照規定手續辦理。
     ()財產應付之稅捐,是否按期繳納。
  五、物品管理之檢核要項如下:
     ()各類非消耗性物品之使用期限,有無詳細規定。
     ()採購物品,是否根據實際需要,手續是否簡化完整。
     ()物品驗收,是否依照規定手續辦理。
     ()庫存物品,是否帳物相符。
     ()庫存物品是否分類,放置是否整齊。
     ()物品之核廢,是否按照領用標準及程序,切實執行。
     ()物品登記,是否確實。
     ()物品是否有適當儲藏處所。
     ()廢品是否依規定辦理。
  六、車輛管理之檢核要項如下:
     ()各項登記表卡,是否完備。
     ()車輛調派,是否建立制度,切實執行。
     ()油料管理,是否嚴密,里程紀錄,有無稽核。
     ()車輛檢查,是否按時辦理,有無檢查紀錄或報告。
     ()車輛保養,是否按照規定切實實施,保養必要之工具,是否
          完全。
     ()車輛修理,是否嚴格控制,並按規定辦理。
     ()駕駛人是否依時填報各項規定表報。
  七、辦公處所管理之檢核要項如下:
     ()辦公處所之分配,是否適當。
     ()辦公室內佈置是否符合工作簡化要領。
     ()辦公室器具及私人物品放置,是否適當。
     ()辦公室之光線空氣與溫度,是否適宜。
     ()辦公室之必要設備,是否完全。
     ()辦公室之秩序,是否保持靜肅。
     ()辦公室之保密,是否嚴格執行。
     ()辦公室之門窗、玻璃、板壁、桌椅、櫥櫃及地面等,是否經
          常保持清潔。
     ()固定標語牌及指路牌有無倒斜或破損情形。
     ()庭院、隙地、通路、走廊、草坪等處,是否整潔。
     (十一)水電設備,是否妥善,有無損壞情形。
     (十二)廚房、飯廳、盥洗間等處所,是否清潔衛生。
     (十三)水溝是否暢通,垃圾是否隨時清理。
     (十四)環境衛生有無專人負責,效果是否良好。
     (十五)辦公處所能源節約措施,是否有效。
  八、宿舍管理之檢核要項如下:
     ()宿舍之借用,有無訂定標準,並按照標準公平辦理。
     ()宿舍設備,是否有一定標準,並按照標準實施。
     ()宿舍檢修,是否按照程序執行,能否達成嚴格審核,控制預算
          任務。
     ()臨時及緊急保養工程,是否按照規定辦理。
     ()有關宿舍事務之各種表冊,是否依照規定格式詳細記載,按期
          填報。
  九、安全管理之檢核要項如下:
     ()警衛機構或防護團之組織,是否健全,能否於緊急時迅速集合
          。
     ()各種安全防護工作,是否依照規定實施。
     ()消防救護器材及防火、防盜設備,是否敷用,有無已失時效或
          不堪使用。
     ()消防及救護訓練與演習,是否定期實施。
     ()門禁是否嚴密,公私物件攜帶出入有無管理。
     ()與當地有關安全防護機構,如警察機關及衛生單位等,有無經
          常保持聯繫。
  十、工友管理之檢核要項如下:
      ()工友工作,是否分配適當。
     ()工友人數,是否符合規定。
     ()僱用工友,是否有一定標準,手續是否完備。
     ()工友工作時間之規定,是否適當,上下班是否準時。
     ()工友訓練,是否認真並切合需要。
     ()工友服務態度,是否良好。
     ()工友請假,是否嚴格管理。
     ()對於解僱工友,一切應辦手續,是否及時辦理。
     ()工友考核,是否按照規定辦理。
  十一、員工福利管理之檢核要項如下:
        ()業務計畫,是否適應員工需要。
       ()執行進度,是否符合業務計畫。
       ()現有設施,是否配合業務上需要。
       ()工作人員有無違規失職情形。
       ()營運績效,是否良好。
       ()收支帳目,是否清楚。
       ()現金保管,是否依照規定辦理。
       ()福利金之使用,是否符合規定。
肆:檢核處理
  一、每年度工作檢核結果,應陳報局長。
  二、事務管理工作檢核結果,得分別予以獎懲。

伍:本要點奉  局長核示後實施,修正時亦同。