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法規內容

法規名稱: 桃園市政府及所屬各機關辦理會勘案件注意事項
公發布日: 民國 104 年 12 月 18 日
發文字號: 府研管字第1040331971號函
法規體系: 桃園市法規/研究發展考核類
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一、桃園市政府(以下簡稱本府)為強化所屬各機關(以下簡稱各機關)
  辦理會勘案件效率及效能,特訂定本注意事項。
二、本注意事項主辦機關及協辦機關定義及認定方式如下:
  (一)主辦機關係指依會勘案件業務性質,本府相對應之業務主管機關
        。
  (二)協辦機關係指協助配合主辦機關參與會勘之各機關。
  (三)案件涉及多個業務主管機關,以業務關聯性最高之機關為主辦機
        關;有爭議時,由相關機關於受理案件八小時內自行協調決定,
        如仍無法協調,則簽請本府一層長官指定。
    (四)會勘案件由民眾、議員、議員服務處或其他機關提出者,受文機
        關如認定非其權責業務,應於文到八小時內辦理公文改分。
 
三、主辦機關及協辦機關應辦事項如下:
    (一)與會機關接獲會勘通知時,應簽請機關首長核派出席人員,出席
        人員應為業務專精人員或對會勘討論內容瞭解人員(應以業務承
    辦人、主管優先),且出席前應事先研究議題案情,如有請示機
    關首長意見或洽商內部單位者,應統一內部意見後再行出席。
    (二)主辦機關應負責與其他共同會勘之協辦機關做好橫向聯繫,並與
    提出案件之民眾、議員或議員服務處做好相互聯繫。
    (三)如涉及區公所主辦業務,主辦機關應主動通知會勘案件所在地區
    公所派員共同會勘。
    (四)主辦機關到達會勘現場後,應主動與未到場人員聯繫。
    (五)協辦機關應配合主辦機關所訂時間、地點,派員共同會勘。
    (六)會勘案件如非屬協辦機關業務職掌相關事項,協辦機關得免派員
    與會,惟應於事前通知主辦機關。
四、各機關辦理會勘案件時效相關規定如下:
    (一)主辦機關訂定會勘時間,宜尊重並配合議員時間,並應避開議會
    開議期間。
    (二)主辦機關受理會勘案件後,應於十日內安排會勘,會勘時間宜先
    與其他共同會勘機關會商,如有特殊因素,得另提適當時間辦理
    會勘。
    (三)會勘通知單至遲應於會勘前七日發文,如遇緊急事項致時間急迫
    ,或因故無法提前發文,主辦機關應先行將會勘資訊電話通知或
    傳真與勘者。
    (四)主辦機關應於確定會勘案件日期後三日內,至本府研究發展考核
    委員會(以下簡稱研考會)指定之系統(以下簡稱系統)登錄會勘案
    件之案名、時間、地點及會勘參與人員。
    (五)主辦機關於會勘當日宜電話再次提醒與勘者會勘時間及地點,以
    確保與勘者準時出席會勘;若因公致無法準時與會,需做好事先
    聯繫。
    (六)主辦機關承辦人應於會勘完畢三日內將會勘紀錄上陳機關一層長
    官或授權人員核定。
    (七)會勘紀錄核定後,主辦機關應於七日內將會勘紀錄知會有關機關
    ,並回復民眾或議員。
    (八)主辦機關應於每月五日前至系統填報各案件會勘紀錄中登載之重
    要結論,並隨時更新案件最新辦理情形。
    (九)本府辦理會勘案件標準作業流程如附件。
 
五、各機關辦理會勘案件派員相關規定如下:
    (一)例行性事項由承辦人出席。
    (二)例行性事項,但事涉通案考量,由股長或專員、技正等層級人員
    出席,惟如案例特殊有提高層級之必要時,則由科長出席。
    (三)涉及政策層面、弊案或措施改變等事項,由科長出席,惟事件重
    大者,得由專門委員以上適當人員出席。
六、各機關辦理會勘應注意事項如下:
    (一)會勘人員應攜帶或穿戴足資證明服務機關身分之證件或服裝,注
    意服務禮貌,不得遲到、早退或未到場執行職務,會勘結束後應
    於規定時間返回工作崗位;單位主管應負督導責任,隨時掌握所
    屬員工工作狀況。
    (二)會勘案件如有窒礙難行之處,應以緩和語氣主動向民眾、議員或
    其他參與會勘人員說明法令規定。
    (三)會勘案件如屬例行性事項,回復民眾或議員會勘結果之內容要具
    體務實,預定完成期限要明確告知。
    (四)應加強與民眾觀念溝通及法令宣導,多份同理心,以民眾角度思
    考。
    (五)應依行政程序法規定,給予相對人陳述意見機會,避免立即裁罰
    。
    (六)落實勤前教育、定期辦理相關專業訓練、強化基層同仁對專業法
    令及作業規範之熟稔。
    (七)應加強基層同仁及新進人員訓練、增進執行職務能力、建立正確
    公務觀念。
    (八)主辦機關須事前將道路資訊、地點查明,避免因尋找地點而延誤
    會勘時間,並宜先確認與會人數,安排車輛共乘。
    (九)公務車輛須定期辦理檢查及保養,避免路途中故障等情事,延誤
    會勘時間。
七、針對同一議員、同一地點,但不同事由或同一會勘案件,同時為二位
  以上議員關心案件,主辦機關宜主動協調相關機關或議員共同辦理會
  勘,避免重複會勘,造成人力及時間等資源浪費。
八、案件如涉及本府重大政策、預算或其他須本府一層長官決策事項,主
  辦機關不得當場逕下結論,應於會後審慎評估,再行決策。案件經會
  勘後無結論者,主辦機關仍應於會後主動積極協調相關機關後續辦理
  情形,直至有共識之結論為止,並將結論回復民眾、議員或其他利害
  關係人。
九、案件會勘後發生投訴情事,會勘人員應將事實經過及問題始末陳報其
  直屬主管,必要時各機關應召開專案小組會議,邀集業務承辦主管、
  人事主管及相關人員等研商處理對策,並視情節輕重陳報本府一層長
  官瞭解,妥善因應。
十、相關人員獎懲規定如下:
    (一)參與會勘機關有表現優異或缺失者,主辦機關或研考會得建議相
    關人員所屬機關依本府及所屬各機關學校公務人員平時獎懲基準
    相關規定辦理獎懲。
    (二)無故延宕會勘公文處理情形嚴重者,依本府公文處理時限及逾限
    懲處標準表規定議處。