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壹、作業依據：桃園市政府文書流程管理作業要點。
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貳、作業目的：為落實文書流程管理，提升公文品質及行政效率。 |
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參、作業說明：
一、適用範圍：本局及分局公文處理之權責劃分、時限、管制、計算
標準、稽催等相關作業。
二、各級人員文書處理、稽催及權責如下：
(一)總收文人員（含總局及分局）：
1、於每日下班前2小時送達總收文人員之公文（含電子文
及各類線上申辦案），於當日編號收文登錄分送承辦單
位。
2、受理之公文如明顯非屬本單位者，應移送該單位收文；
惟如於收文編號後始發現者，總局部分直接以改分方式
移送分局收文，分局部分則應以移文單方式辦理。
3、所有公文（除便簽、通報等）皆應取公文文號辦理，除
電子公文由公文系統自動取號外，針對紙本公文應確實
黏貼公文文號條碼，並將公文紙本資料登錄於公文系統
中。
4、應確實登錄公文性質及確認是否為限期公文，若為限期
公文，應確實登錄限辦日期；若屬申請案件，應登錄公
文之性質，由公文系統自動調整限辦日期。
(二)單位收發人員：
1、即時處理公文分辦、送會、會畢、陳核及送繕等流程登
錄電腦公文管理系統（含會辦公文及影送分會）；於分
辦公文後4小時內，催請並確認承辦人於公文系統完成
簽收作業。
2、收到非屬本單位業務之公文時，應填寫公文建議改分單
（如附件1），敘明理由經單位主管核閱後，於4小時內
併同紙本公文由單位收發退回總收文改分，或逕行移送
其他單位承辦並通知總收文。受移單位如有意見，應即
於公文建議改分單內簽明理由陳請主任秘書裁定，不得
再行移還，以免輾轉延誤。
3、收受府文如認為非屬本局業務時，應於收文之時起4小
時內確定主辦機關，填寫「桃園市政府公文建議改分單
」（如附件2），改分程序如下：
(1)第1次改分：收受公文認為非屬本局承辦者，由本
局收受公文之單位填寫「桃園市政府公文建議改分
單」，並敘明理由經主任秘書以上層級核准後，於
工作時間4小時內由總收文退回市府總收文人員進
行改分。
(2)第2次改分：公文經第1次改分後交付本局，認為非
屬本局承辦者，由本局收受公文之單位填寫「桃園
市政府公文建議改分單」，並敘明理由經主任秘書
以上層級核准後，於工作時間4小時內由總收文退
回市府總收文人員進行改分。
(3)第3次改分：公文業經2次改分後，仍有爭議，由市
府總收文人員簽請秘書長（或秘書長指定長官）裁
定。
(4)各一級機關超過4小時申請改分，若影響機關時效
及人民權益，將併同辦理相關懲處。
4、依查催需要列印各類時效管考報表，送承辦人催促依限
結案，如遇無法依限辦結者，請其辦理展期或專案管制
申請。並建立查催資料之專卷或專檔，以備查考。
5、協助公文定期或不定期檢核及配合辦理個案分析調閱相
關資料。
(三)承辦人員：
1、於單位收發人員分辦公文後4小時內，檢視公文是否屬
負責業務，並於公文系統完成簽收作業（包含紙本公文
），以免事後改分公文，造成時效延宕。
2、就所承辦案件應積極主動依據各相關作業規定時程辦理
，並應在規定之處理期限內辦結；對於無法於期限內辦
結者，應於限辦當日前簽奉核准或線上申請辦理展期或
專案管制。
3、每日應檢查有無逾期公文（含受會公文）。對於陳核或
送會逾時公文，應予提醒催辦，如查催發生困難時，應
即簽報。
4、對有時效性案件，應親自持會，同一案件送會二個以上
機關，為爭取時效，應以複製（影印）分會為原則。送
、受會均應管制時效，如不能依限送回時，受會單位應
將原因、理由及預定會畢時間主動通知送會單位。
5、公文未經收發登錄，應補請公文收發進行登錄作業，應
辦案件不得簽辦存查，或先簽存查再以創稿發文，以杜
絕先存後辦或先存未辦之情形。
6、於請假或公差時，應請職務代理人代為處理公文，以避
免積壓情事。
(四)各單位二級主管：
1、應主動督導承辦人，教導其公文處理原則及方法，或適
當調配人力，避免承辦人積壓案件而逾限。
2、對已屆處理時限及已逾限案件而尚未辦理展期者，應即
督促所屬承辦人依各項相關規定妥適處理。
3、充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料，並督促代
理人於時限內辦妥應代辦公文，落實職務代理制度。
4、承辦人有久未清結案件而申請差假者，除另有規定者外
，應責成清結後始得准假。
5、屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或
確實移交。如疏於督查致有延誤時，應負共同責任。
(五)各單位一級主管：
1、負責督導單位文書流程稽催管理事項。
2、單位承辦人員公文處理績效列為年度工作考績與績效考
評之參考。
3、對未辦理展期或專案列管，或已逾30天未辦結公文之承
辦人，進行個案抽樣分析，送陳後交服務科存卷。
4、負責協調單位內部間分文業務。
5、隨時檢討單位內成員公文處理時效優劣，並適時提出獎
懲建議或調整承辦人員工作量分配。
(六)服務科研考人員：
1、督管公文展期等各類查催事務並協助輔導有關公文時效
管理之相關問題。
2、按月陳報各單位之公文辦理績效。
3、配合桃園市政府研究發展考核委員會（以下簡稱研考會
）定期公文檢查及辦理個案分析之需要，協助調閱及提
供相關資料。
4、辦理專案管制案件之列管。
5、自行辦理公文品質檢核，每半年至少一次以上，並應於
年度終了時送交辦理情形予市府研考會。得視需要辦理
公文製作與流程管理講習，每年至少一次。
(七)秘書室文書股及資訊科應依據各類公文時限標準，配合辦理
文書流程管理相關工作。
三、各類公文處理時限如下：
(一)一般公文：
1、最速件：1日（但緊急公文仍需依個案需要之時限內完
成）。
2、速件：3日。
3、普通件：6日。
來文之處理速別與公文性質不符者，得由各單位主管核
定後，調整來文處理速別。
4、限期公文：
(1)來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限
辦理。
(2)來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期
限者，該文得以普通件處理時限辦理。
(3)變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。
5、專案管制案件：申請應符合以下成立要件
(1)實質要件：涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且
需三十日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管
制案件。
(2)程序要件：
須於原案件處理時限屆期前依規定提出申請。
申請改為專案管制案件，應填具「桃園市政府專案管
制申請表」（如附件3及附件4），擬定預定完成時間並
敘明理由，府文應由局長審核，簽會市府研考會審核
其流程管制情形，經市府一層長官核准後，列入專案
管制案件；本局文則須先簽會服務科研考，審核其流
程管制情形，經由局長核准後，列入專案管制案件。
專案管制案件超過預定完成時間且不可歸責於承辦單
位者，得申請展期，但一次申請最長時限不得超過六
個月。
專案管制申請表應併同公文陳核及歸檔，並影印1份
送服務科建立專卷列管，以備查；府文號之專案管制
申請表，須於核准後影送研考會備查。
(3)人民申請案件、人民陳請案件、訴願案件、監察案件
、立法委員或議員質詢案件已具專案性質，不得申請
改列專案管制案件。
(二)人民申請案件：依本局人民申請案件應附證件及辦理時限規
定期限。
(三)人民陳情案件：依桃園市政府各類公文辦理時限、時效計算
、展期規定一覽表（如附件5）規定時限7日。
(四)復查違章案件：依本局人民申請案件應附證件及辦理時限規
定之期限。
(五)訴願案件：依桃園市政府各類公文辦理時限、時效計算、展
期規定一覽表（如附件5）規定。
(六)有關開會、會勘等各項紀錄，承辦單位應於開會、會勘之次
日起3日內取文號陳核。
(七)會辦公文：
1、會辦案件之送會單位應按速別卷宗「最速件1小時」、「
速件2小時」、「普通件4小時」之時限遞送。受會單位應
按「最速件隨到隨辦」、「速件1日」、「普通件3日」之時
限會畢送回原單位。受會單位未依前開期限會畢送回時
，主辦單位得通報受會單位限期送回。
2、若採依序會辦方式，各單位會辦完畢後，得逕將公文交
由下一個會辦單位（含陳核）辦理，非必要勿送回主辦
單位。
3、為加速公文處理時效，減少因公文遞送導致時效延誤，
如會簽數單位時，得以「影印分會」方式會簽。
4、主辦單位遇會辦單位持不同意見者，簽辦時應提出綜合
意見，以供上級裁決，勿再以公文往返簽會。
(八)線上簽核案件：各層級核稿人員應每1至2小時內上網批核，
有時效性案件承辦人員應逐級陳報即時簽核。
(九)以案管制案件
1、其首件來文收文號於全案辦結時使能銷號。處理中有發
文需要者，另以他號方式處理。
2、處理過程中凡屬通知補件（陳）、會勘（查）、會議（商
）、請釋（示）、查詢及有關機關間公文往返等，另以他
號方式處理。
四、各類公文處理時限之計算標準如下：
(一)各類公文除以時計算者外，均以收文之次日起算公文時效。
(二)公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申請案件
、訴願案件及監察案件或其他法令另有規定期限之公文類型
，其餘各類公文處理時限計算均不包含假日。公文處理時限
之末日如遇假日者，則以該日之次一工作日為時限之末日。
(三)所稱假日，係指依紀念日及節日實施辦法與公務人員週休二
日實施辦法規定應放假之日，其實際日數以行政院每年公布
之「政府行政機關辦公日曆表」為準。但依天然災害停止上
班及上課作業辦法規定宣布停止辦公之日，亦得列入。
五、各類公文申辦展期規定：
(一)承辦人員應確實遵守公文處理所定期限若不能依限辦結者，
承辦人應敘明理由，於案件限辦當日前依規定至公文管理系
統辦理展期
(二)ㄧ般公文
1、展期次數以2次為限，每次不得逾10日。
2、一般公文辦理展期，應將「公文展期申請單」（如附件6
）併同公文陳核，並應附於公文案卷歸檔，已建立電腦
展期系統者，得不另填寫紙本展期申請單。
3、限期案件因來文訂有期限，如不能按期辦結時，應於預
定結案日前先行協調通知來文機關，如來文機關同意更
改處理期限（應取得來文機關同意函或作成公務電話紀
錄備查如附件7），則毋需辦理展期。
(三)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法
委員或議員質詢案件之展期（公文展期申請單如附件6），
依「桃園市政府各類公文辦理時限、時效計算、展期規定一
覽表（如附件5）辦理。
(四)公文經展期仍屬逾期案件，經查無正當理由而有故意或過失
事實者，仍應負逾期責任。
六、文書稽催處理如下：
(一)以業務執行單位主動導正為主，服務科查催處理為輔。各單
位主管即時線上查核。
(二)公文查催之範圍包括，承辦人間、單位與單位間及上陳公文
流程之查催。政風室及服務科檢查、蒐集或調卷所需資料，
各單位應予以協助。
(三)下列各款文件，不辦理查催：
1、絕對機密、極機密、機密、密之案件。
2、各單位內部之便箋通知。
3、各項辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品
。
七、懲處規定：
(一)公文處理發生錯誤、遺失或積壓逾限應填寫逾期公文改善情
形表（如附件8）；致人民權益受損或影響本局行政效率，經
查證屬實者，依其情節輕重，簽請議處。
(二)對逾處理時限30天以上公文，各單位一級主管應進行調卷分
析，並填具桃園市政府公文處理流程個案分析表（如附件9
），並送延壓責任人員於5日內申復理由，經局長核閱後，送
研考會。
(三)前項公文處理人員之懲處，依「桃園市政府公文處理時限及
逾限懲處標準表」（如附件10）規定辦理。
八、本作業要點未規定者，依其他有關法令之規定辦理。
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