捌、文書流程管理 |
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七十三、公文處理應重視時效及品質,全面全程實施管制,促使公文依限
辦結。
公文處理之權責劃分、時限、管制、計算標準、稽催、檢核、教
育與宣導、時效統計等相關作業,除法令別有規定者外,依文書
流程管理作業規範辦理。
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七十四、各類公文之處理時限基準如下:
(一)一般公文:
1、最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完
成)。
2、速件:三日。
3、普通件:六日。
4、限期公文:
(1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限
辦理。
(2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期
限者,該文得以普通件處理時限辦理。
(3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
5、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上
方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。
6、專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,各機關得
視事實需要自行訂定。
(二)立法委員質詢案件:依據立法院職權行使法、行政院與所屬
各機關及直轄市政府辦理答復立法委員質詢案件處理原則規
定辦理。
(三)監察案件:依據監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事
項規定辦理。
(四)人民申請案件:應按其性質,區分類別、項目,分定處理時
限,予以管制。
(五)人民陳情案件:依據行政程序法第七章、行政院及所屬各機
關處理人民陳情案件要點之規定辦理。
(六)訴願案件:應依訴願法之規定辦理。一般公文來文之處理速
別與公文性質不符者,得經由收文機關之主管或指定之授權
人員核定後,調整來文處理速別。
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七十五、各類公文處理時限之計算標準如下:
(一)公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、監察案件、人
民申請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外,均不含
假日
(二)一般公文發文使用日數:
1、一般公文自收文次日或交辦日起至發文日止,所需日數
扣除假日。
2、限期公文於來文所訂或規定期限內辦結,未超過六日者
,以實際處理日數計算,超過六日者,以六日計算;逾
越來文所訂或規定期限辦結,以實際處理日數計算。
(三)專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案
件、人民陳情案件、訴願案件之計算基準,於規定處理時限
內辦結者列為「依限辦結」,超過規定處理時限辦結者列為
「逾限辦結」。
(四)處理時限以時為計算基準者,自收文之時起算;以半日為計
算基準者,以收文次日起算,但收文當日辦結者,以半日計
算。
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七十六、公文登錄、催辦及銷號應注意事項如下:
(一)各機關對所收之公文,應按收文號予以登錄管制;其相關登
錄及催辦格式,由各機關視需要自行規定。
(二)機關公文催辦單位(人員)或收發單位(人員)應逐日檢查
公文處理紀錄,對屆辦理期限之案件,並應提醒承辦人員並
陳報機關首長;對已逾期而未申請展期之案件,或送會逾時
者,應予催辦。
(三)經簽擬核定之公文,應於發文或辦結後予以銷號;惟應繼續
辦理或尚未結案者,仍應繼續管制。
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七十七、各機關對於文書流程管理之各項作業應確實管制。公文管制區分
為以文管制及以案管制:
(一)一般公文視案情、重要性採取以案管制或以文管制。
(二)限期案件、專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、
人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他指定案件等
,原則上須以案管制。
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七十八、各機關對公文處理時效,應定期檢討分析,簽報機關首長核閱。 |