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法規內容

法規名稱: 桃園市政府人民申請案件管制要點
公發布日: 民國 104 年 09 月 18 日
發文字號: 府研管字第1040244335號函
法規體系: 桃園市法規/研究發展考核類
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一、桃園市政府(以下簡稱本府)為加強人民申請案件處理績效,落實管
    制作業,特訂定本要點。
二、本要點適用於本府各一級機關(以下簡稱各一級機關)及所屬各級機
    關學校、各區公所(以下簡稱所屬各機關)。
三、管制原則如下:
    (一)人民申請案件須以案為單元,實施全程管制。
    (二)案件處理過程中,凡屬通知補正(件)、會勘(查)、會議(
          商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等文件,應另
          以他號方式處理,不得以原文號銷號結案,全案審結時再以原
          申請文號函復申請人。
    (三)案件處理過程中之補正(件)、會勘(查)、會議(商)、請
          釋(示)、查詢及有關機關間公文往返時間,得自該申請案件
          總辦理天數中扣除,各承辦人應將相關公文副本(或抄本)送
          登記桌人員至公文系統辦理發文日期及發文文號登錄,俾時效
          暫停計算。
    (四)案件處理過程得建立人民申請案件以案管制紀錄單(如附件一
          ),且時效仍以案管制計算,管制紀錄單應妥為保管,俾便管
          理人民申請案件辦理情形。
    (五)案件處理時限長達數月且需多方會勘(查)或會議(商)者,
          研議將申辦之各審查階段時點、審查結果及相關資訊公布於網
          站,提供民眾查詢。
四、處理時限及作業流程如下: 
    (一)人民申請案件由各一級機關按各事項類別,訂定處理時限公告
          之;未訂定處理時限者,其處理時限為二個月。
    (二)各一級機關公告之人民申請案件處理時限應登載於機關網站或
          彙編成冊,並依各類目申請案件之時限進行管制稽催。
    (三)各一級機關按案件之性質自行分類編目,依各類目作業量之繁
          簡,分別訂定處理時限。如案件辦理過程需時超過六日者,應
          分別訂定處理過程各階段時限。
    (四)各一級機關所訂處理時限,須以日為單位。
    (五)同一性質之項目,而處理過程有不同時,應區分為兩個項目,
          分別訂定處理時限。
    (六)涉及二個一級機關以上之人民申請案件,須會同訂定處理時限
          。
    (七)處理期間適逢連續假日較長者,為避免實際工作日數過短,造
          成執行上困難,得於公告處理時限時,以附註方式明定:「處
          理期間遇連續三日以上之國定假日或其他休息日時,其處理期
          間除週六、日外,得配合延長之。」,未依規定公告者,處理
          期間不得延長。 
    (八)各一級機關應訂定各項人民申請案件標準作業流程,並列入公
          文系統管制。
    (九)各項人民申請案件處理時限及標準作業流程如因法規修訂或其
          他因素需檢討修正、新增或刪除者,應簽會本府研究發展考核
          委員會(以下簡稱研考會),並經秘書長以上層級長官核准後
          始得異動。所屬各機關因業務增減、相關法令修正、廢止或其
          他因素,須增刪修減項目或處理時限者,應由本府業務權管之
          各一級機關彙集並依本要點規定辦理。
五、公文時效計算標準如下:
    (一)公文時效起算日期除應於當日辦出者外,一律以收件之次日起
          算,並包含假日計算在內。
    (二)前款假日係指依紀念日及節日實施辦法與公務人員週休二日實
          施辦法等規定應放假之日,其實際日數以行政院每年公布之政
          府行政機關辦公日曆表為準。但依天然災害停止上班及上課作
          業辦法規定宣布停止辦公之日,亦得列入。
六、展期規定如下:
    (一)人民申請案件經詳細檢討,預計未能於各一級機關公告之處理
          時限內辦結者,得於處理時限屆滿前填寫本府「特殊性質人民
          申請案件展期申請單」(如附件二),簽會研考會並經秘書長
          以上層級長官核准後辦理展期,惟展期以一次為限,其申請日
          數不得超過原公告處理時限,並應於原處理時限屆滿前將延長
          之事由通知申請人。
    (二)前款展期申請單應併同公文陳核及歸檔;並應影印二份,一份
          併公文影本送研考會登錄列管,一份送機關收發建立專卷,以
          備查考。
    (三)人民申請案件未能在規定處理時限內辦結者,雖依規定申請展
          期,其時效仍列為「逾限辦結」。
七、退(補)件應注意事項如下:
    (一)人民申請案件不合法定程序或手續時,主辦機關應以一次告知
          單通知申請人補正(件),不得直接退文;若以電話通知民眾
          補正(件)者,應留下公務通話紀錄,並附於原案公文上,俾
          日後佐證。
    (二)申請人補正(件)資料應依規定收文或加蓋機關收文日期戳章
          ,俾釐清案件辦理期程。
    (三)所屬各機關於收受申請人補正資料或文件後,收發人員除依前
          款規定辦理外,應至公文管理系統登錄完成補正日期,俾該案
          人民申請案件時效繼續計算,如漏未登錄者,收發人員與承辦
          人員連帶負作業疏失責任。
八、檢討縮短處理時限方式如下:
    (一)人民申請案件使用之書表證件,應由主管機關詳加檢討,以縮
          短核發時間。尤以處理時限較長時,特應注意檢討縮短,以達
          到便民要求。
    (二)主管機關應調查輿論反映並參考現況,依據工作分析與簡化方
          法,繼續檢討應予改進事項,付諸實施。
    (三)執行機關宜隨時檢討處理過程,與民眾直接反映,自行改進處
          理。
    (四)各一級機關應公布核准要求標準(條件),俾便當事人明瞭未
          能核准之原因。
九、研考會應定期製作人民申請案件時效統計報表(如附件三),並分析
    各一級機關及所屬各機關人民申請案件處理情形,陳報本府一層長官
    ,必要時得請各機關檢討分析。
十、本府應辦理人民申請案件公文品質檢核,其辦理方式及獎懲依本府公
    文品質檢核相關規定辦理。
十一、本要點未規定事項,依其他相關法令規定辦理。