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一、桃園市政府警察局（以下簡稱本局）為加速公文處理，提高公文品質
及行政效率，特訂定本要點。 |
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二、各類公文處理時限：
(一)一般公文：
1、最速件：一日。
2、速件：三日。
3、普通件：六日。
4、限期公文：
(1)來文或依其他規定有期限之公文，應依其規定期限辦理；
如有二個以上不同期限者，以最後期限為預定結案日期。
(2)來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾來文所訂期限者
，該文得以普通件處理時限辦理。
5、專案管制案件：依核准之期限辦理。
(二)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法委員
或議員質詢案件，依相關法規辦理。 |
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三、一般公文處理過程時限分配：
(一)最速件機關收文、登記桌分文各不得逾一小時，承辦單位擬辦、
核判及會稿應隨到隨辦，機關登記桌與機關發文各不得逾半小時
。
(二)速件機關收文、登記桌分文各不得逾二小時，承辦單位擬辦、核
判及會稿不得逾一日，層轉核判不得逾一日，登記桌與機關發文
各不得逾二小時。
(三)普通件機關收文、登記桌分文各不得逾二小時，承辦單位擬辦、
核判及會稿不得逾三日，層轉核判不得逾二日，登記桌與機關發
文各不得逾二小時。每一過程之相關人員應確實掌握自己可用之
時間。
(四)會辦文件：
1、各單位送會公文之辦理時限如下：
(1)最速件：二小時。
(2)速件：四小時。
(3)普通件：八小時。
2、如須送會二個單位以上之公文，各會辦單位應順移層轉，以
節省時間，如須退會應簽註時間，依程序辦理。最速件及有
時效性之公文，以持批為原則；如須送會三個以上單位者，
應複製同時分會並限時擲回主辦單位，或請相關單位主管以
聯合會審方式辦理，並請主任秘書主持（本局所屬機關由主
辦單位業管副主官主持），以利掌握時效。
3、會辦單位對於送會之案件，除經承辦單位同意者外，不得擅
自退件或拒不會辦，如有意見應簽擬會辦意見，提供承辦單
位參考或陳請主官核參。 |
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四、各類公文處理時限之計算：
(一)一般公文發文使用日數：
1、答覆案件：自收文之次日起，至發文之日止（含本機關內部
各單位會辦時間），所需日數扣除假日，為發文使用日數。
2、彙辦案件：自所彙辦公文最後一件收文之次日起，至發文之
日止，所需日數扣除假日，為其第一件來文發文使用日數；
其餘彙辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。
3、併辦案件：自首件收文之次日起，至發文之日止，所需日數
扣除假日，為其發文使用日數；其餘併辦公文於全案辦結時
，以存查公文計算。
4、創稿案件：
(1)交辦案件，自交辦之日起，至發文之日止，所需日數扣除
假日，為其發文使用日數。
(2)先簽後稿案件，自首次簽辦之日起，至發文之日止，所需
日數扣除假日，為其發文使用日數。
(3)以稿代簽案件，自辦稿之日起，至發文之日止，所需日數
扣除假日，為其發文使用日數。
5、限期公文：依下列方式，自收文之次日起，計算發文使用日
數：
(1)未逾來文所訂期限，而實際處理日數超過六日者，以六日
計算；未超過六日者，以實際處理日數計算。
(2)逾越來文所訂期限者，依實際處理日數計算。
(3)限期公文須以彙併辦方式辦理者，依主案限期公文計算辦
理時效，其餘彙併辦公文以一般公文存查件處理。
(4)送會本機關以外機關者，自送會之日起，至退會收到之日
止，期間得予扣除。
(二)發文平均使用日數：以發文使用日數（含創稿）之和，除以發文
總件數，所得之商。
(三)存查案件使用日數：自總（單位）收文之次日起算，創簽自創簽
之日起算，至登錄公文管理系統結案之日止。
(四)專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案
件、訴願案件、監察案件：
1、以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定處理時
限內辦結者列為「依限辦結」，超過規定處理時限辦結者列
為「逾限辦結」。
2、人民申請案件因不合法定程式或手續時，主辦機關（單位）
應詳細說明，一次通知補正。通知補正或因適用法令疑義而
層轉核釋者，從其通知、核轉之日起，至補件、釋復之日止
，期間得予扣除。
3、人民陳情案件因須等待其他機關（單位）資料或因適用法令
疑義而層轉核釋者，自其層轉之日起，至核復、釋復之日止
，期間得予扣除。
4、訴願案件因訴願書不合法定程式，而其情形可補正者，應通
知訴願人於二十日內補正，其時效自訴願補正程式次日起算
。 |
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五、公文處理時效管制及稽催查考權責：
(一)作業管制：
1、管制流程：公文處理之收文、分文、承辦、會辦、決行、繕
校、監印、發文、歸檔等全部流程，均納入電腦連線作業管
制。
2、本局各分局、警察大隊（隊）公文時效統計表於次月五日前
，逕送本局秘書室彙整。
3、改分作業：業務單位收受之公文，認為非屬本單位承辦者，
承辦人員應填寫「公文改分單」（格式如附表一），敍明原
因經單位主管核閱後總收文人員改分。
4、提陳作業：受移單位對於前開改分公文如有意見，應立即填
具「公文提陳單」 (格式如附表二），敘明理由經主任秘書
裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。本局所屬機關應由機
關首長或其授權人裁定。
(二)稽催查考權責劃分（各級人員公文查催程序及處理方式）：
1、機關管制考核業務單位稽催人員：
(1)督導各單位收發人員例行公文稽催管制事宜。
(2)辦理專案管制案件之管制。
(3)每月統計本機關各單位公文處理時效，並製表分送各單位
參考。
(4)每月針對逾限公文責任歸屬簽請機關首長辦理查處；對辦
理天數逾三十日以上公文進行調卷分析（公文處理流程個
案分析），並送延壓責任人員於五日內申復理由，依情節
輕重，簽辦核處。
2、單位主官（管）：
(1)監督單位登記桌人員辦理公文登錄、查催；對單位登記桌
人員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者，應即妥適處理
。
(2)屬員差假時之公文，應依下列規定處理：
a、職務代理人應實際代理，因特殊情形無法代為處理時，
應指定人員負責處理。
b、職務代理人或主官（管）均因差假不能處理公文時，應
由主官（管）代理人作適當處理。
c、承辦案件久未清結者之差假，應責成清理後始得准假。
d、屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或
確實移交，如疏於督辦致有延誤時，應負共同責任。
(3)對於文書流程之各項作業應確實管制，對所屬承辦之公文
，並應隨時檢查有無逾期之情事，予以督催，本身尤應注
意公文品質並遵守處理時限，若疏於督催致有延誤時，應
負共同責任。
3、各業務單位登記桌人員：
(1)確實將本單位公文之流程及展期案件基本資料登錄電腦公
文管理系統。
(2)每日檢查單位公文處理紀錄，當日期限屆滿未結之公文，
應視需要製表陳報單位主管核閱後，再送承辦人員催促依
限結案，查催資料應建立專卷，以備查考；單位有積壓延
誤公文，而無查催資料可稽者，與承辦人員併負責任。
(3)對無法依限辦結之公文，應請承辦人員辦理展期或申請專
案管制。
4、承辦人員：
(1)應備公文承辦登記簿冊記載公文處理情形，或以公文整合
資訊系統查詢公文處理情形。
(2)對承辦之文稿應於公文整合資訊系統上作業。
(3)依公文程式條例及文書處理手冊規定製作公文。
(4)承辦公文應注意時效，每日應檢查有無逾期公文（含受會
公文），於陳核、送會時主動追查進度（重要或專案管制
案件應親自持送），無法依限辦結之公文，應辦理展期或
申請專案管制。
(5)於請假或公差時，請職務代理人代為處理公文，不得積壓。 |
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六、各類公文展期及管制：
(一)一般公文：
1、凡未能於規定期限內辦結者，承辦人員應填具「公文展期申
請單」（格式如附表三）於期限屆滿前辦理展期。
2、展期以二次為限，第一次不得逾十日，總處理時限不得逾三
十日，由本局各警察大隊（隊）、科、室、中心及分局主官
（管）依權責核定，並自行列管與稽催。
3、限期案件不能依限辦結，應於結案日前，先行協調來文機關
徵求更改處理期限，並作成公務電話紀錄備查，毋需辦理展
期。
4、公文展期申請單及公務電話紀錄應併同公文陳核，附於公文
案卷歸檔，以備查考；但可由電腦公文系統查詢展期資料者
，得不另存紙本展期申請單。
(二)專案管制案件：
1、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，需三十日以上方可辦
結之複雜案件，承辦人員應於原件處理期限屆滿前申請列為
專案管制案件，惟一次申請之處理期限不得超過六個月。
2、本局及所屬機關之機關文申請列為專案管制案件應填具「專
案管制申請表」（格式如附表四），擬訂預定完成日期，敘
明理由，由單位主管詳實審核，簽會機關研考單位（管制考
核業務），經機關首長核准後，列入管制。
3、府文申請列為專案管制案件依桃園市政府文書流程管理作業
要點第十點辦理。
4、未能在批准之期限內辦結且不可歸責於承辦單位者，在期限
屆滿前得重新申請列為專案管制案件。
5、專案管制申請表應併同公文陳核後，附於公文案卷歸檔，並
影印一份送機關研考單位（管制考核業務（登錄列管，建立
專卷（府文號之專案管制申請表須影送桃園市政府研究發展
考核委員會），以備查考。
(三)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法委員
或議員質詢案件之展期，依桃園市文書流程管理作業要點「桃園
市政府各類公文辦理時限、時效計算、展期規定一覽表」辦理，
不得申請改列專案管制案件。 |
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七、公文查考：
(一)秘書室應組成公文品質與時效查考小組（以下簡稱公文查考小組
），不定期辦理公文品質與時效查考。
(二)公文查考小組召集人由秘書室主任擔任，委員由秘書室簽奉核定
後組成。
(三)公文查考以每年辦理二次為原則，必要時得辦理專案督導，由公
文查考小組對各分局、本局各警察大隊（隊）、科、室、中心收
發作業及發文辦結案件實地評檢抽樣查考及評分。
(四)公文查考以各單位當年度指定月份收文之人民申請案件、人民陳
情案件及一般公文為原則。
(五)公文查考小組委員對本單位之查考應予迴避。 |
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八、獎懲規定：
(一)公文處理個人成績評核：每半年辦理一次，各分局、警察大隊（
隊）、科、室、中心承辦人員、基層收發（登記桌）人員、文書
管理人員、辦理憑證、出納、主計人員成績達八十分以上者予以
獎勵（評分及獎勵標準如附表五至八）。
(二)公文查考團體成績評核：每半年辦理一次，區分甲組（各警察大
隊（隊）、科、室、中心）、乙組（各分局），成績達八十分以
上者，甲組取前七名、乙組取前三名予以獎勵；未滿六十分者予
以懲處（如附表九）。
(三)辦理公文查考出（不）力人員，依「警察人員獎懲標準」規定，
於嘉獎（申誡）範圍內辦理獎勵（懲處）。
(四)逾限辦結之公文或案件，除監察院糾正及調查案件另依「監察院
糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」辦理外，依下列規定議
處：
1、無故積壓延誤未滿七日者，由單位主官（管）予以口頭告誡
改進，並列入年終考績參考。
2、無故積壓延誤七日以上，未滿十四日者，申誡一次。
3、無故積壓延誤十四日以上，未滿二十八日者，申誡二次。
4、無故積壓延誤二十八日以上者，記過；逾六個月以上，未滿
一年（含例假日）者，記過二次；逾一年以上（含例假日）
者，得記一大過。
5、同時無故積壓延誤多件公文或無故積壓延誤情形嚴重者，得
酌情加重議處。
(五)公文處理發生錯誤、遺失，致人民權益受損或影響本局（或分局
）行政效率者，依其情節輕重，專案議處。
(六)各級正、副主官（管）（含領有主管加給者）未盡監督、考核之
責，致所屬無故積壓延誤多件公文或無故積壓延誤情形嚴重者，
應負連帶責任。 |