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一、桃園市政府(以下簡稱本府),為加強本府各一級機關(含所屬機關
)及各區公所公文處理效能,透過平時與年度檢核作業,以提升施政
效能及市民滿意度,特訂定本要點。
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二、本要點檢核對象為本府各一級機關及各區公所。但本府認為有必要時
,得將一級機關所屬機關納入年度檢核。
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三、本府各一級機關所屬機關之公文檢核及獎懲,得由各一級機關參照本
要點規定辦理,其檢核結果應報本府研究發展考核委員會(以下簡稱
研考會)備查。
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四、本府各一級機關及各區公所之公文,從收文(或創簽稿)至發文(存查)
、歸檔,全程列入檢核,包含總收、總發文件,或機關收文、發文、
創簽、創稿(或存查)均應列入檢核。
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五、本要點檢核期間分為下列三種:
(一)平時檢核:由本府各一級機關及各區公所每月定期及不定期辦理
公文檢核。
(二)年度檢核:由本府於每年下半年執行前一年度七月一日至當年度
六月三十日之公文年度檢核作業。
(三)不定期檢核:由研考會視各機關公文時效統計資料及因應實際需
要,對各機關隨時進行查核。
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六、本要點檢核方式分為平時檢核及年度檢核:
(一)平時檢核:
1、定期公文檢核:本府各一級機關及各區公所每月應定期實施公
文時效管考、線上簽核目標達成率統計,針對逾期、先存後辦
等公文進行調卷分析,並將相關報表及資料,於每月十日前提
交研考會,研考會得實地查證、核對資料或請各一級機關或區
公所派員說明,一級機關得要求所屬機關按月送交公文月報表
落實督考。
2、不定期公文檢核:本府各一級機關及各區公所每半年至少辦理
一次不定期公文檢核,並應於次年度一月十五日前將辦理情形
相關資料送交研考會。其公文抽檢方式,得參照第二款第二目
規定辦理或自訂抽檢方式,惟自訂公文總抽檢件數不得低於本
府公文年度檢核總抽檢件數。
(二)年度檢核:
本府為辦理年度檢核,應組成公文檢核小組,由本府秘書長擔任
召集人,研考會主任委員擔任副召集人,並擇選本府各機關副首
長以上人員或聘請專家學者或具實際行政經驗者五人至九人擔任
委員,其檢核之方式及項目如下:
1、受檢分組:依各機關公文業務量及屬性分組辦理檢核。
2、公文抽檢:各機關受檢公文總抽檢件數以二十件為原則,其中
一般公文占總量百分之六十,人民陳情案件、人民申請案件各
占百分之二十。若人民陳情或人民申請案件數不足時,不足之
件數,以該二類公文優先替換抽檢,仍不足時,得改抽檢一般
公文案件。其他類別公文,則視需要額外抽檢之,惟僅作當年
度檢核參考,不採計分數。
3、各機關(研考會除外)受檢公文由研考會進行抽樣後,通知各
機關調檔;研考會受檢公文則由本府一層長官進行抽樣後,由
研考會自行調檔,以提供檢核。
4、檢核重點項目及評分標準,依「桃園市政府公文品質檢核評分
表」(如附件一)。
5、未使用本府公文系統之機關,研考會得增加抽檢件數。
前項第二款之委員對於其所屬機關之年度檢核作業,應予迴避。
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七、受檢機關公文品質檢核成績,依「桃園市政府公文品質檢核年度總成
績計分表」(如附件二)所列方式計算。
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八、本府研考會應依公文品質檢核年度總成績結果,簽會人事處,經本府
秘書長以上層級長官核定辦理獎懲。
前項獎懲對象為機關正副首長、文書及業務單位主管、研考人員、承
辦人員及與文書處理有關人員,其獎懲額度如下,並以五人為限:
(一)優等:總成績達九十分以上者,記嘉獎二次。
(二)甲等:總成績八十分以上未達九十分者,記嘉獎一次。
(三)乙等:總成績七十分以上未達八十分者,不予獎懲。
(四)丙等:總成績六十分以上未達七十分者,記申誡一次。
(五)丁等:總成績未達六十分者,記申誡二次。
各機關年度總成績結果經核定優等者,下一年度平時檢核得免辦理不
定期公文檢核。
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九、本要點未規定者,依其他相關法令之規定。 |