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法規內容

法規名稱: 桃園市政府文書流程管理作業要點
公發布日: 民國 105 年 01 月 05 日
發文字號: 府研管字第 1050003188 號函
法規體系: 桃園市法規/研究發展考核類
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一、桃園市政府(以下簡稱本府),為落實文書流程管理,提升公文品質
    及行政效率,特訂定本要點。
二、本要點適用於本府各一級機關(以下簡稱各一級機關)。各一級機關
    所屬機關學校及各區公所應參照本要點規定辦理。
三、各類公文處理時限如下:
    (一)一般公文:
         1、最速件:一日。但緊急公文應依個案需要之時限內完成。
         2、速件:三日。
         3、普通件:六日。
         4、限期公文:
           (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理
              。
           (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者
              ,得以普通件處理時限辦理。
           (3)變更來文所訂期限者,依第七點規定辦理。
         5、專案管制案件:府文依本府一層長官批准之時限辦理;機關
           文由各一級機關首長批准之時限辦理。
    (二)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法委員
        或議員質詢案件,依相關法規辦理。
    (三)各項紀錄案件:各一級機關應於開會、會勘等情形發生之次日起
        三日內取號陳核,並依一般公文規定期限辦理。
        一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得填具「桃園市政
        府來文速別調整申請單」(如附件一)經單位主管核定後,調整
        來文處理速別。
圖表附件:
四、各類公文處理時限計算基準如下:
    (一)各類公文除以時計算者外,均以收文之次日起算公文時效。
    (二)公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴
        願案件及監察案件或其他法令另有規定期限之公文類型,其餘各
        類公文處理時限計算均不包含假日。
    (三)公文處理時限之末日如遇假日者,則以該日之次一工作日為時限
        之末日。
    (四)一般公文結案計算使用日數時得扣除下列時間:
         1.府層級之核閱時間。
         2.送會本機關以外之時間。
    前項第二款及第三款所稱假日,係指依紀念日及節日實施辦法與公務
    人員週休二日實施辦法規定應放假之日,其實際日數以行政院每年公
    布之「政府行政機關辦公日曆表」為準。但依天然災害停止上班及上
    課作業辦法規定宣布停止辦公之日,亦得列入。
五、承辦人應恪遵公文處理所定期限,若於期限屆滿前仍無法完成,應依
    規定申請展期,各級權責主管應負審核之責,或提示處理原則,以杜
    展期浮濫。公文經展期屬逾期案件,經查無正當理由而有故意或過失
    事實者,仍應負逾期責任。
六、一般公文展期次數以二次為限,第一次展期不得超過十日,由各一級
    機關單位主管以上人員核准;第二次展期申請,須由各一級機關首長
    核准,惟公文總處理時限不得逾三十日。
七、限期公文不能依限辦結,應於結案日前,協調來文機關徵求更改處理
    期限,並作成「桃園市政府公務電話紀錄表」(如附件二)備查,毋
    需辦理展期。
圖表附件:
八、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法委員或議
    員質詢案件之展期,依「桃園市政府各類公文辦理時限、時效計算、
    展期規定一覽表」(如附件三)辦理。
圖表附件:
九、一般公文辦理展期,應將「桃園市政府一般公文展期申請單」(如附
    件四)併同公文陳核,並應附於公文案卷歸檔。前項申請單應影印一
    份送各一級機關收發建立專卷,以備查考。但已建立電腦展期系統可
    供查詢者,得不另存紙本展期申請單。
圖表附件:
十、專案管制案件規定如下:
    (一)專案管制案件,申請應符合以下成立要件:
         1、實質要件:涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十
            日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。
         2、程序要件:
           (1)須於原案件處理時限屆期前依規定提出申請。
           (2)申請改為專案管制案件,應填具「桃園市政府專案管制申
              請表」(如附件五及附件六),擬定預定完成時間並敘明
              理由,府文應由各一級機關首長審核,簽會本府研究發展
              考核委員會(以下簡稱研考會)審核其流程管制情形,經
              本府一層長官核准後,列入專案管制案件;機關文則須先
              簽會各一級機關研考單位,審核其流程管制情形,經由機
              關首長核准後,列入專案管制案件。
           (3)專案管制案件超過預定完成時間且不可歸責於承辦機關者
              ,得申請展期,但一次申請最長時限不得超過六個月。
           (4)專案管制申請表應併同公文陳核,並送各一級機關收發建
              立專卷以備查考,日後應附於文卷歸檔;府文號之專案管
              制申請表,須於核准後影送研考會備查。
    (二)人民申請案件、人民陳請案件、訴願案件、監察案件、立法委員
        或議員質詢案件已具專案性質,不得申請改列專案管制案件。
十一、本府各項文書作業流程(含紙本及線上),自收文(或創簽稿)到
      發文(存查)歸檔採全程且全面列入管制(桃園市政府公文處理流
      程圖如附件七)。其管制方式區分為以文管制及以案管制,一般公
      文視案情、重要性,採以文管制或以案管制方式管理。限期公文、
      專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委
      員或議員質詢案件或其他指定案件等,採以案管制方式管理。
 
圖表附件:
十二、公文登錄及改分流程如下:
      (一)所有公文(除便簽、通報等)皆應取公文文號辦理,除電子公
          文由公文系統自動取號外,收發人員針對紙本公文應確實黏貼
          公文文號條碼,並將公文紙本資料登錄於公文系統中。
      (二)各一級機關收發人員若發現其他一級機關紙本公文未黏貼公文
          條碼者,得退回原承辦機關,俟補貼條碼後再行辦理。
      (三)本府總收文人員收到紙本來文拆驗後,應列印分文清單,併同
          紙本公文交承辦之各一級機關收發人員簽收。人民陳情案件、
          市長信函、監察院列管及議會議決案件登錄後應送研考會列管
          。如係電子交換、傳真、電報或外文文電,應按程序收文分辦
          。
      (四)本府總收文人員、各一級機關收發人員應確實登錄公文性質及
          確認是否為限期公文,若為限期公文,應確實登錄限辦日期;
          若屬申請案件,應登錄公文次性質,由公文系統自動調整限辦
          日期。
      (五)收文改分程序如下:
           1、第一次改分:承辦機關收受文件,認為非屬該機關承辦者
              ,應敘明理由經機關主任秘書以上層級核閱後,由機關收
              發人員於工作時間四小時內填寫「桃園市政府公文建議改
              分單」(附件八)併同紙本公文,退回總收文人員改分。
           2、第二次改分:第一次改分後,受改分之機關認為非屬該機
              關承辦者,應敘明理由經機關主任秘書以上層級核閱後,
              由機關收發人員於工作時間四小時內填寫「桃園市政府公
              文建議改分單」併同紙本公文,退回總收文人員。
           3、第三次改分:經二次改分後,仍有爭議,由總收文人員簽
              請秘書長(或秘書長指定長官)裁定。
           4、各一級機關超過四小時申請改分,若影響機關時效及人民
              權益,將併同辦理相關懲處。
圖表附件:
十三、公文擬辦陳核應依下列規定辦理:
      (一)承辦人員簽稿擬辦方式,應儘量採用「以稿代簽」、「簽稿併
          陳」方式處理,避免往復簽擬辦稿,繁複費時。
      (二)併辦案件以首件收文進行管制,其餘併辦公文應附隨首件收文
          併案歸檔處理,惟首件公文之擬辦意見應敘明擬併案文號及理
          由。但首件公文如已存查,機關再次收受相同案情公文時,其
          後續收受之公文仍應簽准後始得存查。
      (三)彙辦案件以末件公文計算彙辦案件時效,末件公文之擬辦意見
          應敘明擬併案文號與理由。
      (四)公文陳判流程應依據本府及各一級機關「分層負責明細表」規
          定,落實授權分層負責。
      (五)核稿人員可隨時洽詢承辦人員或單位主管,避免用簽條往返。
      (六)承辦人員所簽擬之稿件內容如有不當,應就原稿批示或更改,
          不宜輕易退回重擬;若需退回者,應通知承辦人員親自領回,
          以節省時間及手續。
十四、公文之會辦及協調依「桃園市政府會辦案件作業流程圖」(如附件
      九)辦理,其應注意事項如下:
      (一)來文內容涉及二個機關以上者,應以來文所敘業務較多或首項
          業務者為主辦機關,於收辦後再行會辦或協調分辦。
      (二)涉及二個以上會辦機關之案件,應採複製(影印)分會為原則
          ,以爭取時效。
      (三)具時效性、案情複雜、涉及三個以上機關職掌或其他重要案件
          ,主辦機關應於簽辦前主動邀集業務相關機關召開協調會議,
          該會議原則上由主辦機關首長或本府一層長官主持;主辦機關
          應將相關資料先行送達各與會機關,參與協調機關之出席人員
          則應事先研究案情,如認有請示或洽商內部有關單位之必要者
          ,應即請示或洽商後再行出席。
      (四)參與前款協調時,由出席人員代表該機關發表意見,協調結論
          應由相關機關共同簽章,不再簽會稿,主辦機關將協調紀錄隨
          同原案逕行敘稿陳判,並函送相關機關,各機關應確實依照協
          調結論辦理。
      (五)會辦案件應按速別卷宗「最速件二小時」、「速件四小時」、
          「普通件八小時」之時限遞送。會辦類型分機關內會辦與機關
          外會辦二類,其會辦處理期限規定如下:
           1.機關內會辦,受會之公文時效不得扣除。
           2.機關外會辦,以單一機關為時效管制計算單位,會辦時間以
             三天為原則,會辦時間超過六天者應予查處。受會機關應於
             時限內儘速會畢送還原機關,主辦機關得扣除會辦他機關所
             用處理日數。
     (六)若採依序會辦方式,各機關會辦完畢後,得逕將公文交由下一個
         會辦機關(含陳核)辦理,非必要勿送回主辦機關。
     (七)主辦機關遇會辦機關持不同意見者,簽辦時應提出綜合意見,以
         供上級裁決,勿再以公文往返簽會。
圖表附件:
十五、公文結案登錄及送繕發文應依下列規定辦理:
     (一)公文應由承辦人簽辦,並經各級主管核准,始可登錄「存查」,
         嚴禁「先存後辦」。
     (二)公文應於核判後,再作「發文」或「存查」二擇一之結案登錄作
         業。
     (三)「先簽後稿」之公文於辦結後,應做「併案」處理,以確保公文
         資料之完整。
     (四)本府及各一級機關總發文人員應配合處理校對、發文、銷號、歸
         檔等作業。
十六、公文稽催管制原則如下:
     (一)文書稽催以業務機關主動導正為主,研考機關查催處理為輔;各
         一級機關應指派專人負責辦理文書流程管理作業。
     (二)公文查催之範圍包括承辦人間、機關間及上陳公文之各類流程。
     (三)本府研考會或政風處檢查、蒐集或調卷所需資料,各一級機關應
         予以協助提供。
     (四)下列各款文件,不辦理查催:
          1、絕對機密、極機密、機密、密之案件。
          2、各機關內部之便箋通知。
十七、各級人員公文處理、稽催及權責如下:
     (一)機關首長、副首長或幕僚長:
          1、審核機關公文專案管制申請案件。
          2、對逾處理期限三十日以上案件,責成有關單位或人員限期結
             案。
          3、提示文書流程改進方法。
          4、公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定
             。
          5.屬員差假時之公文處理,應依下列規定:
            (1)職務代理人應實際代理其處理公文,因特殊情形,無法代
               為處理時,應 指定人員負責處理。
            (2)職務代理人或其直屬主管,均因差假不能處理公文時,應
               由機關首長或其代理人,作適當處理。
            (3)承辦案件久未清結者之差假,應責成清理後,始得准假。
     (二)單位主管人員:
          1、對權責內核准展期案件及已逾期仍未辦理展期案件,應督促
             承辦人妥適處理。
          2、屬員職務異動時,應清查其所承辦之公文,督促辦結或確實
             移交。如疏於督查致有延誤時,應負連帶責任。
          3、充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料,並督促代理人
             於時限內辦妥應代辦公文,落實職務代理制度。
          4、對一般公文來文之速別與公文性質不符者,得核准調整來文
             處理速別。
          5、隨時檢討單位內成員公文處理時效優劣,並適時提出獎懲建
             議或調整承辦人員工作量分配。
     (三)承辦人員:
          1、日應檢查有無逾期公文(含受會公文)。對於陳核或送會逾
             時公文,應予提醒催辦,如查催發生困難時,應即簽報。
          2、經辦公文應依限辦結,必要時得依規定辦理展期或申請改為
             專案管制案件。接獲逾期未結案件通知,應逐案查復,不得
             延宕。
          3、對有時效性案件,應親自持會,同一案件送會二個以上機關
             ,為爭取時效,應以複製(影印)分會為原則。
          4、送、受會均應管制時效,如不能依限送回時,受會機關應將
             原因、理由及預定會畢時間主動通知送會機關。
          5、公文未經收發登錄,應補請公文收發進行登錄作業,應辦案
             件不得簽辦存查,或先簽存查再以創稿發文,以杜絕先存後
             辦或先存未辦之情形。
          6、各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序,簡化工作流
             程,以提升公文處理時效。
     (四)收發人員:
          1、收文人員應正確登錄公文性質,遇限期公文,應正確登錄限
             辦日期。
          2、應確實將本機關公文流程登錄於電腦公文管理系統,每日依
             機關查催需要列印各類時效管考報表,陳報單位主管核閱後
             ,再送承辦人催促依限結案,如遇無法依限辦結者,請其辦
             理展期或專案管制申請。
          3、建立查催資料之專卷或專檔,以備查考。
          4、配合處理公文簽收、核判處理、回稿簽收及回稿處理等作業
             。
     (五)研考單位人員:
          1、配合研考會定期公文檢查及辦理個案分析之需要,協助調閱
             及提供相關資料。
          2、督考機關收發人員辦理公文登錄及公文展期等各類查催事務
             。
          3、協調解決有關查催作業共同性問題,並檢討查催作業缺失,
             必要時得進行實地抽查。
          4、協助輔導機關收發人員有關公文時效管理之相關問題。
          5、辦理專案管制案件之列管。
          6、每月公文(含府文及機關文)時效管考。
          7、每月針對逾限公文責任歸屬簽請機關首長辦理查處,並將查
             處結果影送研考會備查。
          8、自行辦理公文品質檢核,每半年至少一次以上,並應於年度
             終了時送交辦理情形予研考會。
          9、辦理公文製作與流程管理講習,每年至少一次。
          10、針對辦理天數逾三十日以上之公文應進行調卷分析(桃園市
              政府公文處理流程個案分析表如附件十),並送延壓責任人
              員於五日內申復理由,依情節輕重,簽辦核處。
          11、前款延壓責任人員之懲處,依「桃園市政府公文處理時限及
             逾限懲處標準表」(如附件十一)之規定辦理。
十八、本府對各一級機關公文處理績效應建立評比制度,評比制度由研考會
      另定相關規定辦理。