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法規內容

法規名稱: 桃園市龍潭區戶政事務所檔案庫房管理作業要點
公發布日: 民國 108 年 03 月 07 日
發文字號: 桃市龍戶字第1080001365號 函
法規體系: 桃園市法規/民政類
圖表附件:
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一、為改善本所檔案保管環境,提升檔案管理效能,落實檔案庫房安全管
    理,特參照檔案庫房設施基準、機關檔案保管作業要點及機關檔案管
    理作業手冊第十四章,訂定本要點。
二、本所檔案庫房採單一出入口,並設有門禁管制及監視系統,人員進出
    檔案庫房須填寫「人員進出庫房紀錄單」(如附件一),本紀錄由檔
    案管理人員按月陳核。
圖表附件:
三、檔案庫房之備份鑰匙交由保全人員或指定人員保管,如於非上班時間
    發生異常狀況時,得於取得授權後,持備份鑰匙進入檔案庫房逕行必
    要之處理,並將處理情形記錄於「設施維護紀錄單」(如附件二)。
 
圖表附件:
四、檔案庫房內嚴禁下列行為:
    (一)使用或存放易燃、易爆之物品。
    (二)飲食、儲存食物或堆置雜物。
    (三)植養生物。
    (四)未經許可攝影拍照或私自攜出檔案。
五、檔案管理人員於檔案庫房應每日進行查檢工作如下:
    (一)檢視門禁管制系統、監視系統、空調、照明、消防、通訊、保全
        及除濕防潮設備是否正常運作,並於「每日例行查檢紀錄表」(
        如附件三)記錄,按月陳核。
    (二)注意庫房空氣品質狀況,檢視庫房溫溼度是否符合標準,並於「
        溫溼度紀錄單」(如附件四)記錄,按月陳核。
    (三)檔案庫房之設備有損壞或異常時,檔案管理人員應即通知相關人
        員修復,並將修復情形記錄於「設施維護紀錄單」,按月陳核。
六、庫房設施或設備進行定期保養維護時,檔案管理人員或業務主管指定
    人員應陪同維修人員或承包廠商進行各項系統設備或儀器之檢修、保
    養與校驗,並將檢查結果記錄於「設施維護紀錄單」。
 
七、遇有大雨特報或颱風警報時,檔案管理人員應預作防災工作,並於大
    雨或颱風過後,立即檢查庫房內外及周圍地面是否積水,並檢查牆壁
    、天花板是否有無滲水跡象。
八、檔案庫房應維持整潔,檔案架櫃及通道不可堆置雜物,並定期清潔地
    板、檔案架及檔案上之灰塵,必要時施以蟲、鼠、黴菌防治處理,但
    應避免損害檔案並符合環保規定。
 
九、檔案管理人員下班前,應確實檢查庫房相關電源及門窗是否關閉、防
    盜系統運作正常。
 
十、檔案管理人員職務異動時,應於離職前填列移交清冊,將庫房管理相
    關簿冊列入移交,俾完成交接手續。
十一、本作業要點奉核准後實施,修正時亦同。