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一、桃園市政府（以下簡稱本府）民政局（以下簡稱本局）為本局所屬機
關會計檔案(以下簡稱會計檔案)之銷毀建立一致性規範，依據會計法
及其他相關規定訂定本注意事項。
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二、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查
簿等。
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三、會計檔案自總決算公布日起算 10 年後，經本局與審計部桃園市審計
處（以下簡稱審計處）及檔案管理局等相關機關之同意，得予銷毀。
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四、本局所屬各機關會計檔案之銷毀，應依下列程序辦理（如附件 1 流
程圖）：
（一）編製銷毀清冊 2 份（如附件 2 格式）並報送本局會計室同
意後，由本局函轉審計處。
（二）經審計處函復同意銷毀後，由本局會計室將審計處同意銷毀公
文函轉申請機關。
（三）申請機關接獲同意銷毀函後，制定銷毀計畫、銷毀之檔案目錄
（如附件 3 格式）及檢附本局及審計處銷毀同意函影本，陳
報本局秘書室審核後，函轉文化局檢選並核轉本府秘書處送檔
案管理局。
（四）經檔案管理局函復同意銷毀後，自行依規定擇期辦理銷毀作業
。
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五、檔案銷毀目錄倂同核准文件，應永久保存並列入交代。 |
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六、會計檔案遇有遺失、損毀，報本局函轉審計處審核之公文應敘明事項
如下：
（一）會計檔案遺失、損毀原因。
（二）會計檔案保管人員有無過失。
（三）對於公款是否遭受損害。
（四）依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、會計報告、帳簿
及重要備查簿等會計檔案清冊。
（五）檢附相關文件或照片等。
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