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法規內容

法規名稱: 桃園市政府民政局辦理採購作業規定
公發布日: 民國 104 年 04 月 22 日
發文字號: 府民秘字第1040080978號
法規體系: 桃園市法規/民政類
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一、為建立桃園市政府民政局(以下簡稱本局)採購作業程序,提高採購
    效率與功能,確保採購品質,特訂定本規定。
二、本局辦理採購案件除依本規定辦理外,不得違反政府採購法(以下簡
    稱採購法)及相關法令規定。
三、本局辦理採購類型如下:
    (一)零星採購:未達新臺幣一萬元之消耗性及非消耗性物品採購。
    (二)小額採購:新臺幣一萬元以上十萬元以下之財物、勞務及工程
          採購。
    (三)未達公告金額之採購:逾新臺幣十萬元未達一百萬元之財物、
          勞務及工程採購。
    (四)公告金額以上未達查核金額之採購:新臺幣一百萬元以上之財
          物、勞務及工程採購。
四、採購原則:
    (一)未達公告金額之採購案件優先採購身心障礙福利機構或團體(
          庇護工場)或原住民團體生產之產品及服務。
    (二)已簽訂共同供應契約之項目向契約廠商訂購。
    (三)採用具政府認可之環境保護標章使用許可之產品。
    (四)銷售者須為合法設立且開有發票或收據之商號。
五、下列採購項目由本局秘書室統一辦理:
    (一)各項事務設備,包含辦公桌、辦公椅、傳真機、電視機、電冰
          箱、洗衣機、飲水機、辦公室公文櫃、屏風、省水器材及高效
          率省能照明設施等。
    (二)共通性之電腦設備用品,包含個人電腦、筆記型電腦、印表機
         、電腦周邊設備及耗材及電腦軟體等。
    (三)保全、機關內部中英文雙語標示。
    (四)行動電話(含電池)、資訊設備維護及廳舍之水電、消防安全
          檢查、公共安全檢查等。
六、零星採購之作業程序如下:
    (一)各單位在不違反採購法第十四條及其施行細則第十三條有關分
          批辦理採購規定,且符合預算用途及預算額度內,自行採購後
          檢據核銷。
    (二)填具請購單(如附件)送單位主管及會計室核章後,逕洽廠商
          辦理採購事宜。
七、小額採購之作業程序如下:
    (一)得不經公告程序,逕洽廠商採購,免提供報價或企劃書,惟各
          單位不得意圖規避採購法之適用,分批辦理採購。  
    (二)各單位在符合預算用途及預算額度內,每年度需求總額或單次
          購買金額在新臺幣一萬元以上十萬元以下範圍內,由本局秘書
          室辦理採購。但因時間急迫經機關首長核准外,得由各單位自
          行辦理。
    (三)填具請購單,填妥各項欄位,經單位主管核章後,送本局秘書
          室採購人員辦理後續事宜。但非例行性採購案或與業務無直接
          關聯性之特殊採購需事先簽准辦理之案件,於簽准後將簽影本
          及物品規格、數量及交貨時間等資料,移送本局秘書室採購人
          員辦理,免填具請購單。
    (四)逕洽廠商採購之案件,機關仍得視個案特性,評估是否辦理比
          價或議價,並將評估結果併同簽報經機關首長或其授權人員核
          定。
    (五)得不收押標金及履約保證金或保固保證金。
    (六)財物或勞務採購有共通性需求特性時,宜於年度開始前調查需
          求集中採購或亦得簽請核准採共同供應契約方式辦理。
八、未達公告金額之採購作業程序如下:
    (一)未達公告金額採購之招標,依中央機關未達公告金額採購招標
          辦法(以下簡稱本辦法)及相關規定辦理。
    (二)需求單位依個案性質先行調查及規劃彙整需求後,針對投標須
          知草案需求規格文件及相關契約內容等資料,會同本局秘書室
          擬訂契約書草案及製作招標文件,依採購法相關規定簽辦,簽
          文含招標文件稿,並應敘明招標、決標方式及履約階段等重要
          事項。
    (三)採購案件經機關首長或授權人員核准後,由需求單位將簽陳影
          本、採購投標須知、廠商聲明書、招標文件審查表、標單、契
          約書、預算書圖或詳細之經費概算表等招標文件資料,移送本
          局秘書室辦理。
    (四)本局秘書室簽報核准後辦理招標、開標、決標等作業,移請需
          求單位辦理評審會、履約管理、驗收及核銷事宜。
九、公告金額以上之採購作業程序如下:
    (一)需求單位依個案性質依採購法相關規定簽辦,簽文含招標文件
          稿,簽內並應敘明招標、決標方式及履約階段等重要事項,經
          簽會相關單位,並奉機關首長或授權人員核准後,得將簽陳影
          本、採購投標須知、廠商聲明書、契約書、預算書、施工圖、
          標單或詳細之經費概算表等招標文件資料,移請本府工務局採
          購管理科據以辦理招標作業。
    (二)經本府工務局採購管理科代辦招標、開標、決標等作業,續請
          本局需求單位辦理評選會、契約簽訂、履約管理、驗收及核銷
          等事宜。
十、訂定底價、決標(議比價、議約)之作業程序及開標主持人之核派:
    (一)訂定底價:
          1、 公告金額以上:業務單位於辦理開標、比價或議價前,應
              先填具底價表之標案名稱、預算金額,並填寫建議底價及
              價格分析後,再循序簽報機關首長或其授權人核定。
          2、 未達公告金額:業務單位於辦理開標、比價或議價前,應
              先填具底價表之標案名稱、預算金額,並填寫建議底價及
              價格分析後,再循序簽報機關首長或其授權人核定,並於
              開標日或議、比價前妥善密封,逕送本局秘書室續行辦理
              。
    (二)底價核定人:
          1、 公告金額以上:陳請局長或其授權人核定。
          2、 未達公告金額:陳請主任秘書或其授權人核定。
    (三)未達公告金額之採購,其依採購法第四十九條及本辦法第二條
          第一項第三款,採公開取得三家以上廠商之書面報價或企劃書
          ,擇符合需要者辦理比價或議價,並採最低標決標者,如於第
          一次公告結果,僅取得一家廠商之書面報價,而已依本辦法第
          三條簽經機關首長或其授權人員核准改採限制性招標者,即可
          於開標當場改採議價方式辦理。又如已併簽准由原底價核定人
          擔任主持開標人員,或由機關首長授權主持開標人員於改採議
          價時擔任底價之核定人,檢討原核定底價是否需調整及其調整
          金額。
    (四)開標主持人:
          1、 公告金額以上:委由本府工務局採購管理科代辦案件者,
              由該科派員擔任;本局自辦者,由本局局長或其授權人擔
              任。
          2、 未達公告金額:由本局秘書室主任或其代理人擔任。
十一、保留決標處理方式:
      如有採購法第五十八條保留決標之情形時,開標主持人請廠商限期
      三日內提出書面說明,由本局秘書室併同開標紀錄簽會需求單位表
      示意見,經奉准後即辦理決標或廢標。
十二、驗收作業權責分工如下:
      (一)驗收人員之指派:
            1、 主驗人員:有關驗收主持人之指派方式,由本局局長或
                其授權人依業務性質指派:      
                (1) 十萬元以上,未滿一百萬元之採購案,由相關單
                      位主管擔任。
                (2) 一百萬元以上之採購案,由主任秘書或其授權人
                      擔任。
            2、 會驗人員:由需求或接管單位人員派員擔任。
            3、 協驗人員:由設計、監造、承辦採購人員或機關委託之
                專業人員擔任;採購事項單純者,免之。
            4、 監驗人員:由本局會計室、政風室依相關法令派員監辦
                。
      (二)主辦驗收單位:各種採購案由業務需求單位主辦驗收。
      (三)驗收作業程序:
            1、 驗收通知:廠商依約交貨來函申請驗收,經業務主辦驗
                收單位確認無誤後,擇定時間及地點,簽報機關首長或
                其授權人指派驗收主持人,並簽會本局秘書室、會計室
                、政風室會同辦理驗收;並通知廠商。
            2、 採購案提出單位承辦人員應於驗收日三天前,將驗收相
                關資料送交驗收主持人,以利驗收作業之進行。
            3、 驗收紀錄表:由業務需求單位擔任記錄工作。
十三、履約付款:
      工程、勞務及財物採購需驗收程序者,於驗收合格後,由主辦驗收
      單位負責通知廠商開立發票或收據後,簽報首長並簽會相關單位及
      填具結算驗收證明書、結算明細表,併退履約保證金、差額保證金
      及繳交保固保證金等後結案付款。
      由業務需求單位填具結算驗收證明書並函送廠商。
      辦理工程、財物採購之分批或部分驗收,其驗收金額不逾公告金額
      十分之一,於各批或全部驗收完成後,應將各批或全部驗收結果彙
      總填具結算驗收證明書。
十四、零星採購於貨到驗收無誤取得發票或收據,由採購案承辦人員製妥
      黏貼憑證及相關表單,經辦、驗收、保管、財產登記、本局會計單
      位及機關首長核章。
      小額採購、未達公告金額及公告金額以上採購核銷方式如下:
      (一)貨到驗收無誤取得發票或收據,由採購案簽辦人員製妥黏貼
            憑證及相關表單,經辦、驗收、保管、財產登記、本局會計
            單位及機關首長核章。
      (二)黏貼憑證後需附簽案正本或蓋與正本相符章及承辦人章之影
            本、契約書等相關文件或請購單,及依相關規定檢附證明文
            件。
十五、採購案之爭議處理:
      廠商對於採購程序與作業依法提出異議與申訴時,由本局秘書室負
      責釋疑與答辯。
      廠商對於廠商資格、產品規格、評選辦法等相關作業依法提出異議
      與申訴時,由業務需求單位負責釋疑與答辯。