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一、桃園市政府（以下簡稱本府）為強化所屬各機關（以下簡稱各機關）
辦理會勘案件效率及效能，特訂定本注意事項。
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二、本注意事項主辦機關及協辦機關定義及認定方式如下：
(一)主辦機關係指依會勘案件業務性質，本府相對應之業務主管機關
。
(二)協辦機關係指協助配合主辦機關參與會勘之各機關。
(三)案件涉及多個業務主管機關，以業務關聯性最高之機關為主辦機
關；有爭議時，由相關機關於受理案件八小時內自行協調決定，
如仍無法協調，則簽請本府一層長官指定。
(四)會勘案件由民眾、議員、議員服務處或其他機關提出者，受文機
關如認定非其權責業務，應於文到八小時內辦理公文改分。
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三、主辦機關及協辦機關應辦事項如下：
(一)與會機關接獲會勘通知時，應簽請機關首長核派出席人員，出席
人員應為業務專精人員或對會勘討論內容瞭解人員（應以業務承
辦人、主管優先），且出席前應事先研究議題案情，如有請示機
關首長意見或洽商內部單位者，應統一內部意見後再行出席。
(二)主辦機關應負責與其他共同會勘之協辦機關做好橫向聯繫，並與
提出案件之民眾、議員或議員服務處做好相互聯繫。
(三)如涉及區公所主辦業務，主辦機關應主動通知會勘案件所在地區
公所派員共同會勘。
(四)主辦機關到達會勘現場後，應主動與未到場人員聯繫。
(五)協辦機關應配合主辦機關所訂時間、地點，派員共同會勘。
(六)會勘案件如非屬協辦機關業務職掌相關事項，協辦機關得免派員
與會，惟應於事前通知主辦機關。
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四、各機關辦理會勘案件時效相關規定如下：
(一)主辦機關訂定會勘時間，宜尊重並配合議員時間，並應避開議會
開議期間。
(二)主辦機關受理會勘案件後，應於十日內安排會勘，會勘時間宜先
與其他共同會勘機關會商，如有特殊因素，得另提適當時間辦理
會勘。
(三)會勘通知單至遲應於會勘前七日發文，如遇緊急事項致時間急迫
，或因故無法提前發文，主辦機關應先行將會勘資訊電話通知或
傳真與勘者。
(四)主辦機關應於確定會勘案件日期後三日內，至本府智慧城鄉發展
委員會(以下簡稱智發會)指定之系統(以下簡稱系統)登錄會勘案
件之案名、時間、地點及會勘參與人員。
(五)主辦機關於會勘當日宜電話再次提醒與勘者會勘時間及地點，以
確保與勘者準時出席會勘；若因公致無法準時與會，需做好事先
聯繫。
(六)主辦機關承辦人應於會勘完畢三日內將會勘紀錄上陳機關一層長
官或授權人員核定。
(七)會勘紀錄核定後，主辦機關應於七日內將會勘紀錄知會有關機關
，並回復民眾或議員。
(八)主辦機關應於每月五日前至系統填報各案件會勘紀錄中登載之重
要結論，並隨時更新案件最新辦理情形。
(九)本府辦理會勘案件標準作業流程如附件。 |
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五、各機關辦理會勘案件派員相關規定如下：
(一)例行性事項由承辦人出席。
(二)例行性事項，但事涉通案考量，由股長或專員、技正等層級人員
出席，惟如案例特殊有提高層級之必要時，則由科長出席。
(三)涉及政策層面、弊案或措施改變等事項，由科長出席，惟事件重
大者，得由專門委員以上適當人員出席。
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六、各機關辦理會勘應注意事項如下：
(一)會勘人員應攜帶或穿戴足資證明服務機關身分之證件或服裝，注
意服務禮貌，不得遲到、早退或未到場執行職務，會勘結束後應
於規定時間返回工作崗位；單位主管應負督導責任，隨時掌握所
屬員工工作狀況。
(二)會勘案件如有窒礙難行之處，應以緩和語氣主動向民眾、議員或
其他參與會勘人員說明法令規定。
(三)會勘案件如屬例行性事項，回復民眾或議員會勘結果之內容要具
體務實，預定完成期限要明確告知。
(四)應加強與民眾觀念溝通及法令宣導，多份同理心，以民眾角度思
考。
(五)應依行政程序法規定，給予相對人陳述意見機會，避免立即裁罰
。
(六)落實勤前教育、定期辦理相關專業訓練、強化基層同仁對專業法
令及作業規範之熟稔。
(七)應加強基層同仁及新進人員訓練、增進執行職務能力、建立正確
公務觀念。
(八)主辦機關須事前將道路資訊、地點查明，避免因尋找地點而延誤
會勘時間，並宜先確認與會人數，安排車輛共乘。
(九)公務車輛須定期辦理檢查及保養，避免路途中故障等情事，延誤
會勘時間。
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七、針對同一議員、同一地點，但不同事由或同一會勘案件，同時為二位
以上議員關心案件，主辦機關宜主動協調相關機關或議員共同辦理會
勘，避免重複會勘，造成人力及時間等資源浪費。
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八、案件如涉及本府重大政策、預算或其他須本府一層長官決策事項，主
辦機關不得當場逕下結論，應於會後審慎評估，再行決策。案件經會
勘後無結論者，主辦機關仍應於會後主動積極協調相關機關後續辦理
情形，直至有共識之結論為止，並將結論回復民眾、議員或其他利害
關係人。
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九、案件會勘後發生投訴情事，會勘人員應將事實經過及問題始末陳報其
直屬主管，必要時各機關應召開專案小組會議，邀集業務承辦主管、
人事主管及相關人員等研商處理對策，並視情節輕重陳報本府一層長
官瞭解，妥善因應。
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十、相關人員獎懲規定如下：
(一)參與會勘機關有表現優異或缺失者，主辦機關或智發會得建議相
關人員所屬機關依本府及所屬各機關學校公務人員平時獎懲基準
相關規定辦理獎懲。
(二)無故延宕會勘公文處理情形嚴重者，依本府公文處理時限及逾限
懲處標準表規定議處。 |