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法規內容

法規名稱: 桃園市政府地方稅務局公務機密文書作業程序
公發布日: 民國 103 年 12 月 31 日
發文字號: 桃稅秘字第1032249208號函
法規體系: 桃園市法規/地方稅務類
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一、為統一規範本局機密文書作業處理程序及機密文書保密規定,爰遵照
  國家機密保護法及行政院頒訂之文書處理手冊規定訂定本作業程序。

二、本局各單位機密文書處理人員及其相關文書處理人員應謹守保密規定
  ,並依下列作業程序辦理。

三、總局機密文書收發文作業:
  (一)總收文:每批郵件送達時,由總收文人員登記並先行以書面方式
    分辨一般公文或機密文書,其屬機密文書者,若已啟封,應將該
    文書封回並於彌封處蓋職名章,若屬檢舉案件,先彌封檢舉人資
    料,於彌封處加蓋職名章,若無信封套之案件,應放入密件文書
    送件袋,依下列程序處理:
     1、屬局長親啟郵件,持送局長拆封批交。
     2、屬上級機關來文之機密文書,悉數密陳局長指定人員-主任
      秘書啟封,分案後再交由秘書室機密文書收發人員掛號。
     3、檢調單位、其他機關來文機密文書及民眾檢舉案件,同密陳
      主任秘書後送秘書室機密文書收發人員掛號,再交由各單位
      主管簽收。
     4、受文者指定為其他人員之機密郵件時,由總收文將郵件密封
      後並於彌封處蓋職名章,送交秘書室指定之機密文書處理人
      員辦理掛號後,再送交指定之受文者簽收。
     5、銀行檢送扣押欠稅人存款支票案件,由總收文啟封後封回於
      彌封處蓋職名章,直接交秘書室機密文書收發人員掛號後送
      法務科科長簽收。
  (二)秘書室機密文書收發人員:
     1、一般機密案件:
      (1)收文:收受主任秘書或總收文送交之一般機密文書後先
       行掛號,密封並於彌封處蓋職名章後交各單位主管簽收。
      (2)發文:收到各單位登記桌已銷號之機密文書,如為發文後
       解密、附件抽存後解密案件,自行書寫郵寄信封辦理發文
       作業,餘則由業務承辦人員書寫郵寄信封,並依規定填註
       機密檔案專用封套,於彌封處加蓋職名章後,辦理發文作
       業及送交檔案室結案歸檔。
     2、檢舉案件:
      (1)收文:收受主任秘書送交之檢舉案件應先行掛號,密封並
       於彌封處蓋職名章後交各單位主管簽收。
      (2)發文:收到各單位登記桌送交已銷號之檢舉案件,請業務
       承辦人員書寫郵寄信封,並依規定填註機密檔案專用封套
       ,於彌封處加蓋職名章後,辦理發文作業及送交檔案室結
       案歸檔。
  (三)局長:收受總收文人員持送署名「局長親啟」郵件時,由局長親
    自拆封批交,若屬機密文書則在信封上空白明顯處書寫業務承辦
    單位,交由主任秘書處理。
  (四)主任秘書:
     1、收受「局長親啟」拆封批交或總收文人員持送之未拆封機密
      文書時,主任秘書親自拆封分文,登記密封並於彌封處蓋職
      名章後交秘書室機密文書收發人員具領掛號。
     2、收受總收文尚未啟封之檢舉案件,拆封後應先行彌封檢舉人
      資料,於彌封處加蓋職名章後,交付秘書室機密文書收發人
      員具領掛號。
  (五)單位主管及單位機密文書登記桌人員:
     1、單位主管:於收受秘書室機密文書收發人員送交之機密文書
      時,啟封後即批示分案。
     2、單位機密文書登記桌人員:收受主管交下之機密文書後,以
      密件承辦案件錄案登記後,交承辦人員簽收。
  (六)承辦人員:
     1、各單位承辦人員收受機密文書後,循公文程序辦稿。
     2、倘涉及會稿時,由承辦人員親自持送會辦單位。如由傳送人
      員送達時,須使用保密封套或專用加鎖之保密箱(夾)以確
      保機密文書之安全性。
     3、承辦人員如因業務有拆閱彌封需要,應重新彌封並加蓋職名
      章、註記前一彌封人。
     4、全案簽結核判後,則將全案簽稿資料密封交登記桌銷號。
     5、機密文書需通知檢舉人或當事人時由承辦人員拆閱彌封,完
      竣後應重新彌封並加蓋職名章、註記前一彌封人,並書寫雙
      封套,交秘書室機密文書收發人員郵寄。

四、分局機密文書收發文作業:
  (一)總收文:每批郵件送達時,由總收文人員登記並先行以書面方法
    分辨一般公文或機密文書,其屬機密文書者,若已啟封,應將該
    文書封回並於彌封處蓋職名章,若屬檢舉案件,先彌封檢舉人資
    料,於彌封處加蓋職名章,若無信封套之案件,應放入密件文書
    送件袋,依下列程序處理:
     1、屬主任親啟郵件,則持送主任拆封批交。
     2、屬上級機關、檢調單位、其他機關來文機密文書及民眾檢舉
      案件,同密陳主任後送服務行政股機密文書收發人員掛號,
      再交由各股股長簽收。
     3、受文者指定為其他人員之機密郵件時,由總收文將郵件密封
      並於彌封處蓋職名章後送交服務行政股指定之機密文書處理
      人員辦理掛號後,再送交指定之受文者簽收。
     4、銀行檢送扣押欠稅人存款支票案件,由總收文啟封後封回於
      彌封處蓋職名章,直接交服務行政股機密文書收發人員掛號
      後送承辦欠稅業務之股長簽收。
  (二)服務行政股機密文書收發人員:
     1、一般機密案件:
      (1)收文:收受主任或總收文送交之一般機密文書後先行掛號
       ,密封並於彌封處蓋職名章後交各股股長簽收。
      (2)發文:收到登記桌已銷號之機密文書,如為發文後解密、
       附件抽存後解密案件,自行書寫郵寄信封辦理發文作業,
       餘則由承辦人員書寫郵寄信封,並依規定填註機密檔案專
       用封套,於彌封處加蓋職名章後,辦理發文作業及送交檔
       案室結案歸檔。
     2、檢舉案件:
      (1)收文:收受主任送交之檢舉案件應先行掛號,密封並於彌
       封處蓋職名章後交各股股長簽收。
      (2)發文:收到登記桌送交已銷號之檢舉案件,請承辦人員書
       寫郵寄信封,並依規定填註機密檔案專用封套,於彌封處
       加蓋職名章後,辦理發文作業及送交檔案室結案歸檔。
  (三)主任:
     1、收受總收文人員持送署名「主任親啟」郵件時,由主任親自
      拆封分文,若屬機密文書則登記密封並於彌封處蓋職名章後
      交付服務行政股機密文書收發人員具領掛號。
     2、收受總收文尚未啟封之檢舉案件,拆封後應先行彌封檢舉人
      資料,於彌封處加蓋職名章後,交付服務行政股機密文書收
      發人員具領掛號。
  (四)各股股長及機密文書登記桌人員:
     1、各股股長:於收受服務行政股機密文書收發人員送交之機密
      文書時,即批示分案。
     2、機密文書登記桌人員:收受股長交下之機密文書後,以密件
      承辦案件錄案登記後,交承辦人員簽收。
  (五)承辦人員:
     1、各股承辦人員收受機密文書後,循公文程序簽辦。
     2、倘涉及會稿時,由業務承辦人員親自持送會辦單位。如由傳
      送人員送達時,須使用保密封套或專用加鎖之保密箱(夾)
      以確保機密文書之安全性。
     3、承辦人員如因業務有拆閱彌封需要,應重新彌封並加蓋職名
      章、註記前一彌封人。
     4、全案簽結核判後,則將全案簽稿資料密封交登記桌銷號。
     5、機密文書需通知檢舉人或當事人時由業務承辦人員拆閱彌封
      ,完竣後應重新彌封並加蓋職名章、註記前一彌封人,並書
      寫雙封套,交服務行政股機密文書收發人員郵寄。

五、本作業程序未規定者,悉依行政院訂頒之「文書處理手冊」規定辦理
  。

六、本程序奉核定後實施,如有修正時亦同。