您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
跳到主要內容區塊
:::

法規內容

法規名稱: 桃園市政府所屬高級中等以下學校及幼兒園檔案管理作業要點
公發布日: 民國 104 年 12 月 28 日
發文字號: 府教秘字第1040305237號 函
法規體系: 桃園市法規/教育類
圖表附件:
法規功能按鈕區
一、桃園市政府(以下簡稱本府)為健全本市所屬高級中等以下學校及幼
  兒園(以下簡稱各學校)檔案管理,發揮檔案功能,特訂定本要點。
二、各學校檔案管理,由各學校自行統一規劃,除有特殊情形外,以集中
  管理為之。
三、各學校檔案分類及保存年限依附表辦理。各學校因業務需要需新增分
  類號時,應報經本府核定後實施,修正時亦同。
四、歸檔案件以正本為原則。有附件者,每一種以一份為限。
五、辦畢案件應於五日內歸檔,歸檔時併同存查或發文歸檔送件,送檔案
  管理單位(以下簡稱檔管單位)點收。
六、機密案件歸檔時,業務承辦人員(以下簡稱承辦人員)應另使用機密
  檔案專用封套裝封,並依規定填寫相關資料,封口加蓋印章或職名章
  。
七、辦畢案件逾歸檔期限,檔案管理人員應定期辦理稽催,經洽催三次仍
  不歸檔,應陳報校長處理。
八、歸檔案件有下列情形之一者,應退回業務單位補正:
  (一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
  (二)案件污損、內容不清楚或無法讀取。
  (三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
  (四)案件文(編)號有誤。
  (五)案件未填註分類號或保存年限。
  (六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
  (七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
  (八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字
    樣。
  (九)案件與歸檔清單之登載不符。
  (十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
  (十一)歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時
     ,承辦人員未於其媒體或外包裝載明名稱、文(編)號、規格
     、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。但屬附
     件者,得不載明分類號、保存年限、製作者及製作日期。
九、下列物品不得歸檔:
  (一)現金、有價證券及其他貴重物品。
  (二)司法訴訟有關物證。
  (三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
    品。
  (四)易變質而不適長期保存之物品。
十、承辦人員應依性質,將公文歸入專屬類目;如無專屬類目,應分入較
  適當者。檔管單位發現檔案分類號錯誤者,應查明退還承辦人員更正
  之。
十一、檔案編目時應編訂檔號,賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及
   目次號。
十二、案卷成卷以厚度三公分為原則,首頁應放置目次表,案卷前後加裝
   封面及封底。
十三、檔案整理之原則如下:
  (一)同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而下,依
    序排列整齊入卷。
  (二)檔案保存年限為十年以上者,其上加附之金屬物原則應予去除。
  (三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
  (四)檔案以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊;
    過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規定
    標準者,應以公文用紙襯貼。
  (五)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公
    文用紙襯貼,不得脫離原件。
十四、各學校應設有合適之獨立庫房存放檔案,由專人管理並定期檢查,
   並避免檔案遭受危害。
十五、機密檔案之保管與一般檔案分別存放,並置於具安全防護功能之櫥
   櫃。
十六、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,不
   得擅自進入, 並定期實施清潔消毒及蟲鼠黴菌之防治。
十七、檔案遺失或遭受危害時,應陳報校長知悉,並依下列規定辦理::
   (一)檔案遺失時,向原承辦單位或其有關單位查抄。無法查抄之案
     件,由原承辦單位依據資料或記憶補錄。其遺失及處理之經過
     ,須在各目次表及檔案管理資訊系統上分別註明,查明責任。
   (二)檔案遭受危害時,應採取適當處置措施,遇有重大損害或無法
     自行處理者,應通報本府。
   (三)導致檔案遺失或遭受危害之人員,無正當理由者,應予議處。
十八、成卷檔案經裝訂,依下列方式上架:
   (一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
   (二)檔案宜依不同媒體型式(紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及
     電子媒體類)分區分類保管。
   (三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右,由左至右、由上至下
     依序排列,並預留架位空間。
   (四)有附件之檔案,附件另行存置者,應於附件適當位置標記檔號
     及收發文號,並於案卷之目次表註明附件數量及存放位置。
十九、各學校內人員借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經本單位主管
   核准。因業務需要,借調非主管之案件時,先經本單位主管核章後
   ,送會承辦業務主管同意,或簽請校長核准。
二十、調案人申請借調檔案時,應填具調案單,以案件或案卷為單位借出
   。
二十一、檔案借調後,調案人應負妥善保管及維護案卷完整之責任。
二十二、機關、學校間申請借調檔案,應備函提出請求,經校長核准後辦
    理。
二十三、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者,應提出
    展期申請,每次展期日數同借調期限。展期次數超過三次,仍有
    必要使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依前揭規定辦理借調。
    外機關學校借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依
    來函簽辦,經本學校校長核准後辦理。
二十四、借調檔案已逾歸還期限且未辦理展期者,檔管人員應定期向調案
    人或所屬單位辦理催歸,經洽催三次仍不歸還,應陳報校長。
二十五、各學校校內人員調職、離職或退休時,人事單位應知會檔案管理
    單位,如有借調檔案,應將所借之案卷全數歸還後始准離(調)
    職。
二十六、依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,其應備函載明法律依據
    、調用目的及調用期間,再由本學校業務承辦人員依來函簽辦,
    經校長核准後,向檔管單位辦理調卷。
二十七、依法有權調用檔案之機關如未函知調用期限時,其調用期限由各
    學校自行訂定,但以不逾一年為原則。屆期限時,檔管單位應告
    知承辦人員函文稽催調用機關歸還或辦理續借。
二十八、檔管單位應每年辦理檔案清理。
二十九、機密檔案未經解密,不得銷毀。
三十、對已屆保存年限之檔案應為下列處置,始得辦理銷毀:
   (一)檔管單位製作檔案銷毀目錄,送會各相關業務單位確認。
   (二)業務單位認為有延長保存年限之必要者,應簽註延長年限及理
     由。
   (三)經業務單位確認後,檔管單位訂定銷毀計畫連同銷毀目錄,陳
     報校長核可後辦理銷毀。
三十一、已銷毀檔案之目錄,應併同核准銷毀文件永久保存。
三十二、銷毀檔案,應會同該校協辦政風派員監督辦理。
三十三、會計憑證、帳簿、報告及重要備查簿之銷毀,應先依會計法規定
    辦理。
三十四、各學校得將自身檔案管理情況列入考評,依成效辦理獎懲。
三十五、違反第七點、第十七點第三款或第二十四點規定,無正當理由者
    ,應送各學校考績委員會會議議處。