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壹、作業依據:桃園市政府文書流程管理作業要點。
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貳、作業目的:為落實文書流程管理,提升公文品質及行政效率。 |
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參、作業說明:
一、適用範圍:本局及分局公文處理之權責劃分、時限、管制、計算
標準、稽催等相關作業。
二、各級人員文書處理、稽催及權責如下:
(一)總收文人員(含總局及分局):
1、於每日下班前2小時送達總收文人員之公文(含電子文
及各類線上申辦案),於當日編號收文登錄分送承辦單
位。
2、受理之公文如明顯非屬本單位者,應移送該單位收文;
惟如於收文編號後始發現者,總局部分直接以改分方式
移送分局收文,分局部分則應以移文單方式辦理。
3、所有公文(除便簽、通報等)皆應取公文文號辦理,除
電子公文由公文系統自動取號外,針對紙本公文應確實
黏貼公文文號條碼,並將公文紙本資料登錄於公文系統
中。
4、應確實登錄公文性質及確認是否為限期公文,若為限期
公文,應確實登錄限辦日期;若屬申請案件,應登錄公
文之性質,由公文系統自動調整限辦日期。
(二)單位收發人員:
1、即時處理公文分辦、送會、會畢、陳核及送繕等流程登
錄電腦公文管理系統(含會辦公文及影送分會);於分
辦公文後4小時內,催請並確認承辦人於公文系統完成
簽收作業。
2、收到非屬本單位業務之公文時,應填寫公文建議改分單
(如附件1),敘明理由經單位主管核閱後,於4小時內
併同紙本公文由單位收發退回總收文改分,或逕行移送
其他單位承辦並通知總收文。受移單位如有意見,應即
於公文建議改分單內簽明理由陳請主任秘書裁定,不得
再行移還,以免輾轉延誤。
3、收受府文如認為非屬本局業務時,應於收文之時起4小
時內確定主辦機關,填寫「桃園市政府公文建議改分單
」(如附件2),改分程序如下:
(1)第1次改分:收受公文認為非屬本局承辦者,由本
局收受公文之單位填寫「桃園市政府公文建議改分
單」,並敘明理由經主任秘書以上層級核准後,於
工作時間4小時內由總收文退回市府總收文人員進
行改分。
(2)第2次改分:公文經第1次改分後交付本局,認為非
屬本局承辦者,由本局收受公文之單位填寫「桃園
市政府公文建議改分單」,並敘明理由經主任秘書
以上層級核准後,於工作時間4小時內由總收文退
回市府總收文人員進行改分。
(3)第3次改分:公文業經2次改分後,仍有爭議,由市
府總收文人員簽請秘書長(或秘書長指定長官)裁
定。
(4)各一級機關超過4小時申請改分,若影響機關時效
及人民權益,將併同辦理相關懲處。
4、依查催需要列印各類時效管考報表,送承辦人催促依限
結案,如遇無法依限辦結者,請其辦理展期或專案管制
申請。並建立查催資料之專卷或專檔,以備查考。
5、協助公文定期或不定期檢核及配合辦理個案分析調閱相
關資料。
(三)承辦人員:
1、於單位收發人員分辦公文後4小時內,檢視公文是否屬
負責業務,並於公文系統完成簽收作業(包含紙本公文
),以免事後改分公文,造成時效延宕。
2、就所承辦案件應積極主動依據各相關作業規定時程辦理
,並應在規定之處理期限內辦結;對於無法於期限內辦
結者,應於限辦當日前簽奉核准或線上申請辦理展期或
專案管制。
3、每日應檢查有無逾期公文(含受會公文)。對於陳核或
送會逾時公文,應予提醒催辦,如查催發生困難時,應
即簽報。
4、對有時效性案件,應親自持會,同一案件送會二個以上
機關,為爭取時效,應以複製(影印)分會為原則。送
、受會均應管制時效,如不能依限送回時,受會單位應
將原因、理由及預定會畢時間主動通知送會單位。
5、公文未經收發登錄,應補請公文收發進行登錄作業,應
辦案件不得簽辦存查,或先簽存查再以創稿發文,以杜
絕先存後辦或先存未辦之情形。
6、於請假或公差時,應請職務代理人代為處理公文,以避
免積壓情事。
(四)各單位二級主管:
1、應主動督導承辦人,教導其公文處理原則及方法,或適
當調配人力,避免承辦人積壓案件而逾限。
2、對已屆處理時限及已逾限案件而尚未辦理展期者,應即
督促所屬承辦人依各項相關規定妥適處理。
3、充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料,並督促代
理人於時限內辦妥應代辦公文,落實職務代理制度。
4、承辦人有久未清結案件而申請差假者,除另有規定者外
,應責成清結後始得准假。
5、屬員職務異動時,應清查其所承辦之公文,督促辦結或
確實移交。如疏於督查致有延誤時,應負共同責任。
(五)各單位一級主管:
1、負責督導單位文書流程稽催管理事項。
2、單位承辦人員公文處理績效列為年度工作考績與績效考
評之參考。
3、對未辦理展期或專案列管,或已逾30天未辦結公文之承
辦人,進行個案抽樣分析,送陳後交服務科存卷。
4、負責協調單位內部間分文業務。
5、隨時檢討單位內成員公文處理時效優劣,並適時提出獎
懲建議或調整承辦人員工作量分配。
(六)服務科研考人員:
1、督管公文展期等各類查催事務並協助輔導有關公文時效
管理之相關問題。
2、按月陳報各單位之公文辦理績效。
3、配合桃園市政府研究發展考核委員會(以下簡稱研考會
)定期公文檢查及辦理個案分析之需要,協助調閱及提
供相關資料。
4、辦理專案管制案件之列管。
5、自行辦理公文品質檢核,每半年至少一次以上,並應於
年度終了時送交辦理情形予市府研考會。得視需要辦理
公文製作與流程管理講習,每年至少一次。
(七)秘書室文書股及資訊科應依據各類公文時限標準,配合辦理
文書流程管理相關工作。
三、各類公文處理時限如下:
(一)一般公文:
1、最速件:1日(但緊急公文仍需依個案需要之時限內完
成)。
2、速件:3日。
3、普通件:6日。
來文之處理速別與公文性質不符者,得由各單位主管核
定後,調整來文處理速別。
4、限期公文:
(1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限
辦理。
(2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期
限者,該文得以普通件處理時限辦理。
(3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
5、專案管制案件:申請應符合以下成立要件
(1)實質要件:涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且
需三十日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管
制案件。
(2)程序要件:
須於原案件處理時限屆期前依規定提出申請。
申請改為專案管制案件,應填具「桃園市政府專案管
制申請表」(如附件3及附件4),擬定預定完成時間並
敘明理由,府文應由局長審核,簽會市府研考會審核
其流程管制情形,經市府一層長官核准後,列入專案
管制案件;本局文則須先簽會服務科研考,審核其流
程管制情形,經由局長核准後,列入專案管制案件。
專案管制案件超過預定完成時間且不可歸責於承辦單
位者,得申請展期,但一次申請最長時限不得超過六
個月。
專案管制申請表應併同公文陳核及歸檔,並影印1份
送服務科建立專卷列管,以備查;府文號之專案管制
申請表,須於核准後影送研考會備查。
(3)人民申請案件、人民陳請案件、訴願案件、監察案件
、立法委員或議員質詢案件已具專案性質,不得申請
改列專案管制案件。
(二)人民申請案件:依本局人民申請案件應附證件及辦理時限規
定期限。
(三)人民陳情案件:依桃園市政府各類公文辦理時限、時效計算
、展期規定一覽表(如附件5)規定時限7日。
(四)復查違章案件:依本局人民申請案件應附證件及辦理時限規
定之期限。
(五)訴願案件:依桃園市政府各類公文辦理時限、時效計算、展
期規定一覽表(如附件5)規定。
(六)有關開會、會勘等各項紀錄,承辦單位應於開會、會勘之次
日起3日內取文號陳核。
(七)會辦公文:
1、會辦案件之送會單位應按速別卷宗「最速件1小時」、「
速件2小時」、「普通件4小時」之時限遞送。受會單位應
按「最速件隨到隨辦」、「速件1日」、「普通件3日」之時
限會畢送回原單位。受會單位未依前開期限會畢送回時
,主辦單位得通報受會單位限期送回。
2、若採依序會辦方式,各單位會辦完畢後,得逕將公文交
由下一個會辦單位(含陳核)辦理,非必要勿送回主辦
單位。
3、為加速公文處理時效,減少因公文遞送導致時效延誤,
如會簽數單位時,得以「影印分會」方式會簽。
4、主辦單位遇會辦單位持不同意見者,簽辦時應提出綜合
意見,以供上級裁決,勿再以公文往返簽會。
(八)線上簽核案件:各層級核稿人員應每1至2小時內上網批核,
有時效性案件承辦人員應逐級陳報即時簽核。
(九)以案管制案件
1、其首件來文收文號於全案辦結時使能銷號。處理中有發
文需要者,另以他號方式處理。
2、處理過程中凡屬通知補件(陳)、會勘(查)、會議(商
)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等,另以他
號方式處理。
四、各類公文處理時限之計算標準如下:
(一)各類公文除以時計算者外,均以收文之次日起算公文時效。
(二)公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件
、訴願案件及監察案件或其他法令另有規定期限之公文類型
,其餘各類公文處理時限計算均不包含假日。公文處理時限
之末日如遇假日者,則以該日之次一工作日為時限之末日。
(三)所稱假日,係指依紀念日及節日實施辦法與公務人員週休二
日實施辦法規定應放假之日,其實際日數以行政院每年公布
之「政府行政機關辦公日曆表」為準。但依天然災害停止上
班及上課作業辦法規定宣布停止辦公之日,亦得列入。
五、各類公文申辦展期規定:
(一)承辦人員應確實遵守公文處理所定期限若不能依限辦結者,
承辦人應敘明理由,於案件限辦當日前依規定至公文管理系
統辦理展期
(二)ㄧ般公文
1、展期次數以2次為限,每次不得逾10日。
2、一般公文辦理展期,應將「公文展期申請單」(如附件6
)併同公文陳核,並應附於公文案卷歸檔,已建立電腦
展期系統者,得不另填寫紙本展期申請單。
3、限期案件因來文訂有期限,如不能按期辦結時,應於預
定結案日前先行協調通知來文機關,如來文機關同意更
改處理期限(應取得來文機關同意函或作成公務電話紀
錄備查如附件7),則毋需辦理展期。
(三)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法
委員或議員質詢案件之展期(公文展期申請單如附件6),
依「桃園市政府各類公文辦理時限、時效計算、展期規定一
覽表(如附件5)辦理。
(四)公文經展期仍屬逾期案件,經查無正當理由而有故意或過失
事實者,仍應負逾期責任。
六、文書稽催處理如下:
(一)以業務執行單位主動導正為主,服務科查催處理為輔。各單
位主管即時線上查核。
(二)公文查催之範圍包括,承辦人間、單位與單位間及上陳公文
流程之查催。政風室及服務科檢查、蒐集或調卷所需資料,
各單位應予以協助。
(三)下列各款文件,不辦理查催:
1、絕對機密、極機密、機密、密之案件。
2、各單位內部之便箋通知。
3、各項辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品
。
七、懲處規定:
(一)公文處理發生錯誤、遺失或積壓逾限應填寫逾期公文改善情
形表(如附件8);致人民權益受損或影響本局行政效率,經
查證屬實者,依其情節輕重,簽請議處。
(二)對逾處理時限30天以上公文,各單位一級主管應進行調卷分
析,並填具桃園市政府公文處理流程個案分析表(如附件9
),並送延壓責任人員於5日內申復理由,經局長核閱後,送
研考會。
(三)前項公文處理人員之懲處,依「桃園市政府公文處理時限及
逾限懲處標準表」(如附件10)規定辦理。
八、本作業要點未規定者,依其他有關法令之規定辦理。
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