| 貳、檔案點收 |
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三、發文稿件，由發文單位於發文後，逐件依序彙齊，將歸檔清單送檔案
管理單位點收。另收文存查不需發文案件，則由各科室單位逐件依序
彙齊，將歸檔清單送檔案管理單位點收，由檔案管理人員於歸檔清單
上註記點收日期並加蓋點收章備查。歸檔清單一式二份，各執一份備
查。 |
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四、歸檔清單得採書面或電子方式，應記載下列事項：
(一)文（編）號。
(二)主旨或事由。
(三)承辦單位及人員。
(四)媒體類型及數量。
(五)附件媒體型式及數量。
(六)附件抽存者，其名稱及辦畢日期。 |
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五、點收檔案應依下列規定處理：
(一)歸檔案件有下列情形者如為存查案件退回原承辦單位補正外，餘
應退回發文單位補正：
1、歸檔數量內容與清單不符者。
2、漏判、漏印、漏發者。
3、本文逾二頁以上未蓋騎縫章者。
4、樣張或已作廢憑證文件，漏蓋樣張或註銷或打叉字樣者。
5、併案公文未於子案稿面註明所併母號之文號者。
6、機密案件未使用機密文件專用封套封存，並於封口處及承辦
單位蓋承辦人員職章者。
(二)歸檔案件有下列情形者，應退回科室文書單位（登記桌）補正：
1、承辦人未依下列原則編寫頁碼：
(1)依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序
編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
(2)附件頁碼之編寫除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
訂者外，應併同其本文連續為之。
(3)雙面書寫或列印以二頁計，背面頁碼於左下角為之，並在
首頁頁碼加註總頁碼。
(4)隨文歸檔之附簽、附件過小者，應以公文紙襯貼，並加蓋
騎縫章。
2、案件未由承辦人員親自填註年度、分類號、保存年限、或填
註不符檔案分類暨保存年限區分表者。
3、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者；附件未經
簽准而抽存者。
(三)檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品，應退回承辦單位：
1、現金、有價證劵及其他貴重物品。
2、司法訴訟有關物證。
3、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全
之物品。
4、其他易變質而不適長期保存之物品。
(四)配合桃園市政府節能減碳政策，實施公文書雙面列印（含附件）
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六、檔案管理單位應於每月十日前，將前個月應歸檔而未處理歸檔之案件
，製作逾期未歸檔公文稽催單，經權責主管核閱後辦理稽催歸檔事宜
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七、各單位辦畢之公文應於五日內送檔案管理單位辦理歸檔；已歸檔案件
，未經簽准，不得任意抽換。 |