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一、桃園市政府民政局（以下簡稱本局）為辦理檔案法第十七條至第二十
一條、政府資訊公開法第十八條及行政程序法第四十六條有關民眾申
請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用服務，特訂定本要點。 |
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二、申請閱覽、抄錄或複製本局檔案，應填具檔案應用申請書或以書面載
明下列事項，親自持送或以書面通訊方式申請：
（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件
字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事
務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住
（居）所。
（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證
明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理
者，應敘明其關係。
（三）申請項目。
（四）檔案名稱或內容要旨。
（五）檔號。
（六）申請目的。
（七）有使用檔案原件之必要者，應載明其事由。
（八）申請日期。 |
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三、本局收到檔案應用申請書，應收文編號，並分文至原業務承辦單位（
以下簡稱業務單位）辦理。 |
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四、業務單位收到檔案應用申請書，應確認申請書所填資料是否正確，如
有誤繕應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料。申請
案件不合規定程式或資料不全者，應通知申請人於七日內補正，屆期
不補正或不能補正者，得駁回申請。業務單位受理檔案應用之申請應
儘速辦理，最遲應自受理之日起三十日內，以書面通知申請人審核結
果。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。 |
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五、本局檔案應用准駁應依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、
行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。 |
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六、業務單位應就檔案內容得否提供應用先擬具審核通知書併同申請審核
表，必要時簽會檔案所涉業務單位，徵詢其意見，有應限制公開或提
供之部分，應先予註記，再陳單位主管核准。 |
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七、經核准應用者，業務單位應於審核通知書中載明核准應用檔案之意旨
、檔案應用方式、時間、地點及處所，以及檔案應用注意事項與收費
標準、應攜帶相關證明文件，通知申請人並副知檔案管理單位。 |
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八、申請案件經核准者，業務單位應於審核通知書所載明應用之時間前就
核准應用項目備妥檔案。除申請應用檔案原件經核准者外，應以提供
複製品為原則。 |
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九、業務單位承辦人員應檢查檔案是否有限制公開，如僅其中一部分有應
限制公開或提供之情形，應採分離原則，去除不得公開部分，就其他
部分公開或提供，檔案可拆卷者，將不宜公開部分抽離後提供應用；
檔案不可拆卷者，將不宜公開部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
業務單位應將檔案部分抽離或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單告知申
請人。 |
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十、申請檔案應用應備妥下列證明文件：
（一）審核通知書。
（二）申請人為個人：身分證明文件。
（三）法人或其他設有管理人、代表人之團體：檢具登記或設立之證
明及管理人、代表人之證明文件。
（四）代理人應附委任書正本，代理人之身分證明文件。 |
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十一、業務單位承辦人應查驗申請人之審核通知書及身分證明文件，經確
認並完成登記後陪同及協助申請人應用檔案。申請人於檔案應用簽
收單簽名後，業務單位承辦人員將檔案交付申請人應用。 |
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十二、申請人於應用檔案時應以使用本局所提供之設備為原則，有使用自
備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載
明，經許可後始得為之。 |
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十三、申請人如需輔佐人陪同應用檔案，應事先提出申請。
前項輔佐人以一人為限。應用檔案時，不得僅由輔佐人單獨在場，
申請人對其輔佐人之行為應負連帶責任。 |
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十四、檔案經電子儲存者，其應用以影像或複製品為原則。 |
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十五、閱覽、抄錄或複製檔案有下列情事之一，業務單位承辦人員應停止
其應用檔案行為，並記錄之；涉及刑事責任者，移送該管檢察機關
偵辦：
（一）有添註、塗改、更換、圈點、污損或其他損壞檔案之行為者。
（二）有拆散檔案之行為者。
（三）有其他不當行為經勸告仍不停止者。 |
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十六、申請人應用檔案應至本局指定之處所為之，閱覽時間為星期一至星
期五上午八時三十分至十二時；下午一時至五時。 |
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十七、申請人檔案應用完畢後，業務單位承辦人員，應當場檢視該檔案之
完整性及是否有不當破壞情形；經點收無誤後，業務單位承辦人員
應於檔案應用簽收單上註記還卷，並將一聯交付申請人；如有污損
、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後依第十五點規
定辦理。 |
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十八、申請應用之檔案應當日歸還，申請人不能於當日閱畢，有繼續應用
之必要者，應於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，擇
日再行調閱。 |
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十九、申請檔案應用，依國家發展委員會檔案管理局所訂定檔案閱覽抄錄
複製收費標準收取費用（附表1）。 |