| 陸、文書簡化 |
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四十一、減少文書數量應注意事項如下：
(一)各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性
質重要者外，不必報備。
(二)無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存
查。
(三)無機密性之通案或屬公告周知之文書，應於電子公布欄公布
，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，
下級機關應即照辦，無須逐級函轉。
(四)同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函
或便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式
處理。
(五)各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用機
關內部網路轉登或辦理，無須另外行文。
(六)副本如僅為通知性質，且無其他意見者，不須行文答復。
(七)內容簡單無須書面行文者，可用電話接洽。
(八)機關團體首長到任就職通知、地址、電話變動、年度發文代
字號，或其他一般性通報周知事項，應登載電子公布欄。
(九)上級交下級核議之文件，可用交辦（議）案件通知單（作法
舉例見附錄六）為之。
(十)凡造送各種報表，除必須備文附送者外，一律由主辦單位逕
行送發。
(十一)屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以登
載或以電子傳遞方式告知；其採電子傳遞方式者，須確認
相關收受人員必能獲知該項訊息。
(十二)上級機關公報或通訊刊載之文件，下級機關應即照辦，無
須逐級函轉。如須行文催辦，只錄該案所登公報或通訊之
期數、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢查。
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四十二、文書處理採用簡便或定型化方式應注意事項如下：
(一)已行文之事項，逾期未復，須催辦、催繳、催復、催報、催
發、催查者，用催辦案件通知單（作法舉例見附錄六）。
(二)不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，可逕以移文單（
作法舉例見附錄六）移送主管機關，不必退還。
(三)不同機關之來文，案由相同其答復同者，應併辦一稿，分知
各來文機關。
(四)凡發往甲機關之文稿已經發出，又須以同樣文稿發往乙機關
時，不必重行辦稿，應將原案調出，加簽說明，擬照發乙機
關，經陳奉核可後，即送請文書單位繕發。補發亦同，惟須
於公文之發文日期旁加註當日繕印日期及「加發」或「補發
」。本府公文發文後原承辦機關因業務需要向發文機關申請
補發原公文時，原 承辦機關應以簽說明，且須經原公文決
行層級核可。
(五)召集會議宜用開會通知單或以電話通知。
(六)借支、請假、出差、請購等例行事項，得用表格填報，或利
用機關內部網路，不另用簽。
(七)人事任免等例行案件，宜用定型稿。
(八)各機關交辦文件，宜指示原則，附式舉例說明；審核下級機
關陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應即就原案
改正並告知，以免公文往返。
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四十三、簡化文書手續應注意事項如下：
(一)定期報表、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不必
辦理收發文登錄，可另用送文簿（單）遞送。
(二)編號登錄之簡化：
1、除收發應摘由登錄外，其他歷程中只記文號，不必錄由
，並可經機關內部網路，傳送有關單位。
2、公文書應一文一號，收發文所編號碼，應在本機關內統
一應用。
3、各機關應視實際情形，採用收發文同號，使文號更趨簡
化。
4、收發文編號使用之代字，應以適用為度，勿疊床架屋，
徒增累贅。
5、電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日（如六月十八日
為 0618）。
(三)文稿核會之簡化：
1、上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如未違反原擬
辦之意旨，得由次一層級代判，不必再送上級判行，較
急要者，得先行判發再補陳核閱。
2、急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉
之時間及手續。
3、一人兼任本機關內數項職務者，其核稿以一次為限。
4、彙存或彙辦之案件，可由承辦人員就首次來件簽明必須
彙存或彙辦之理由，陳送核批後，續收之同案件，即逕
由承辦人員註明彙存或彙辦。
5、涉及二個機關（單位）以上之案件，可會商作成決定後
再辦，以減少公文簽會手續。
6、會商或會稿儘量以電話或當面行之。
7、案件如屬本單位主辦，但有會知其他單位之必要者，應
於辦稿後送會，或如係其他機關則以副本抄送。其須事
先徵求其他機關或單位意見，以為辦稿之依據者，應先
送會。
8、會議紀錄及交代案等類似案件，其內容廣泛，須送會二
個以上機關（單位）者，得影印若干份，同時分送各有
關機關（單位），以免依次會簽，稽延時日。
9、特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登錄、遞送
、承轉等手續。
10、本府二級機關辦理府稿或局處稿時，為達充分尊重二級
機關首長之職責與權限，並加強分層負責之執行，應逕
送一級機關專門委員以上層級核稿（惟若業務性質確實
需要，可斟酌加會一級機關相關科室）。
(四)緊急公文得不依層級之限制，越級行文。
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四十四、文書有分行之必要者儘量利用副本，避免重複辦稿。使用副本應
注意事項如下：
(一)受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關
聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。
(二)收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，
可將查詢行文之副本抄送來文機關。
(三)副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內加敘請
就某一事項予以處理之字樣。
(四)因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機
關。
(五)附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副
本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○
附件」。
(六)已抄送副本之機關或單位，如其後續來文，內容已在前送副
本中列明者，不必答復。
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