| 柒、文書保密 |
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四十五、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則、其他
法規及院頒文書處理手冊外，依本要點辦理。
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四十六、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一
般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用
或處理時，以其中最高之等級為機密等級。
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四十七、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依
法令或契約有保密義務者。
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四十八、各機關應就其主管業務，依本要點第四十五點第二項所列各法規
所定事項，於必要之最小範圍內，分別詳定應保密事項之具體範
圍。
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四十九、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相關保
密法規辦理。
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五十、凡委託其他公（民）營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購
、生產、營繕、銷售或保管文件，涉及機密事項，其文書處理應注
意事項如下：
(一)各機關人員於其職掌或業務範圍內，凡以契約委託其他公（民
）營機構（廠商）或個人產製之機密文書，應要求受託者先行
採取保密措施，並送交委託單位，由權責長官核定機密等級、
保密期限或解密條件，並通知受託者。
(二)凡因委託契約需要，而必須提供受託者機密文書時，應繕造清
冊送交受託者專人執據簽收；並得檢查該機密文書之管理與運
用情形，以保障機密文書不遭轉用或洩漏。
(三)為使受託者瞭解並配合採取保密措施，委託單位應要求簽訂「
保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」，明定業經標
示為機密之文書，縱使契約終止或解除，非經解密，受託者仍
應採取保密措施。
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五十一、各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋
印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等事項，並儘可能實施
隔離作業。
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五十二、機密文書之簽擬、陳核（判），應由業務主管或其指定之人員處
理，並應儘量減少處理人員層級及程序。 |
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五十三、各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如
確有保密必要，應改以機密文書處理。如為他機關來文，得依本
要點機密等級變更或解密程序，建議來文機關變更密等及解密條
件或保密期限。
機關內部行政流程如有保密必要時，於文書核擬過程中採取保密
措施即可。
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五十四、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業
務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。前項單位主管以上
人員，於有下列情形之一者，得不同意：
(一)有事實足認有洩密之虞。
(二)無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。
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五十五、處理機密文書應注意事項如下：
(一)收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封
套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機
關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該
人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。
(二)機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並
加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密內容
。
(三)機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦
人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽
其內容。屬「機密」、「密」者之用印，得由繕校人員持往
辦理。
(四)「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦
理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
(五)使用電腦設備處理機密文書時，對於簽入資訊系統所需之帳
號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之
狀態，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥
善保存。
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五十六、保密期限或解除機密條件之標示，應具體明確，以括弧標示於機
密等級之右。其解密條件如下：
(一)本件於公布時解密。
(二)本件至某年某月某日解密。
(三)其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。機密等級標
示位置，依國家機密保護法施行細則第十七條規定辦理。
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五十七、經核定機密等級、解密條件之文書，屬彙編性質者， 應於文書
首頁說明保密要求事項。
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五十八、機密文書之傳遞方式如下：
(一)分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流
程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外
，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機
密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
(二)在機關外傳遞，屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」
者，由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝人員或便
衣人員護送。屬「機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，
或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者，須切實密
封後按一般人工傳遞方式辦理。
(三)如因機關業務特性，機密文書須採電子方式處理者，應使用
經專責機關鑑定相符機密等級保密機制，並依相關規定辦理
。
(四)機密文書發文時請承辦人員事先填妥機密檔案專用信封併同
送繕，該封套封面請註明年度、分類號、保存年限、收發來
文字號、單位名稱、承辦人、簡要摘錄案由（不得顯示足資
辨識身分等應保密之內容）、案卷內文件起迄日期、頁數、
件數、附件數、機密等級及保密期限或解密條件，發文後請
將原稿裝入封套，自行彌封並核章，以示負責。
(五)存查辦畢之機密文書由各承辦人員填妥機密檔案專用封套並
密封後，送登記桌併同存查歸檔清單辦理歸檔事宜。
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五十九、機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能
透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級，並加密
封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外
封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
體積及數量龐大之機密文件，無法以前述方式封裝者，應作適當
之掩護措施。
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六十、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印之廢紙及
複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視同複
製品，依國家機密保護法第十八條規定保護之。
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六十一、機密文書之承辦人員，應隨時與收發及文書主管人員協調聯繫，
處理重要之機密案件時，並應洽詢經機關首長指定之保密業務主
管人員意見，採取必要之保密措施。
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六十二、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。 |
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六十三、機密文書非經權責主管人員核准，不得攜出辦公處所。 |
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六十四、機密文書應存放於具安全防護功能之箱櫃，並裝置密鎖，保管人
員必須經常檢查。
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六十五、會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回；與會
人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。
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六十六、各機關凡經核定機密等級之文書，不論其性質屬研究報告、會議
資料、業務統計、各式簽擬文稿等，均應依檔案法及相關規定辦
理。
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六十七、納入檔案管理之機密文書，應隨時或定期查核，其須變更機密等
級或解密者，應即按規定辦理變更或解密手續。
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六十八、處理文書機密等級之變更或解密，其權責劃分如下：
(一)機密等級變更或解密，由承辦人員辦理。
(二)國家機密之變更或解密，依國家機密保護法第十條第一項規
定為之。
(三)一般公務機密文書，由原核定機關權責主管核定之。
(四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項
非其管轄者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承
受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。
(五)一般公務機密文書未標示保密期限或解密條件，如已逾三十
年以上，且具下列情形之一者，得由各受文機關檔案管理單
位會商業務承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級：
1、受文機關建議原核定機關辦理機密等級變更或解密，原
核定機關未予處理致機密等級無法變更或註銷。
2、未能確認機密文書原核定機關、業務承受機關或原核定
機關之上級機關或主管機關。
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六十九、機密文書等級之變更及解密程序如下：
(一)機密文書未標示保密期限或解除機密條件者：
1、原核定機關承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密
檔案之通知或依其他機關來文建議，將原案卷調出審查
。
2、原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續
保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷處
理意見表」（格式如附件九）及「機密文書機密等級變
更或註銷通知單」（作法舉例見附錄六），陳奉核定後
，通知前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密
等級變更或註銷程序。
3、原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無
繼續保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註
銷建議單」（作法舉例見附錄六），陳奉核定後，建議
原核定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
4、原核定機關經核定或依原核定機關通知機密等級變更或
註銷者，應將原案卷封面及文件上原有機密等級之標示
以雙線劃去，加蓋承辦人職名章，並檢附已列明資料經
登記人簽章之紀錄單（格式如附件十）或於原文件明顯
處蓋機密文書機密等級變更或註銷紀錄戳（格式如附件
十二），填寫解降密資料陳送權責長官核定。一般公務
機密文書如符前點（五）情形者，比照辦理。
(二)機密文書已標示保密期限或解除機密條件者，其保密期限已
屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密，由檔案管理單位
會商業務承辦單位依第一款第四目規定辦理。
(三)機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者，不
得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理
。
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七十、保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊
點交單位主管或其指定人員。
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七十一、各機關對於機密文書之處理，應指定專人會同檔案、資訊、通信
、政風等業務承辦人員，實施查核。
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七十二、一般保密事項如下：
(一)各機關員工對於本機關文書，除經允許公開者外，應保守機
密，不得洩漏。
(二)文書之處理，不得隨意散置或出示他人。
(三)各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人
談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
(四)文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，
更不得交與本案有關之當事人。
(五)文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。
(六)下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公
文櫃內並即加鎖。
(七)各機關就其主管業務發表新聞時，應指定專人統一辦理。
(八)職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有。
因職務而持有之機密文件，應保存於辦公處所，並隨時檢查
，無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者應銷
毀之。
(九)承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺
失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。
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