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壹、依據：
一、檔案庫房設施基準。
二、機關檔案保管作業要點。
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貳、檔案庫房門禁管理：
本局檔案庫房採單一出入口門禁管制方式管理。
一、總局：
(一)4樓-第1庫房、後棟2樓-第2庫房、後棟4樓-第3庫房。
(二)第1庫房以磁卡管制進出，僅檔案管理人員有使用權限，門
口設有監視器。
(三)後棟1樓設有保全，須持該處保全卡才能解除設定，第2、
第3庫房門以磁卡進出（配有鑰匙不上鎖），門口設有監視
器。
(四)庫房鑰匙、保全卡及磁卡由檔案管理人員妥善保管。
二、中壢分局、楊梅分局、大溪分局：
(一)中壢分局3樓、楊梅分局地下室、大溪分局2樓均有保全設
定，檔案庫房門以鑰匙上鎖。
(二)庫房鑰匙由檔案管理人員妥善保管。
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參、檔案庫房維護：
一、檔案庫房內嚴禁下列行為：
(一)使用或存放易燃、易爆物品。
(二)吸菸、飲食、儲存食物或堆置雜物。
(三)植養生物。
(四)攜帶背包或手提袋。
(五)未經許可攝影拍照或私自攜出檔案。
(六)破壞檔案或變更檔案內容。
二、檔案管理人員應每日進行庫房例行檢查工作，其事項包括：
(一)門禁管制系統、空調、除濕機、空氣清淨機、消防安全設備
(滅火器)、照明設備、緊急照明設備、防潮箱、庫房門窗及
通訊設施是否正常運作，並於「檔案庫房設施檢查紀錄單」
（附件1）記錄之。
(二)注意庫房之空氣品質狀況，檢視庫房溫度溼度記錄儀是否正
常，溫溼度是否符合標準(依檔案庫房設施基準，庫房內溫
溼度應保持溫度27℃以下，溼度60%以下)，並於「檔案庫房
溫溼度紀錄單」(附件2)記錄之。
(三)監視錄影設備運轉是否正常。
(四)庫房環境及檔案架、櫃或通道上有否堆置雜物。
(五)每日下班前，應確實檢查庫房之門、窗已上鎖，防盜、保全
系統正常運作，並將庫房鑰匙、磁卡、保全卡等妥適保管。
三、庫房維護除每日例行工作外，應進行下列查檢事項：
(一)庫房應每月定期清潔整理，使用吸塵器或擰乾之抹布擦拭檔
案架、櫃。
(二)庫房應進行蟲鼠黴菌防治處理，並不定期施以消毒，但應注
意避免損害檔案並符合環保規定。
(三)定期更換空氣清淨機所使用之濾網。
(四)如有大雨特報或颱風警報，應作防災準備，例如注意周圍排
水口保持暢通、緊閉門窗等處理。
(五)大雨或颱風後，應立即檢查庫房內外、周圍地面是否積水，
並檢查牆壁、天花板是否有滲水跡象。
(六)遇天災或人為破壞時，應及時拍照並記錄現場狀況。
四、發現損毀或庫房設施有異常狀況，如溫溼度異常、跳電等，檔案
管理人員應即通知相關單位修復，並將修復情形記錄於「檔案庫
房設施維護紀錄單」(附件3)。
五、檔案之蟲菌害防治：
(一)庫房窗戶一律不得打開，室內收藏櫃勿與天花板及牆壁密接
。
(二)定期檢視檔案狀況及進行環境偵測並作成紀錄，利用黏蟲紙
等誘捕器捕捉並隨時追蹤各種昆蟲入侵或菌害跡象。
(三)檔案已遭蟲害或菌害，即進行除蟲、殺菌處理。
(四)環境及檔案狀況恢復，並對重要檔案進行修補。 |
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肆、保養及維護：
庫房設施應按下列規定進行定期保養維護：
一、保養維護設施或項目，包括門禁、通訊系統、空調設備、消防安
全設備、電路系統、電器設備及各項儀器等。
二、檔案管理人員應陪同專業維修人員或廠商進行各項系統、設備或
儀器之檢修、保養與校驗，並將檢查結果記錄於「檔案庫房設施
維護紀錄單」。
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伍、人員進出管制：
一、人員進出除檔案管理人員外，非經許可不得進入。
二、檔案管理單位以外人員因業務需要須進入檔案庫房時，應先經檔
案管理主管同意後，會同檔案管理人員進入。
三、承包庫房維修之廠商，應依合約規定時間由檔案管理人員陪同進
入。維修人員處理庫房設施緊急狀況時，檔案管理人員應陪同進
入庫房。
四、檔案管理單位以外人員進入庫房時，檔案管理人員應確實管制，
並於「人員進出檔案庫房紀錄單」(附件4)記錄人員進入庫房之
時間及辦理事項。
五、進入庫房人員應遵守本局所定庫房禁止行為，違反規定時，檔案
管理人員應予制止。
六、檔案管理單位以外之人員離開庫房前，檔案管理人員應切實檢查
有無攜出檔案之狀況並檢查門窗、保全、監視等設備是否正常，
並於「人員進出庫房紀錄單」記錄人員離開之時間。
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陸、各項紀錄單應分別按年裝訂成冊，保管5年。
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柒、檔案庫房交接：
檔案管理人員職務異動時，應將下列物品及事項辦理完成交接手續：
一、檔案數量及保管狀況概述。
二、掌理業務範圍及相關設施。
三、庫房管理相關簿冊。
四、庫房鑰匙等庫房出入管理器具。
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捌、本要點簽奉 核准後實施，修正時亦同。
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