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法規內容

法規名稱: 桃園市政府消防局採購程序規範
公發布日: 民國 104 年 07 月 21 日
修正日期: 民國 107 年 12 月 18 日
發文字號: 桃消秘字第1070042555號 函
法規體系: 桃園市法規/消防類
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壹、總則
一、桃園市政府消防局(以下簡稱本局)為建立採購制度,規劃採購程序
  ,以合乎政府採購法(以下簡稱採購法)等相關法制,俾精進採購效
  能,爰依採購法相關規定,訂定本規範。
二、本規範用詞,定義如下:
  (一)業務單位:規劃、設計、需求或使用單位之科、室、中心。
  (二)採購單位:秘書室。
  (三)監辦單位:政風室及會計室。
  (四)採購案件:工程之定作、財物之買受、定製、承租、勞務之委任
    或僱傭。
  (五)驗收事項單純者:財物、勞務採購案件之後續擴充案,於同年度
    已有驗收前例者、依契約每月(季)例行性之驗收、開口契約之
    各單次下訂或財物、勞務採購案之驗收金額,未達公告金額者。

三、本局辦理各項採購案件,凡逾公告金額十分之一以上者,悉依本規範
    辦理。未逾公告金額十分之一者,得參照本規範,但不得違反桃園市
    政府各機關(構)學校小額採購標準作業程序之規定。
貳、技術規格訂定及招標前置作業
四、各項採購案件應由業務單位依需求及成本考量,廣為蒐集資料,訂定
  技術規格。
五、公告金額以上採購案件,應依功能或效益訂定招標文件之技術規格。
  其有國際標準或國家標準者,應從其規定,並確認標準是否有修正及
  其適用範圍。未達公告金額之採購案件,由提出採購申請之業務單位
  綜合考量,比照辦理。
六、業務單位所擬訂定、採用或適用之技術規格,應切實依照採購法第二
  十六條及政府採購法第二十六條執行注意事項辦理,在目的及效果均
  不得限制競爭。

七、業務單位依技術規格所訂之採購期程,應考量各項採購案件性質綜合
  評斷,如招標方式、標的履約期限及驗收時程等,以年度內完成預算
  執行優先考量,並依所訂期程列管。
八、技術規格之訂定,業務單位應依採購案件之需求,敘明預算來源、預
  估金額分析、驗收條件、履約期限、交貨地點、保固條件、保險條件
  及後續擴充等情形,並填列採購規劃作業內部控制制度自行檢查表(
  如附件一),經局長或其授權人核准後,移由採購單位作為招標文件
  製作依循,辦理招標作業。
    前項如為辦理未經公告程序之限制性招標,業務單位應依未經公告程
  序之限制性招標內部控制制度自行檢查表(如附件二)之控制重點,
  查察有無符合免經公告程序之適用要件,並於自主檢查表填列檢查後
  ,依前項所述相關文件,經局長或其授權人核准後,移由採購單位辦
  理招標作業。
九、前點技術規格訂定,依採購目的及需求之專業屬性,得由業務單位成
  立規格研議小組,經局長或其授權人核准後,辦理規格研議會議。相
  關規格於核准後,併同前點所述文件,移採購單位作為招標文件製作
  依據並辦理招標作業。
    前項規格研議,如有下列情形之一者,應提請採購審查小組審查:
  (一)查核金額以上之採購案件。
  (二)基於採購效益或業務單位專業不足。
十、符合前點第二項之情形者,業務單位應同時成立規格研議小組及採購
  審查小組。
    前項採購審查小組之設置,另訂之。
十一、巨額採購案件,業務單位應依機關提報巨額採購使用情形及效益分
   析作業規定,陳報局長或其授權人核准後再移採購單位辦理招標作
   業。
十二、業務單位依共同供應契約辦理逾公告金額十分之一以上之採購時,
   應與共同供應契約之立約商洽談需求內容及優惠條款。並於簽辦請
   購時,敘明採購需求、擇定立約商、產品及型號等之理由,簽會採
   購及監辦單位,由局長或其授權人核准後,再移由採購單位分案下
   訂辦理採購。
      前項依共同供應契約採購,如遇有大量訂購之情形時,應由業務單
   位填寫共同供應契約大量訂購及監辦作業內部控制制度自行檢查表
   (如附件三),並依相關控制重點檢查,並於完成採購下訂後,交
   由採購單位歸檔。
圖表附件:
十三、採最有利標之評選(審)或異質採購最低標之審查案件,由業務單
      位依採購法及相關規定於招標前或開標前,成立評選(審查)委員
      會或評審小組,並全程出席相關會議。採購單位就適用、準用最有
      利標之案件,列席協助辦理。業務單位應成立三人以上之工作小組
      ,提具初審意見提供及協助委員會或評審小組辦理評選(審查)作
      業,工作小組成員由局長或其授權人員指定本局同仁或專業人士擔
      任;成員中至少須有一人取得採購專業人員基礎或進階資格。
      前項委員會或評審小組之成立應依行政院公共工程委員會最有利標
      作業手冊辦理,並應一併訂定審查標準、評審項目。業務單位應辦
      理委員接送及出席費與交通費支付與核銷,另採購單位辦理相關評
      選(審查)文件之準備。
十四、評選(審查)委員會、評審小組評定之會議紀錄及相關評選(審查
   )結果,由業務單位辦理,並於局長或其授權人核定後,併同適用
   最有利標決標之內部控制制度自行檢查表(如附件四)、準用最有
   利標決標之內部控制制度自行檢查表(如附件五)、參考最有利標
   精神擇符合需要廠商之內部控制制度自行檢查表(如附件六)或異
   質最低標決標之內部控制制度自行檢查表(如附件七)、評分表、
   出席委員切結書、廠商投標資料及委員聯絡等資料,移由採購單位
   辦理後續議(比)價或議約、決標公告及文件歸檔等事項。
十五、業務單位對於招標前各次召開之評選(審查)委員會、評審小組會
   議紀錄,應於下次開會前將會議紀錄函知各委員。最終之評選(審
   查)後之委員會、評審小組之會議紀錄,亦應比照辦理。
十六、若有評選、審查或評審樣品時,由採購單位依投標須知相關規定將
      獲選樣品會同業務單位、監辦單位封箱簽章後,交業務單位保管,
      以為後續履約驗收比對用,全案驗收完成後則退還得標廠商。
參、採購招標及監辦
十七、本局辦理招標應視採購案件之性質,考量採購效率及注意遵循合法
   、公平、完整、明確性及誠實信用之原則,採行公開招標、選擇性
   招標、限制性招標或公開取得廠商書面報價或企劃書辦理。
十八、業務單位訂定技術規格後,交由採購單位依據採購法及其相關文件
   範本,製作投標須知、契約書稿及所需文件表格,據以辦理上網公
   告,並進行後續採購程序。業務單位應於辦理技術規格之訂定時一
   併敘明招(決)標方式或特殊招(決)標需求,如未敘明者,採購
   單位得予退回業務單位補正。
十九、採購單位應於辦理採購案上網公告時,一併預定開標日期,並簽會
   業務單位及監辦單位派員辦理開標、監辦事宜。
二十、公告金額以上之採購案件監辦,依機關主會計及有關單位會同監辦
      採購辦法辦理。未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購案件監
      辦,依桃園市未達公告金額採購監辦辦法辦理。
二十一、監辦單位監辦範圍為開標、比價、議價、決標及驗收等程序事項
    。
        前項監辦範圍,不包括涉及廠商資格、規格、商業條款、底價訂
    定、決標條件及驗收方法等實質或技術事項之審查。
肆、底價訂定
二十二、底價訂定應由採購單位簽會業務單位,依採購法第四十六條相關
        規定,由業務單位提出預估金額及其分析併同訂定底價內部控制
        制度自行檢查表(如附件八),陳報局長或其授權人決行及密封
        。決標後除有特殊情形外,底價應予公開。
圖表附件:
二十三、底價開封後,因故未能決標者,開標主持人應於開標當場將底價
    重新彌封並簽章,以落實底價保密原則。採購案件若係底價核定
    問題致開標後廢標,業務單位應重新檢討廢標原因,以為重訂底
    價與否之依據,檢討後再依前點程序重新簽核底價。
伍、開標審標
二十四、採購單位應審查及辦理事項如下:
    (一)開標場地之規劃,提供相關採購法令供參,並宣讀開標程序
      。
    (二)核對廠商出席代表為負責人或委託代理人。
    (三)協同監辦單位,協助開標主持人處置違反採購法之廠商。如
      有發現廠商違反採購法時,應填寫發現廠商違反政府採購法
      之處置內部控制制度自行檢查表(如附件九),併同投標廠
      商採購文件於陳報局長或其授權人核准後歸檔。
    (四)審查廠商所附資格文件是否合格,並填寫開標作業內部控制
      制度自行檢查表(如附件十)及審標作業內部控制制度自行
      檢查表(如附件十一),併同廠商投標文件,於陳報局長或
      其授權人核准後歸檔。
    (五)協助開標主持人處置程序爭議事項,並作成建議。
    (六)辦理價格標之議比價程序。
二十五、業務單位應審查廠商投標所附規格文件是否合格,並協助開標主
    持人處理規格爭議事項,作成建議。
二十六、監辦單位監辦開標、比價、議價、決標是否符合程序,並協同採
    購單位,協助開標主持人處置違反採購法之廠商。
二十七、開標主持人應審查及辦理事項如下:
    (一)主持開標程序,於採購單位及業務單位就廠商投標文件之資
      規格審查結果無誤後,宣佈審標結果。
    (二)開啟核定之底價,主持價格標議比價程序,並宣佈開標結果
      。
    (三)處置程序、規格爭議事項及違反採購法之投標廠商。

陸、減價作業、決標及簽約
二十八、辦理減價作業時,應依採購法所規定之議價、比價方式辦理,如
    認最低標廠商之總標價或部份標價偏低,顯不合理,有降低品質
    、不能誠信履約之虞或其他特殊情形時,開標主持人應依採購法
    第五十八條及政府採購法第五十八條處理總標價低於底價百分之
    八十案件之執行程序辦理。
      前項減價作業,由採購單位依減價作業內部控制制度自行檢查表
    (如附件十二)檢查,併同廠商投標文件,於決標後陳報局長或
    其授權人核准後歸檔。
圖表附件:
二十九、依前點辦理最低標廠商之總標價低於底價百分八十之案件,應就
    底價合理性進行檢討,如係因底價偏高造成最低標標價偏低者,
    依政府採購法第五十八條處理總標價低於底價百分之八十案件之
    執行程序之規定,不適用採購法第五十八條。
    前項辦理之執行程序,如由開標主持人宣布保留決標時,廠商所
    提之相關書面說明,由業務單位簽會採購單位及監辦單位後陳報
    局長或其授權人核定。
三十、公告金額以上採購之招標,除有特殊情形外,採購單位應於決標後
   三十日內將決標結果刊登於政府採購公報,並以書面通知各投標廠
   商。無法決標者,亦同。
      前項公告,於未達公告金額及限制性招標之案件,比照辦理。
三十一、經比減價程序之決標案件,採購單位應要求廠商提供標價清單或
    單價分析並列入契約。
三十二、決標後採購單位應依投標須知約定,要求廠商於約定之期限內及
    數額,完成履約保證金之繳納。
柒、履約管理
三十三、業務單位負責於履約期間審核廠商各項應交付之履約文件。
三十四、業務單位於履約期間,督導廠商執行進度控管之實質履約事項。
三十五、履約期限屆滿前,業務單位應督促廠商如期報驗。
三十六、業務單位應履行查驗之責,於廠商履約期間得就履約情形進行了
    解或辦理查驗、測試或檢驗,以掌握履約進度及交貨品質。
     前項履約管理,由業務單位於履約期間填寫履約管理內部控制制
    度自行檢查表(如附件十三)檢查,並於全案履約完成後,併同
    驗收紀錄、廠商驗收資料、結算驗收證明書正本及驗收簽核文件
    影本,交由採購單位歸檔。
圖表附件:
捌、驗收
三十七、業務單位於收到廠商之報驗函後,應即協調並簽會採購及監辦單
    位,陳報各分層授權人,並依個別採購案契約規定之驗收期程,
    排定並通知採購單位、監辦單位及廠商辦理驗收。
        前項驗收程序,應於廠商報驗函送達後三十日內完成。

三十八、廠商報驗時,得要求隨函檢附進口報單、檢測證明及足以識別貨
    品外觀之包裝、廠牌、型號等之相片或彩色列印圖片或電子檔,
    並由業務單位確認廠商交貨履約完成,以杜絕廠商虛報驗收之情
    事。財物採購案之貨品,業務單位應於廠商備貨完成時,通知廠
    商交貨或安裝地點。
三十九、參與驗收工作人員應依下列任務分工,確實執行任務:
    (一)主驗人:
      1、主持驗收程序,抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說
       或貨樣規定不符。
      2、指派會驗人員執行驗收有關作業。
      3、對於廠商履約結果不符契約、圖說或貨樣,應於驗收時當
       場裁示限期改善、拆除、重作、退貨或換貨,並訂定改正
       期限。另應明確裁示不合格項目。
      4、契約未載有驗收時應辦理丈量、檢驗或試驗之方法、程序
       或標準者,對於隱蔽部分,必要時得拆驗、化驗之。
    (二)會驗人員:
      1、備妥驗收所須器具、文件並安排所需之交通工具。
      2、承主驗人之命,依接管或使用目的,執行驗收有關任務。
      3、會同抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定
       不符,並協助主驗人決定不符之處置。
      4、審查證明文件。
      5、通知設置或使用單位,派員出席驗收。
    (三)協驗人員:協驗人員為設計、監造、承辦採購人員或機關委
      託之專業人員或機構人員,協助辦理驗收有關程序、作業。
    (四)監驗人員:監視驗收程序或書面審核。
四十、驗收由業務單位作成紀錄並簽認,有協驗、會驗人員或廠商代表參
      加者,亦應會同簽認,並應於驗收完成後三日內簽核。
四十一、採購標的涉及廠商提供使用操作訓練者,業務單位應依契約之約
    定儘速排定訓練期程,並依契約規定於教育訓練完成後,備妥簽
    到表、教材及訓練相片等資料,以為驗收合格或後續付款之憑據
    。
四十二、採購案之後續擴充、依契約每月(季)例行性下訂、開口契約之
        各單次下訂,依當次驗收金額,由局長或其授權人員指派適當人
        員主驗。
四十三、公告金額以上之採購案件驗收合格後,業務單位應於十五日內填
    具結算驗收證明書。未達公告金額之採購案件,得視需要填具之
    。
四十四、結算驗收證明書應由主驗人、會驗人員及監驗人員分別簽認,並
    函文發予廠商。

四十五、勞務採購案件應由業務單位依據採購法施行細則第九十條之一以
    書面或召開會議審查方式辦理。
四十六、業務單位於辦理驗收時,應填寫驗收作業內部控制制度自行檢查
        表(如附件十四)檢查,於完成驗收後,將驗收結果陳報局長或
        其授權人核准後,將相關驗收紀錄、文件、結算驗收證明書正本
        及簽核文件影本,交由採購人員歸檔。
圖表附件:
玖、財產管理及付款
四十七、各項採購案件,業務單位應於付款前會請本局財產管理人員依採
    購標的之金額及種類,辦理財產或非消耗品登錄。
四十八、財物採購之貨品完成驗收後,若配發換安裝予單位或個人使用,
    業務單位應製作簽收單,由受配單位或個人依簽收單內容清點,
    簽名後連同驗收結果之簽核文件,一併送財產管理人員辦理後續
    登錄及送採購單位辦理歸檔事宜。
四十九、各項採購案件於驗收合格後,由業務單位通知廠商提供發票或收
    據,依契約規定程序辦理付款,如依個別契約規定須繳納保固保
    證金者,應於所付契約價款中扣除,或通知廠商依限繳納。
拾、保證金
五十、採購單位依契約規定,於驗收合格後,無息退還履約保證金。
五十一、業務單位於驗收合格後,依前點繳納保固保證金予出納人員,由
        出納人員開立收款收據,交予廠商收存。
五十二、保固期滿時,由業務單位辦理核退廠商保固保證金事宜。
拾壹、後續擴充
五十三、如有後續擴充,業務單位應於原案敘明下列事項:
    (一)理由。
    (二)擴充之期間。
    (三)擴充之數量或金額。
    前項之理由應有合理性及正當性。
五十四、後續擴充時,業務單位應明示下列事項,陳報局長或其授權人核
    准後,移由採購單位辦理招標、換文用印或議價(約):
    (一)原案之後續擴充條件。
    (二)所剩擴充額度。
    (三)擴充之金額或數量。
    (四)符合採購法第二十二條第七款之文字。
五十五、後續擴充如載明得依原契約價金與原契約條件,則以換文方式辦
    理,免辦理議價會議;未載明者,應辦理議價(約)。
拾貳、保固
五十六、保固期內發現瑕疵,應由業務單位通知廠商於指定之期限內負責
    免費無條件改正;逾期不為改正者,依契約及採購法相關規定辦
    理。
五十七、保固期間廠商所提交之保固證明文件或紀錄,業務單位應妥善留
    存,以為辦理退還保固保證金之依據。
五十八、業務單位辦理退還廠商保固保證金時,應簽會採購單位及監辦單
        位,業務單位應依保固事項實質認定。
拾壹、採購爭議及接受採購稽核案件之處理
五十九、廠商所提有關各項採購案之疑義、異議及申訴,應依採購法及相
        關規定辦理,並應詳實發掘事實,尋求真相。處理結果均應函復
        提出疑義、異議或申訴之廠商。
        前項廠商所提疑義、異議及申訴事項,業務單位或採購單位應填
        寫廠商疑義、異議及申訴之處理作業內部控制制度自行檢查表(
        如附件十五),併同採購文件歸檔。
圖表附件:
六十、疑義、異議、申訴事件,應依下列任務分工:
   (一)與規格有關者,由業務單位承辦,採購、監辦單位及法制人員
     協助。
   (二)與採購程序有關者,由採購單位承辦,監辦單位及法制人員協
     助。
   疑義、異議、申訴事件必要時得召開採購審查小組。
   採購審查小組如遇專業問題無法判別時,得外聘專家協助。

六十一、驗收不合格採減價收受、解除及終止契約調解、仲裁及訴訟等事
    項,由業務單位辦理,並由採購、監辦單位及法制人員協助。
六十二、第六十至六十一點,承辦單位應將結果副知協助單位人員。
六十三、主管機關或上級機關就本局採購案件辦理稽核時,由業務單位就
    稽核事項處置並回覆,並由採購單位協助辦理。