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法規內容

法規名稱: 桃園市政府衛生局暨所屬機關事務管理工作檢核要點
公發布日: 民國 104 年 02 月 12 日
修正日期: 民國 104 年 02 月 12 日
發文字號: 桃衛秘字第1040010165號函
法規體系: 桃園市法規/衛生類
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一、為加強本局暨所屬機關事務管理,提高工作效率,爰依事務管理各手
  冊規定,訂定本要點。
二、本要點所稱事務管理工作,係指本局暨所屬機關經辦之文書處理及檔
  案、出納、財產、物品、車輛、宿舍管理等事項。

三、事務管理工作檢核,區分為下列二類:
  (一)定期檢核:每年辦理1次。
  (二)平時檢核:由各事務承辦人員自行檢核。
四、為實施事務管理工作檢核,本局及所屬機關執行定期檢核時,得組成
  檢核小組,本局成員由人事室、會計室、政風室等單位派員組成,所
  屬機關依組織編制自行組成。平時檢核,由各事務管理承辦人依權責
  自行實施檢查。
五、事務管理工作檢核,依其事務性質區分為下列各項:
  (一)文書處理檢核。
  (二)檔案管理檢核。
  (三)出納管理檢核。
  (四)財產管理檢核。
  (五)物品管理檢核。
  (六)車輛管理檢核。
  (七)宿舍管理檢核。
六、有關前點第一項文書處理檢核要項,如下:
  (一)各項文書處理手續,是否迅速確實。
  (二)文書單位應備之簿冊,是否齊全。
  (三)收發文程序,是否合乎規定。
  (四)文書處理分層負責之執行,是否有效。
  (五)文書革新與工作簡化,是否切實執行。
  (六)公文時效管制制度,是否澈底實施。
  (七)文書稽催,是否澈底執行。
  (八)文書保密,是否嚴格執行。
  (九)文書單位,是否使用高效事務機具。
  (十)文書用紙,是否合乎標準。
  (十一)必要之文書用具,是否齊備。
七、有關第五點第二項檔案管理檢核要項,如下:
   (一)是否依規指定專責人員及編列年度預算。
   (二)檔管人員是否參與檔管法令及專業知識訓練。
   (三)歸檔案件是否妥適分類並建立簡要案名。
   (四)歸檔案件是否依規妥適著錄內容並放入目次表。
   (五)入庫檔案是否依規上架,並正確標示。
   (六)檔案庫房是否依規設置安全防護相關設備。
   (七)是否定期辦理檔案清理、銷毀。
   (八)調案、展期申請及核准層級是否依規辦理。
   (九)是否建立檔案應用機制,提供檔案應用處所及設備。
   (十)機密檔案是否使用專用封套裝封、使用裝置密鎖之保險(箱)櫃
    存放,並定期清查。
   (十一)機關檔案管理資訊系統作業功能是否完整,資訊安全保護措施
     是否完善。
八、有關第五點第三項出納管理檢核要項,如下:
    (一)出納手續,是否符合規定。
    (二)庫存現金數目,是否與會計紀錄符合,有無私自墊借或以單據抵
    現情事,有無與核定額度相符。
    (三)傳票送達後,辦理收付款項,是否迅速。
    (四)保管之票據、有價證券及其他保管品等,是否與帳面相符,是否
    每月提供經奉核之存庫保管品專戶之明細資料供採購單位勾稽用
    。
    (五)各種出納帳表,是否齊全,相關紀錄有否詳實完備。
    (六)收付款項,是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫。
    (七)暫收款、收據貼印花及保管時間,是否遵照規定辦理。
    (八)零用金支付之每案金額有無超過一定金額,保管是否妥善,有無
    隨時登記零用金備查簿,結存數與未報銷單據金額之總額,是否
    與零用金之金額相符。
    (九)自行收納之各項收入,有無依照規定保管、使用自行收納款項收
    據。
    (十)自行收納款項收據之使用是否良善。
    (十一)現金、票據、有價證券及其他保管品等之出納有無依照規定程
     序處理,有無隨時登記,其實際結存金額與帳面結存是否相符
     。
    (十二)市庫或金融機構所送機關專戶存款對帳單及保管品對帳單有無
     與帳載數核對,如有差額,出納管理單位有無查明其發生原因
     是否正當,並編製「存款差額解釋表」等。對帳單回單有無儘
     速寄回原代庫機構。
    (十三)出納管理人員有無任相同工作六年以上情形,休假代理制度有
     無貫徹實施。
九、有關第五點第四項財產管理檢核要項,如下:
    (一)財產管理,是否按時登記;實際保管及使用之財產,是否與主(
        會)計單位之帳目相符。
    (二)財產增減表,是否依時造送。
    (三)財產之購置及營造,是否按照規定手續辦理,產權證件是否齊全
        完整。
    (四)財產責任簽認手續,是否辦理齊全。
    (五)出租或租用之財產是否訂立契約,出借或借用之財產是否有借據
        。
    (六)財產之盤點,是否依期舉行,盤盈或盤虧之財產,有無查明情由
        依照規定辦理。
    (七)廢舊不用之財產,是否及時處置或利用。
    (八)財產之保養狀況,是否依期檢查,損壞之財產是否及時整修或報
        廢。
    (九)財產之變賣,是否按照規定手續辦理。
    (十)財產應付之稅捐,是否按期繳納。
十、有關第五點第五項物品管理檢核要項,如下:
    (一)各類非消耗性物品之使用期限,有無詳細規定。
    (二)採購物品,是否根據實際需要,手續是否簡化完整。
    (三)物品驗收,是否依照規定手續辦理。
    (四)庫存物品,是否帳物相符。
    (五)庫存物品是否分類,放置是否整齊。
    (六)物品之核廢,是否按照領用標準及程序,切實執行。
    (七)物品登記,是否確實。
    (八)物品是否有適當儲藏處所。
    (九)廢品是否依規定辦理。

十一、有關第五點第六項車輛管理檢核要項,如下:
      (一)各項登記表卡,是否完備。
      (二)車輛調派,是否建立制度,切實執行。
      (三)油料管理,是否嚴密,里程紀錄,有無稽核。
      (四)車輛檢查,是否按時辦理,有無檢查紀錄或報告。
      (五)車輛保養,是否按照規定切實實施。
      (六)車輛修理,是否嚴格控制,並按規定辦理。
      (七)駕駛人是否依時填報各項規定表報。

十二、有關第五點第七項宿舍管理檢核要項,如下:
      (一)宿舍之借用,有無訂定標準,並按照標準公平辦理。
      (二)宿舍設備,是否有一定標準,並按照標準實施。
      (三)宿舍檢修,是否按照程序執行,能否達成嚴格審核,控制預算
          任務。
      (四)臨時及緊急保養工程,是否按照規定辦理。
      (五)有關宿舍事務之各種表冊,是否依照規定格式詳細記載,按期
          填報。
十三、本局及所屬機關實施事務管理工作檢核,應於實施檢核二週前通知
      受檢核單位。
十四、本檢核結果應簽陳機關首長核示,並於檢核結束後一個月內,通知
      各受檢核人員。