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壹、作業目標：
為充分運用市政府「免書證免謄本便民系統」，加強為民服務，減少
民眾往返各機關申辦相關證件之時間，達到行政資源共享，同時兼顧
查詢系統操作之便捷性及資料之安全性，訂定本作業要點。
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貳、作業依據：
繼續適用之「桃園縣政府縣政資料庫查詢系統作業要點」訂定。
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參、作業範圍：
利用桃園市政資料庫－免書證免謄本便民系統，直接線上查詢納稅人
個人或全戶之戶籍資料、房屋及土地之地籍資料或因業務需要運用本
資料庫之其他資料。 |
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肆、各單位（含分局）權責與人員分工：
一、業務系統管理：依業務性質分為系統人員及查核人員；分工如下
：
（一）系統人員：由資訊科指派專人負責。
1、配合市政府辦理不定期查核之聯繫、準備事宜。
2、定義次表單、設定目錄組及授權使用者群組。
3、設定一般使用人員之業務授權範圍及配賦使用人員帳
號及密碼。
4、每月列印上月「系統使用情形統計表」陳局長核閱。
5、本作業系統無法正常運作時，與市政府研究發展考核
委員會聯繫、協調並排除問題。
（二）查核人員：由使用本系統之單位、分局指派專人負責。
1、檢查本單位之「使用紀錄及查詢內容紀錄」。
2、每月辦理使用情形查核，件數不得少於百分之五（件
數不超過10件），並將查核結果陳送單位主管核閱後
裝卷備查。
二、一般使用人員：
經局長或其授權人核准依業務需要利用本系統查詢資料之各單位
人員。
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伍、查調作業：
一、前置作業---一般使用人員帳號、密碼之申請與維護。
（一）使用單位依業務需要須查調資料庫資料時，應填寫「查詢
作業申請表」（正表）及「戶政資料庫」、「地政資料庫
」、「工商資料庫」、「使用執照存根資料庫」、「土地
使用分區證明資料庫」（附表）各一份，經局長或其授權
人核章後，交由資訊科向市政府提出申請。
（二）使用單位彙整市政府核准之「查詢作業申請表」，填具「
一般使用者帳號申請表」向資訊科提出申請。
（三）資訊科依「一般使用者帳號申請表」內容，除定義次表單
、設定目錄組及授權使用者群組，開放供一般使用人員查
詢使用外，並配賦一般使用人員帳號。
（四）一般使用人員及業務系統管理人員對於使用之帳號、密碼
須妥為保密，不得擅自借與他人使用，並應至少每三個月
自行變更密碼乙次；又如業務異動或離職時，應向資訊科
提出註銷、更正申請。
（五）使用單位如有變更或增加業務查詢項目時，應依上述（一
）、（二）、（三）之程序再行申請。
二、查詢作業：
（一）一般使用人員查詢資料時應鍵入「案件編號」，並於原案
件標示註明該編號，以利日後稽核。
（二）一般使用人員應依照「免書證免謄本便民系統」之操作說
明，輸入查詢之條件值，查詢地政或戶政資料。
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陸、作業管制：
一、查核人員按日檢查使用紀錄及查詢內容紀錄，可並列裝卷或另存
檔案處理，如有異常應查明呈報。
二、查核紀錄及相關表報保存期限為三年。
三、每月應就一般使用人員之查調案件及「使用記錄及查詢內容紀錄
」查核是否有查閱市政資料庫之需要及查閱資料是否相符，並將
查核情形填具「市政資料庫使用情形檢查報告表」（如附件）送
單位主管核閱後裝卷備查。
四、為維護相關資料安全，一般使用人員應善盡保密之責，除公務運
用外，嚴禁將資料外流或移作其他用途，所列印之資料均應併案
歸檔。
五、未依本作業要點及相關法令規定操作，致系統損壞或使機關、民
眾權益受損者，應簽報局長依規定懲處，如有不當使用、資料外
洩或違法者，應依法負民、刑事責任及行政責任。
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柒、本作業要點奉局長核定後實施，修正時亦同。
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