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法規內容

法規名稱: 桃園市政府公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 104 年 06 月 09 日
發文字號: 府秘文字第 1040115917 號函
法規體系: 桃園市法規/秘書類
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一、桃園市政府(以下簡稱本府)為統一實施公文線上簽核處理方式,提升
    行政效率及達成無紙化目標,特訂定本規定。
二、本府及所屬各機關學校(不含地方稅務局),以下簡稱各機關之線上
    簽核作業,依本規定之規定,本規定未規定者,適用文書處理手冊、
    文書及檔案管理電腦化作業規範及其他相關法令之規定。本市復興區
    公所得準用本規定,或參酌本規定自行訂定作業規定。
三、各機關公文得採線上簽核,將公文之處理以電子方式在安全之網路作
    業環境下,採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施,並在確保
    電子文件之可認證性下,進行線上傳遞、簽核工作。各機關實施公文
    線上簽核採電子認證者,應依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。
四、線上簽核應注意事項如下:
    (一)機關公文線上簽核處理原則如下:
         1、各機關為提高行政效率及節能減紙,對機關內非密等公文適
            合線上簽核者,於設備、人員能配合時,應以線上簽核行之
            。
         2、簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性,並應詳實記
            載相關事項如下:
            (1) 可標示公文時效性。
            (2) 應詳實記錄各會簽意見。
            (3) 應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
         3、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,得至簽核系統
            申請未帶卡作業替代,並於歸檔前完成電子憑證之補簽作業
            。
    (二)承辦人員擬辦案件時,應注意前後關聯案件陳核方式之一致性,
        前後關聯案件引用原則如下:
         1、前案為紙本簽核,後案為線上簽核者,承辦人員應將前案紙
            本文掃描成電子檔,並於後案公文以電子附件方式夾帶,供
            後案引用。
         2、前後兩案皆為線上簽核者,應提供前案檔案聯結資訊。
         3、前案為線上簽核,後案為紙本簽核者,得列印前案公文內容
            、簽核流程及簽核意見。
    (三)承辦人員擬辦案件時,得設定簽會流程,各簽核點人員得依實際
        需求進行簽會流程調整;設定會辦流程時,得視需要設定回傳承
        辦人員進行意見彙整。
    (四)簽核過程中,線上簽核與紙本簽核得互相轉換,惟需退回原承辦
        人員重新辦理。
    (五)承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性,各簽核點人員
        若有內容異動,應附加版本資訊於附件檔名稱。
    (六)各簽核點人員、繕校人員,對其文稿內容異動與否,均應採電子
        憑證進行簽章,以明責任,收文及單位收發人員得不使用電子憑
        證進行簽章。
五、線上簽核之公文應符合下列各款規定:
    (一)府文由二層以下決行或機關文不限決行層級。
    (二)保存年限十年以下。
    (三)公文含附件合計十頁以下。
    (四)附件檔案 10 MB 以下(MB:百萬位元組)。
    (五)附件須可掃描。
六、不適用線上簽核之公文類型如下:
    (一)府一層決行案件。
    (二)密件公文(含解降密公文)。 
    (三)附件為實體、須用印或無法掃描。
    (四)會辦機關未實施線上簽核者。
    (五)訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法令規
        定須以紙本辦理者。
    (六)公文案情複雜或經機關主管科長(主任)認定須採紙本簽核方式辦
        理者。
    (七)民眾來文。
七、各機關紙本來文轉線上簽核作業方式如下:
    (一)紙本來文由各機關依前點規定自行判定為可線上簽核者,則由收
        文人員予以掃描後循公文流程分文,來文紙本及附件併送交承辦
        人員。
    (二)各機關紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,各機
        關得自行判定其紙本來文是否有重複歸檔之必要,並由業務單位
        自行判定保存年限及自行保管;惟涉及個人權益或信證稽憑之機
        關間行文及非屬機關間之紙本來文,經改為線上簽核辦畢者,其
        紙本來文仍須歸檔管理。
八、電子收文採線上簽核作業方式如下:
    (一)電子來文由收文人員直接分文不再列印紙本。
    (二)經承辦人判定不符線上簽核要件者,由承辦人自行列印並點選轉
        紙本陳核。
九、公文線上簽核函稿完成核決,如公文內容有異動,應由承辦人清稿後
    再發文。
十、各層級人員每日應隨時檢查有無承辦、待批及受會辦等線上簽核案件
    ,以即時處理公文。
十一、相關人員於請假前,應於線上簽核資訊系統啟用代理人機制,避免
      延宕公文處理時效。