伍、檔案檢調 |
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十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限,因業務需要,借調非主管檔案
時,應送會承辦業務主管同意,或簽請本局權責長官核准。 |
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二十、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調檔案時,以影本提供,
非有必要,不得借調原件。 |
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二十一、借調檔案應填具調案單,一張調案單以借調一案件為原則,經承
辦單位主管或權責長官核准後,送檔案管理單位調取。 |
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二十二、調案單應載明下列事項:
(一)檔號或公文文號。
(二)案由。
(三)調案人姓名及單位。
(四)調卷事由。
(五)陳核欄位。
(六)調檔日期、還檔日期、頁數。 |
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二十三、借調檔案時,借調人、檔案管理人員均應當面清點檔案內容、頁
數、件數,還件時亦同。 |
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二十四、調案單應採二聯式,一聯於還件時送還借調人,一聯由檔案管理
人員妥善保管一年。 |
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二十五、檔案管理人員於檔案調出時應立即於電子公文系統中登錄借閱、
歸還登記。 |
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二十六、機關間借調、借用檔案,應備函提出請求,並經本局權責長官核
准後辦理;調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的、調用
期間。 |
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二十七、借調檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄、拆散、汚損、添
註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容
之情事。 |
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二十八、借調檔案最遲十五日內應歸還,屆期如需繼續使用,應提出展期
申請,並經權責長官核准,知會檔案管理單位後,始得為之。
前項展期次數得連續三次,每次以七天為限,逾三次仍需繼續使
用者,應先歸還檔案,再依規定辦理借調。 |
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二十九、對於借調逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應辦理稽催,經稽催
仍不歸還時,應簽請權責長官處理。 |
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三十、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後始得歸還調案單,
如有第二十七點所定情事,應簽報權責長官議處,其調案單不予歸
還。 |
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三十一、機關人員調、離職時應知會檔案管理單位檢查有無借調檔案未歸
還情事。 |