法規內容:
壹、目的:為加強公文處理暨流程管理情形,避免公文積壓,導正公文處
理偏差情事,提升公文處理效能和落實公文管考制度。
貳、檢核對象:本局所屬各單位。
參、檢核小組:
一、組成公文品質檢核小組(以下簡稱檢核小組),就各單位公文收
發作業、公文登錄、公文管制、公文格式、公文品質、公文時效
等分項進行檢核評分,並提出審查意見(含優缺點及建議事項)
。
二、檢核小組成員:由主任秘書擔任召集人,綜理及督導小組業務;
由服務科科長、稽核、秘書室主任、文書股股長,擔任檢核人員
或依需要遴聘具行政經驗之專家學者參與檢核;服務科研考承辦
員為幹事。
肆、檢核時間及方式:
一、本局應每月定期及每年不定期辦理公文檢核。
(一)定期公文檢核:
服務科每月應定期實施公文時效管考、線上簽核目標達成率統計
,針對逾期、先存後辦等公文送請單位主管進行調卷分析,並將
相關報表及資料於每月10日前提交桃園市政府研究發展考核委員
會(以下簡稱研考會),研考會得實地查證、核對資料。
(二)不定期公文檢核:
1、檢核小組每半年至少辦理一次不定期公文檢核,總抽檢件數
不得低於市府公文前一年度檢核總抽檢件數,即服務科應於
每年1月、4月、7月及10月分別就上年度10-12月當年度1-3月
、當年度4-6月、當年度7-9月之不同性質別公文(含四層決
行公文)抽樣,並請各單位事先調閱,供檢核小組檢查。每
次檢核公文總數以不逾40件為原則。
2、服務科應將本年度之上半年及下半年之檢核成果分別於7月15
日前及次年度1月15日前送交研考會。
伍、檢核重點:
一、公文性質(或次性質)登錄錯誤(如將人民申請或陳情案件於公
文管理系統中誤登為一般公文),或逕收來文未依規定加蓋收文
日期編號或條碼,影響公文分類管制與時效統計者。
二、公文一再改分、移文致明顯延誤辦理時效者。
三、公文格式、結構、用語等內容正確性。
四、應函復之公文,存查未函復;或先辦理存查嗣後另創文號發文;
或將原來文號積壓並另創文號發文後再將原來文號存查銷案,規
避管考稽催或降低發文使用日數者。
五、無故積壓公文情形嚴重者,如會議、會勘、稽查完成後未即時簽
辦會議、會勘、稽查紀錄等。
六、預計不能依限辦結之公文依規定辦理展期或專案管制並如期辦理
,且展期申請資料完整。
七、專案管制案件、人民申請案件、陳情案件以「案」為單位實施全
程管制。
八、依據本局「文書流程管理作業要點」相關規定扣除申請人退補件
時間後,整體公文辦理天數仍逾越「桃園市政府及所屬機關人民
申請案件項目暨期限彙編」公告之限辦天數者。
陸、檢核項目:同市府發布之提升公文品質檢核評分表。
柒、檢核成果:
一、檢核人員於檢核後10日內提出檢核結果。
二、檢核成績依檢核評分表各項受檢項目計算,依檢核成績排列名次
公告,評定成績等第如下:
(一)優等:總成績達九十分以上者。
(二)甲等:總成績八十分以上未達九十分者。
(三)乙等:總成績七十分以上未達八十分者。
(四)丙等:總成績六十分以上未達七十分者。
(五)丁等:總成績未達六十分者。
三、檢核結果公文處理缺失輕微者予以錄案,作為下次檢核優先調卷
之參考。
四、檢核結果公文處理缺失情節重大,致人民權益受損、浪費公帑,
或影響本機關行政效率者,另案簽處。
五、公文品質檢核成果及檢查人員所提出應改進事項,經簽報後張貼
於內網電子公布欄周知,引以為鑑。
六、檢核人員所提出之應改進事項,受檢單位應於列管限期內回復。
捌、逾限辦理案件,其相關責任人員依桃園市政府文書流程管理作業要點
之「公文處理時限暨逾限懲處標準表」規定辦理懲處。
玖、本作業要點未規定者,依其他有關法令之規定辦理。