二十六、承辦人員於辦稿時，應參考範例（見附錄六），分別填列下列事
項：
(一)文別：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。
(二)速別：係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質
，填列「最速件」、「速件」或「普通件」。
(三)密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」
、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註
記。如非機密件，則不必填列。
(四)附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。
(五)正本或副本：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示
；其地址非眾所周知者，應註明。機關內部得以加發「抄本
（件）」之方式處理。
(六)承辦單位：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。
(七)承辦人員：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明
辦稿之月日及時間。
(八)收文日期字號：於稿面適當位置列明，如數件併辦者，應將
各件之收文號一併填入（各件收文亦一併附於文稿之後）。
(九)分類號及保存年限：於稿面適當位置列明，並參照相關檔案
法規之規定填列。
(十)下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處予
以註明：
1、刊登電子公布欄、公報或通訊。
2、需張貼公布欄之公文，應註明張貼起迄時間。
3、有時間性之文件，指明繕印發出或送達時間。
4、會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。
5、發後補判或先發後會之註明。
6、指定寄遞方法或投遞人，並按公文內容、性質，選取電
子交換方式。承辦人應視公文內容及重要性在文稿上指
定郵寄類別，需以雙掛號或送達方式交寄，請填妥回執
聯或送達證書，隨文附送文書單位，俾利交寄。
7、指定公文收受人員或拆封之人員。
8、為提升公務溝通效率，承辦人員得於稿面適當位置述明
聯絡方式。
9、其他。
(十一)處理附件之注意事項：
1、附件應檢點清楚，隨稿附送。
2、附件有二種以上時，請分別標以附件一、附件二、……
。
3、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」
、「檢附」等字樣。
4、如需以原本發出，而原本僅一份時，應註明：「原本隨
文發出，抄本或影印本存卷」。
5、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時應書「附
電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並
註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。
6、發文附件宜儘量用電子文件，惟本文及附件檔案大小以
不超過行政院國家發展委員會頒文書及檔案管理電腦化
作業規範為限；附件數量龐大或無法附隨於本文檔時，
應於本文檔中敘明附件儲存位置或另置於共用附件下載
區。
7、附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件
請向承辦人員或某某洽取」字樣。
8、附件除隨文發出外，如尚有需要時，應註明「附件請多
繕00份，送○○○」。
9、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，應註明「文
先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼
，備於補送附件時註明。
10、附送各受文者之附件不同時，應分別裝訂並標示受文者
名稱。
11、行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但依法令
規定或經權責長官核准者，不在此限。
(十二)其他注意事項：
1、緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。
2、各機關如有請示案件，按其性質請主管單位研提意見。
3、簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，
除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤
條，以利查閱。
4、公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉發
者，以登載於電子公布欄為原則，附件以電子文件方式
處理，避免層層轉送。
5、登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響
，或需其有所作為者，可另以書函或結合電子目錄服務
之電子郵遞方式，告知前述訊息，以利其配合辦理。訊
息中需明確告知登載之位址及內容概要。
6、承辦人員對適宜長期對外宣告之公文或其相關附件資料
，應洽網站管理人員長期登載。
7、來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時
在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之
字句。