| 伍、發文處理 |
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三十四、繕印應注意事項如下：
(一)各機關文書單位之分繕人員收到判行待發之文稿，應注意稿
件之緩急並詳閱文稿上之批註後登錄交繕。
(二)分繕人員收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫，預
計無法依限辦妥者，應向承辦單位洽商改訂，並在稿面註明
，以明責任。
(三)凡機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕印。
(四)分配繕印之文件，應以當日繕印竣事為原則。
(五)繕印人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發現原稿有錯誤
或可疑之處時，應先請示主管或向承辦人員查詢洽請改正後
再行繕印。
(六)各機關對外行文，應一律使用統一規格之公文紙（格式如附
件七），其版面包括字型、字體大小及行距等，得參考政府
文書格式參考規範辦理。
(七)繕印人員對文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重
要之辭句不得因繕打錯誤而任意添註、塗改及挖補。
(八)繕印文件宜力求避免獨字成行，獨行成頁。遇有畸零字數或
單行時，宜儘量予以調整。
(九)繕印公文遇有未編訂發文字號之文稿，儘量先提取發文字號
。
(十)繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，
均應送請校對。
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三十五、校對應注意事項如下：
(一)公文繕印完畢後應由校對人員負責校對，校對人員應注意繕
印公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。
(二)機密及重要文件，應指定專人負責校對。
(三)校對人員發現繕印之文件有錯誤時，應退回改正；不影響全
文意旨者，得於改正後在改正處加蓋校對章；其電子檔須一
併改正。
(四)校對人員如發現原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，或機密文
書未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改正；
文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。
(五)公文校對完畢，應先檢查受文機關（單位）是否相符及附件
是否齊全後，於原稿註記校對人員章，並於登錄後送監印人
員蓋印。
(六)校對人員遇行文機關（單位）兼有電子交換及非電子交換之
文稿時，應於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內，
發文程序作業。
(七)行政獎懲令，除專案考績一次記二大功、一次記二大過獎懲
令，及年終（另予）考績考列丁等免職令維持現行紙本作業
方式外，其餘獎懲令、獎懲建議函採公文電子交換方式傳送
。
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三十六、蓋印及簽署應注意事項如下：
(一)各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層
主管判發者，不得蓋用印信。
(二)卸任首長任內判行文稿，如移交封印前未及發出者，應再提
陳新任首長核判。
(三)監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退送補判
或更正後再蓋印。
(四)監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：
1、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、
聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、
執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信
之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。
2、函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋
職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。
3、書函、開會通知單、會勘通知單、移文單及一般事務性
之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關條戳。
4、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應
由首長署名者，由代理人署名。機關首長因故不能視事
，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓
名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於
後，並加註代行二字。以上情形以發文當日首長在勤與
否為準。
5、會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長
職銜簽字章。
(五)一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處
用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。感謝狀、
獎狀等書狀之用印位置以蓋於下方中間、受證（受獎）日期
之上為原則。
(六)公文及原稿用紙在二頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫
章。
(七)附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規
定。依規定須蓋用印信之附件，應另備一份（或影本），於
內頁跨頁處壓妥承辦職名章，並依分層負責規定授權完成決
行，始可用印。附件需加蓋騎縫章者，亦同。另應於應用印
之附件上黏貼明顯見出標籤提示之。
(八)副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分
別標示「抄本（件）」或「譯本」。
(九)文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發
文單位辦理發文手續。
(十)不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋
用印信申請表」，其格式由機關自訂（本府「不辦文稿之文
件蓋用印信申請表」如附件十一），惟內容應包括申請人簽
章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日
期等項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。
(十一)監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件
，應予登錄並載明(發)文字號，申請表應妥為保存，以備
查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨
同印信專案移交。
(十二)監印人員對行文機關(單位)兼有電子交換及非電子交換之
文稿，應核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印
，並循發文程序作業。
(十三)公文以電子方式行之者，不蓋用印信或簽署。
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三十七、編號、登錄應注意事項如下：
(一)發文人員對待發之公文，應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、
附件不全或受文機關（單位）不符者應分別退還補辦。
(二)待發之文件，應按其性質依序編列發文字號及註明發文日期
，如係機密件或有時間性之文件，應分別標明。
(三)發文代字應冠以承辦單位之代字，承辦單位如為不固定機關
或軍事機構，得另以代字編定統一代號使用，此項代字均以
於每年開始預為編定為原則，以便統一使用。發文字號每年
更易一次，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續
不另更換。
(四)文號十一碼，前三碼為年度，中間七碼為流水號，最後一碼
為支號，其中支號係供作雙稿、多稿公文用。
(五)發文後之稿件，如承辦機關（單位）註明有先發後會或發後
補判者，應退還承辦機關（單位）自行處理。
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三十八、封發應注意事項如下：
(一)經編號待發之公文，應由專人負責複檢附件是否齊全，文與
封是否相符後再封固，並標明速別，登錄後遞送。
(二)同一受文機關之公文，除最速件得提前封發外，其餘普通件
得併封發出，並在封套（格式如附件八）上註明文號件數。
(三)機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記；機密件應
另加外封套，以重保密。
(四)發文附件應由發文人員隨文封發；如為現金、票據、有價證
券或貴重物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並
在封口加蓋經辦人員印章隨同公文送交發文人員辦理封發。
(五)凡體積較大數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註
明附件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件，該公文及
附件應同時付郵。
(六)陳情人公文裝封及郵寄注意事項：
1、受文者為陳情人之公文，為保密陳情人資料，由承辦人
在文稿加註領回自發，並經主管核章後將公文簽收領回
。
2、一律以雙封套裝封，內封套信封書寫承辦單位及文號，
外封套以不印機關名稱之信封，書寫陳情人真實姓名及
郵寄地址，由承辦人在信封指定郵寄種類，需保密者以
掛號寄出。
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三十九、送達或付郵應注意事項如下：
(一)公文之送達或付郵由機關指定人員辦理。
(二)送達公文及附件，除特殊情形經陳奉核准者外，應直接送達
受文之機關。
(三)交換傳遞之公文，應填具送文簿或公文傳遞清單按規定時間
、地點集中交換。
(四)傳送之公文，應填具送文簿或公文傳遞清單書明送出時間，
派專差送達。
(五)郵遞公文應依其性質分別填送郵遞清單付郵，郵資及收執應
另備登記表登錄，以為郵費報銷之依據。
(六)人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密件等均應以掛
號郵件寄發。
(七)機關內部各單位送發之文件，應以有關公務者為限，由機關
（單位）收發人員登錄送文簿或公文傳遞清單送交指定人員
遞送。
(八)送發之電報，由電務人員登錄後逕行送發。
(九)機關應隨時注意登錄有關機關及人員之通訊地址，以便文件
之投送。
(十)公文封發後，由承辦人員自送時，應由該承辦人員簽章，並
自行送達受文機關（單位）。
(十一)本府公文承辦人得依下列程序辦理領回公文（以下簡稱「自
領」）：
1、承辦人應於自領公文之稿面註記「自領」或「領回自發
」，並應由承辦人及直屬主管於註記處核章。
2、自領應攜帶承辦人職章及識別證。
3、委由登記桌代領公文時，應攜帶承辦人職章。
4、特別案件奉本府一層簽准，得統一由專人領取。領取人
員應經主管核准，並於領件時出具識別證或身分證明。
(十二)訂有期限之公文應預留五日之郵寄工作天數，倘因故無法於
期限前將公文送達受文者，承辦人應以電話通知，並在文稿
加註。
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四十、歸檔應注意事項如下：
(一)文書之歸檔，應依相關檔案法規辦理。
(二)收文經批存者，應區分永久保存或定期保存年限，由機關收發
登錄後，得依各機關公文處理程序辦理歸檔。
(三)發文後之原稿件，除承辦機關（單位）註明發後補判、發後補
會者應退承辦機關（單位）自行辦理後送檔案管理單位（人員
）點收歸檔外，其餘稿件應隨同歸檔清單送檔案管理單位（人
員）簽收歸檔。
(四)簽稿應原件合併歸檔，若一簽多次辦稿，得影印附卷，並註明
原簽所在文號。
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