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壹、依據：檔案法第2條第2款及檔案法施行細則第2條規定辦理。
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貳、目的：為蒐集本局處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料等具保存
價值者，得歸檔集中保管，以發揮檔案功能，達妥適保存與開放應用
之目的。
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參、公務紀錄定義：各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資
料及其附件，包括處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件
，如文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料
等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。
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肆、作業時間：視需要辦理。
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伍、作業單位：本局秘書室文書股主辦，各科室配合提供資料。
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陸、蒐集公務紀錄資料範圍：
一、審酌符合下列事項之資料，就存置於各科室足提供本機關內外部
使用之檔案，辦理歸檔。
(一)本局歷史沿革、歷屆處長、局長移交相關清冊及照片。
(二)機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。
(三)具保障個人、團體或政府機關法定權益者。
(四)具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。
(五)具學術研究參考者。
(六)具影響國家、地方發展及社會公益者。
(七)具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。
(八)重大政策或措施：重要政策或公布統計數據等影響層面較廣
或易引起外界關注事項。
(九)重要活動：
1、參加或舉辦重要國際會議。
2、重要記者會。
3、大型宣導活動。
(十)陳情、抗爭或其他重要事件：
1、陳情、抗爭事件。
2、媒體報導 (含剪報) 。
3、其他事件：各科室依狀況回報。
二、資料產生時間：自本局成立（民國39年）迄今。
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柒、作業方式：
一、秘書室文書股公告蒐集前列有價值之公務紀錄資料。
二、各科室、三分局隨時提供。
三、蒐集完成後由秘書室初步審核符合規範者，彙整後填列蒐集公務
紀錄資料成果表（如附件）及公務資料簽奉核可後辦理歸檔。
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捌、本作業規範簽奉 核准後實施，修正時亦同。
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