|
一、目的：為加強公文處理暨流程管理情形，避免公文積壓，導正公文處
理偏差情事，提升公文處理效能和落實公文管考制度。 |
|
二、檢核對象：本局所屬各單位。 |
|
三、檢核小組：
(一)組成公文品質檢核小組（以下簡稱檢核小組），就各單位公文收
發作業、公文登錄、公文管制、公文格式、公文品質、公文時效
等分項進行檢核評分，並提出審查意見（含優缺點及建議事項）
。
(二)檢核小組成員：由主任秘書擔任召集人，綜理及督導小組業務；
由服務科科長、秘書、稽核、秘書室主任、文書股股長，擔任檢
核人員或依需要遴聘具行政經驗之專家學者參與檢核；主辧稽核
或秘書負責公文檢核綜合業務，服務科研考承辦員就應改進事項
進行列管。 |
|
四、檢核時間及方式：
(一)定期公文檢核：
1、服務科每月應定期實施公文時效管考、線上簽核目標達成率
統計，針對逾期、先存後辦等公文送請單位主管進行調卷分
析，並將相關報表及資料於每月十日前提交桃園市政府研究
發展考核委員會（以下簡稱研考會），研考會得實地查證、
核對資料。
2、檢核小組每年於一月、五月及九月分別就前一年度九至十二
月、當年度一至四月及五至八月之不同性質別公文（含四層
決行公文），請各單位事先調閱，供檢核小組辦理公文檢核
。每次檢核公文總數以不少於二十五件及不逾四十件為原則
（至少含八件人民申請案件）。
3、受檢公文需以「公文檢核表」評分，檢核時間於市府所訂公
文績效評核計畫規定之公文檢核辦理時間內者，檢核結果經
局長核准日起一個月內將「公文檢核表」造冊，併一般公文
檢核成績最高分與最低分、人民申請案件任一件之全案公文
影本，提送研考會。
4、為呈現辦理成效，於每年十月三十一日前將「公文績效自評
表」併相關佐證資料（逾期案件查處分析、輔導與教育訓練
等）提送研考會。
(二)不定期公文檢核：
1、檢核小組得視定期公文檢核績效情形，進行不定期公文檢核
，如檢核時間於市府所訂公文績效評核實施計畫規定之公文
檢核辦理時間內，依前款第3目規定辦理提送研考會事宜。
2、配合市府不定期調卷抽檢或實地查檢，依研考會通知提供受
檢公文。 |
|
五、檢核重點：
(一)公文性質（或次性質）登錄錯誤（如將人民申請或陳情案件於公
文管理系統中誤登為一般公文），或逕收來文未依規定加蓋收文
日期編號或條碼，影響公文分類管制與時效統計者。
(二)公文一再改分、移文致明顯延誤辦理時效者。
(三)公文格式、結構、用語等內容正確性。
(四)應函復之公文，存查未函復；或先辦理存查嗣後另創文號發文；
或將原來文號積壓並另創文號發文後再將原來文號存查銷案，規
避管考稽催或降低發文使用日數者。
(五)無故積壓公文情形嚴重者，如會議、會勘、稽查完成後未即時簽
辦會議、會勘、稽查紀錄等。
(六)預計不能依限辦結之公文依規定辦理展期或專案管制並如期辦理
，且展期申請資料完整。
(七)專案管制案件、人民申請案件、陳情案件以「案」為單位實施全
程管制。
(八)依據本局「文書流程管理作業要點」相關規定扣除申請人退補件
時間後，整體公文辦理天數仍逾越「桃園市政府及所屬機關人民
申請案件項目暨期限彙編」公告之限辦天數者。 |
|
六、檢核項目：依據市府所訂公文績效評核實施計畫評核項目辦理。 |
|
七、檢核成果：
(一)檢核人員於檢核後十日內提出檢核結果。
(二)檢核成績依檢核評分表各項受檢項目計算，依檢核成績排列名次
公告，評定成績等第如下：
1、優等：總成績達九十分以上者。
2、甲等：總成績八十分以上未達九十分者。
3、乙等：總成績七十分以上未達八十分者。
4、丙等：總成績未達七十分者。
(三)檢核結果公文處理缺失輕微者予以錄案，作為下次檢核優先調卷
之參考。
(四)檢核結果公文處理缺失情節重大，致人民權益受損、浪費公帑，
或影響本機關行政效率者，另案簽處。
(五)公文品質檢核成果及檢查人員所提出應改進事項，經簽報後張貼
於內網電子公布欄周知，引以為鑑。
(六)檢核人員所提出之應改進事項，受檢單位應於列管限期內回復。 |
|
八、逾限辦理案件，其相關責任人員依桃園市政府文書流程管理作業要點
之「公文處理時限暨逾限懲處標準表」規定辦理懲處。 |
|
九、本作業要點未規定者，依其他有關法令之規定辦理。 |