十一、公文製作一般原則如下：
(一)文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第
八條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：
1、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內
容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
2、清晰：文義清楚、肯定。
3、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。
4、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時
間內完成。
5、整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。
6、一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應
力求一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。
7、完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度
、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法
，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，
構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。
(二)擬稿注意事項如下：
1、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，
所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者
等，均應避免。
2、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須
提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。
3、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條
文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。
4、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係
重要者，請以括弧加註原文，以資對照。
5、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者
抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如
何辦理」等空言敷衍。
6、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數
文答復。
7、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」、「鈞
」等應改為「○○」、「本」或「該」等。
8、簽宜載明年月日及單位。
9、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字
號，俾便查考。
10、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文
。
11、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由
左至右依序排列。
12、字跡力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋
職名章。
13、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙
，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體
，以資醒目。
14、文稿有二頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋(印)騎縫章
或職名章，同時依文件產生日期先後順序，晚者在上，早
者在下，依序於各頁右下角編寫頁碼；但文件為雙面書寫
或列印者，其背面頁碼於左下角為之，並統一以阿拉伯數
字1，2，3...編寫，並於首頁編寫總頁數，先編本文，續
編附件，簽稿併陳者，以簽為上，稿為下編寫。
15、文稿之數字書寫參考附錄五公文書橫式書寫數字使用原則
。
(三)分段要領如下：
1、主旨：
(1)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要
。
(2)主旨不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。
2、說明：
(1)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無
法於主旨內容納時，用本段說明。
(2)如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項條列，
應另列縮格書寫。
3、辦法：
(1)向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段
列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求
」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
(2)其分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為
附件。
4、主旨、說明、辦法三段，得靈活運用，可用一段完成者，
不須以二段、三段為之。
(四)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
1、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，
(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)
、(３)；但其中“( )”以半型為之（格式如附件三）。
2、內文：
(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之
。
(2)阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號
應以半形為之。
(五)文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、
副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公
文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印
信或章戳，並應附加電子簽章。抄本（件）及譯本，不須加蓋
印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示
「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。