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一、依據：依檔案法第十七條至二十一條、機關檔案管理作業手冊第二十
一章、政府資訊公開法、行政程序法第四十六條規定。 |
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二、目的：為滿足民眾知的權利，提供民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之
開放應用服務。 |
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三、適用範圍：本局依程序完成歸檔之機關檔案。 |
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四、本局檔案應用准駁依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行
政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。 |
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五、申請人填寫檔案應用申請書（如附表一）或以書面載明下列事項，親
自持送或郵寄向本局申請，申請書應載明下列事項：
(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件
字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事
務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住
（居）所。
(二)有代理人者，其姓名、與申請人之關係、出生年月日、電話、住
（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任
書；如係法定代理者，檢具相關證明文件影本，並敘明其關係。
(三)檔號、文（編）號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之
資訊。
(四)申請項目。
(五)申請目的。
(六)有使用檔案原件之必要者，其事由。
(七)申請日期。 |
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六、本局收受申請書後由總收文收件編號，分文至業務單位辦理。 |
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七、申請審核及回覆：
(一)業務單位承辦人收到檔案應用申請書，檢查申請書所填檔案資料
是否正確，如有誤繕應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要
旨相關資料。
(二)業務單位承辦人審查檔案應用申請書是否符合規定，如有不符規
定程式或資料不全者，應通知申請人於七日內補正，逾期不補正
或不能補正者，得駁回其申請。
(三)業務單位承辦人審查申請案時，應依機關檔案管理作業手冊檢調
作業規定，總局向秘書室文書股，分局向服務行政股檔案管理人
員調案，供准駁之參考。
(四)業務單位承辦人應就檔案內容得否提供應用先予審查，填寫檔案
應用申請審核表（附表二）陳核奉准後，並自受理日起（有不合
規定或資料不全者，自申請人補正之日起算）三十日內，將審核
結果檢附檔案應用審核表以書面函復申請人。
(五)業務單位函復申請人前來檔案應用或駁回申請時，應將公文附檔
案應用申請審核表抄送總局秘書室文書股，分局為服務行政股檔
案管理人員，並將審核駁回之檔案辦理歸還作業。
(六)本局提供檔案應用申請時，如檔案因修補、展覽、機關檢調或其
他原因暫無法提供時，應函復申請人，告知理由及得以提供應用
之時間。 |
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八、閱覽、抄錄或複製檔案時間及地點：
(一)開放時間：週一至週五，上午九時至十二時，下午一時至四時，
國定及例假日不開放。
(二)閱覽室地點：總局設置於四樓秘書室文書股辦公室內。
大溪分局設置於二樓辦公室內。
中壢分局設置於三樓辦公室內。
楊梅分局設置於一樓辦公室內。 |
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九、準備檔案：
(一)申請核准案件，業務單位承辦人應就核准應用項目於檔案應用約
定日期前備妥檔案。除申請應用檔案原件經核准者外，應以提供
複製品為原則。
(二)業務單位承辦人應檢查檔案是否有限制公開情形，如僅其中一部
分有應限制公開或提供，應採「分離原則」，去除不得公開部分
，就其他部分公開或提供之，檔案可拆卷者，將不宜公開部分抽
離後提供應用，檔案不可拆卷者，將不宜公開部分適當隱藏或遮
蓋後影印提供應用，並於檔案應用簽收單註記檔案部分抽離或遮
蓋情形及告知申請人。
(三)業務單位承辦人應將備妥之檔案併同申請書影本、檔案應用簽收
單（附表三）放置一處待用。 |
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十、申請人至本局閱覽、抄錄或複製檔案時，應檢具證明文件：
(一)申請人為個人：個人身分證、駕照或護照正本。
(二)法人或其他設有管理人、代表人之團體：檢具登記或設立之證明
及管理人、代表人之證明文件。
(三)代理人應加附授權書或委任書正本，代理人之個人身分證、駕照
或護照正本。 |
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十一、檔案應用時：
(一)申請人於約定日至各業務承辦單位，出示審核通知函及身分證
明文件予業務單位承辦人員，經其確認並於閱覽室使用登記單
（附表四）完成登記後，並陪同至閱覽室，業務單位承辦人員
將檔案交付申請人應用後，申請人於檔案應用簽收單簽名。
(二)申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持資料之完整，不得有下
列之情形，否則應停止其閱覽、抄錄或複製檔案；其涉及刑事
責任者，移送桃園地方法院檢察署偵辦。
1、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2、拆散已裝訂完成之檔案。
3、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
(三)因應用檔案知悉之檔案內容，應依相關法規保護規定使用之。
(四)檔案應用完畢，業務單位承辦人應當場檢視歸還檔案之完整性
並點收無訛後，於檔案應用簽收單做還卷註記，若有汙損、破
壞等情形，於備註欄註記，並依本點第二項及相關規定辦理。
(五)業務單位承辦人依收費標準換算繳費金額填寫於檔案應用簽收
單下方，一聯交申請人，陪同申請人至總局秘書室庶務股，分
局至服務行政股出納人員處繳費。
(六)檔案應用若申請人僅申請複製時，本局提供郵寄服務，通知申
請人於五日內將費用以現金袋或郵政匯票寄至本局後，本局再
予複製檔案並寄出。 |
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十二、檔案應用應於當日執行完畢，業務單位承辦人應於調案期限內辦理
歸還，同時附上檔案應用簽收單影本，如未能於當日應用完畢者，
業務單位承辦人於檔案應用簽收單註記應用情形，辦理還卷後，另
日再行調閱。 |
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十三、檔案應用時，對有拆卷、隱藏或遮蓋之檔案，業務單位承辦人於還
卷前，應先將檔案整理復原後再辦理歸還。 |
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十四、檔案管理人員應配合辦理事項：
一、配合業務單位調檔申請。
二、檔案閱覽地點清潔及維護，包含攝影機、影印機、電腦、鉛筆
、桌椅、老花眼鏡等設備用品。
三、提供檔案應用申請書、檔案應用簽收單、閱覽室使用登記單。
四、點收檔案應用歸還之檔案及檔案應用簽收單影本。
五、將業務單位函復公文抄本（含檔案應用審核表）及檔案應用簽
收單影本裝訂統計。 |
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十五、出納人員依「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收費，並開立收據，收
費名稱為「檔案應用服務費」。 |
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十六、收費標準：依國家發展委員會檔案管理局所定之「檔案閱覽抄錄複
製收費標準」收費。 |
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十七、相關規定及申請書：本局檔案開放應用作業相關規定、申請書置於
本局網站 （http：//tytax.tycg.gov.tw），提供民眾參閱，申請
書請自行下載列印或至本局索取。 |