| 參、收文處理 |
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十六、文書收發文之一般規定如下：
(一)各機關文書收發文作業應指定適當人員擔任之。
(二)各機關文書收發文之區分：
1、府總收發文。
2、機關收發文。
(三)收發文人員如有調動，應將業務有關事項，詳細交代繼任人員
。
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十七、簽收應注意事項如下：
(一)收文人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先將送件人
所持之送文簿或清單逐一查對點收，並就原簿、單，註明收到
時間蓋戳退還；如無送文簿、單，應填給收據回執單。機關如
未設機關收文者，應指定專人辦理。
(二)收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面會同
送件人於送件簿、單上，註明破損，並得退還或拒收。
(三)電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、
確認發文機關及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改，於檢視來
文無誤後，應按分文程序辦理；如發現來文有誤送或疏漏時，
應即通知發文機關另為處理。
(四)接收傳真公文時，應依機關公文傳真作業辦法之規定程序辦理
收文登錄；傳真之公文非普通紙印出者，應先經影印後，再作
收文處理。
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十八、拆驗應注意事項如下：
(一)應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。
(二)一封內如有來文二件以上者，應逐一登錄其件數及文號。
(三)收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密件或書
明親啟字樣之文件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密件
處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點驗來文及附件
名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原封套保留註明
外，應以電話或書面向原發文機關查詢。
(四)查對附件，應對照來文逐件清點、登錄，其手續如下：
1、附件應加整理，附於原文之後。
2、附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送承辦
機關（單位）點收保管，並於文內右上角簽章證明。
3、附件與公文以不分離為原則，由收文人員裝訂於文後隨文
附送；附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後。若附件
無法附於文後者，應於公文上加註，另行遞送或通知承辦
機關（單位）領取。
4、附件未到或先到者，應於公文或附件上註明，俟附件或公
文到齊後再分辦；公文如為急要文件，可先送承辦機關（
單位）簽辦。其附件不齊全、漏檢或逾正常時間未寄到時
，應速洽詢，並得加附文件退回通知單，原件退還原發文
機關。
(五)如檢視原發文日期與送達日期或封套郵戳日期有疑義時，應於
文面註明收到日期，並向原發文機關查詢。
(六)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等，且有封套
者，其封套應釘附於文後，並於文內上方角落蓋「信封隨附、
郵戳完整」之章戳以備查考；郵寄公文之封套所貼郵票，不得
剪除。其餘文件已拆之封套，應彙齊包紮並註明日期，保存至
少六個月以備查考。
(七)來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性者得代為轉送
，並通知原發文機關，且應於公文退件簿（單）中註明。
(八)封面未標明機密字樣，拆封後如發現其內容有保密必要，應作
機密文件處理。
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十九、分文應注意事項如下：
(一)收文人員收到來文經拆驗後，應彙送分文人員辦理分文。如係
電子交換、傳真、電報或外文文電，應按程序收文分辦。
(二)分文人員應視公文之時間性、重要性，依機關之組織與職掌，
認定承辦機關（單位），如為電子公文，逕於公文管理系統線
上分文，如為紙本公文，應於適當位置加蓋機關（單位）戳後
，依序迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，
應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。有列管必要者，亦應加
蓋戳記於登錄後送研考機關（單位）或人員列管。
(三)來文內容涉及二個機關（單位）以上者，應以來文所敘業務較
多或首項業務之主辦機關（單位）為主辦機關（單位），於收
辦後再行會辦或協調分辦。
(四)文件以本府為受文者，由府總收文負責收文登錄。以本府所屬
機關為受文者，由本府所屬機關收文登錄。府總收文分文以分
至本府所屬一級機關為限。
(五)對於本府府總收文分送之文件，各承辦機關不得拒收，如認為
非屬本機關承辦者，應於本府公文建議改分單敘明理由，並依
下列規定辦理改分：
1、第一次改分：承辦機關收受文件，認為非屬該機關承辦者
，應敘明理由經機關主任秘書以上層級核閱後，由機關收
發於工作時間四小時內退回總收文人員改分。
2、第二次改分：第一次改分後，受改分之機關認為非屬該機
關承辦者，應敘明理由經機關主任秘書以上層級核閱後，
由機關收發於工作時間四小時內退回總收文。
3、第三次改分：經二次改分後，仍有爭議，由總收文簽請秘
書長或秘書長指定之人員裁定。
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二十、編號、登錄應注意事項如下：
(一)來文完成分文手續後，即在紙本來文正面右下方標示收文日期
及編號，或黏貼文號條碼，並將來文機關、文號、附件及主旨
摘要登錄於公文系統，機密文件得註明「密不錄由」；急要公
文應提前編號登錄分送。
(二)本府公文條碼以貼於公文右下方空白處為原則，不得遮蓋公文
內容、印信、職章、簽署或其他重要事項；必要時，得貼於其
他空白處。
(三)收文登記簿（表）之格式，得視機關實際之需要自行製作。
(四)（總）收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長更動時，
其編號仍應持續，不另更換。
(五)每日下班二小時前送達收文人員之文件，應於當日編號登錄分
送承辦機關（單位）。至前開時間後所收之文件，仍應登錄當
日收文日期及文號。
(六)機密件應由機關首長指定之處理人員提取(總)收文號填入該文
件，並在公文系統主旨欄內註明密不錄由。
(七)承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後
要求補辦收文手續時，須經收文機關主任秘書以上人員決行後
，送總收文補辦收文手續，仍應沿用原收文日期及原收文號。
(八)電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應收文登錄，並將相關
電子檔與收文號連結。
(九)未經編號之收文，應送收文補辦編號登記，再行處理。
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二十一、傳遞應注意事項如下：
(一)在機關內傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要文件或附有
大量現金、高額有價證券及貴重物品之公文，應由承辦人員
親自持送。
(二)內部傳遞文件以下列各種為限：
1、各機關本於職權所訂定之內部文件。
2、文書單位收受之外來文件。
3、各主辦單位間核擬核會之文件。
4、經辦結外發之文件。
5、機關首長交辦之文件。
(三)文件之遞送除急要文件應隨到隨送外，普通件以每日上下午
分批遞送為原則。
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二十二、機關收發應注意事項如下：
(一)各機關應視業務需要，指定專人擔任收發，並與文書主管機
關及公文稽催機關保持密切聯繫。
(二)機關收發人員收到文書主管機關送來之文件，經點收並登錄
後，立即依業務職掌分送承辦人員，如認為重要或分文發生
困難時，應先請示主管再送承辦人員。
(三)會辦之文件，受會機關應視同速件，並依收發文程序辦理。
(四)機關收文收到由府總收文人員送交之公文，經點驗清楚後，
應在簽收清單（簿）上蓋收文章戳，填寫收到月日時分退還
。
(五)經發文或核定存查之文件，應銷號。
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