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桃園市政府主管法規共用系統

列印時間:110.07.24 13:31

法規內容

法規名稱: 桃園市政府警察局公文時效管制及稽催查考作業要點
公發布日: 民國 107 年 03 月 13 日
發文字號: 桃警秘字第1070015484號函
法規體系: 桃園市法規/警察類
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一、桃園市政府警察局(以下簡稱本局)為加速公文處理,提高公文品質
    及行政效率,特訂定本要點。
二、各類公文處理時限:
    (一)一般公文:
         1、最速件:一日。
         2、速件:三日。
         3、普通件:六日。
         4、限期公文:
           (1)來文或依其他規定有期限之公文,應依其規定期限辦理;
              如有二個以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期。
           (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾來文所訂期限者
              ,該文得以普通件處理時限辦理。
         5、專案管制案件:依核准之期限辦理。
    (二)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法委員
        或議員質詢案件,依相關法規辦理。
三、一般公文處理過程時限分配:
    (一)最速件機關收文、登記桌分文各不得逾一小時,承辦單位擬辦、
        核判及會稿應隨到隨辦,機關登記桌與機關發文各不得逾半小時
        。
    (二)速件機關收文、登記桌分文各不得逾二小時,承辦單位擬辦、核
        判及會稿不得逾一日,層轉核判不得逾一日,登記桌與機關發文
        各不得逾二小時。
    (三)普通件機關收文、登記桌分文各不得逾二小時,承辦單位擬辦、
        核判及會稿不得逾三日,層轉核判不得逾二日,登記桌與機關發
        文各不得逾二小時。每一過程之相關人員應確實掌握自己可用之
        時間。
    (四)會辦文件:
         1、各單位送會公文之辦理時限如下:
           (1)最速件:二小時。
           (2)速件:四小時。
           (3)普通件:八小時。
         2、如須送會二個單位以上之公文,各會辦單位應順移層轉,以
            節省時間,如須退會應簽註時間,依程序辦理。最速件及有
            時效性之公文,以持批為原則;如須送會三個以上單位者,
            應複製同時分會並限時擲回主辦單位,或請相關單位主管以
            聯合會審方式辦理,並請主任秘書主持(本局所屬機關由主
            辦單位業管副主官主持),以利掌握時效。
         3、會辦單位對於送會之案件,除經承辦單位同意者外,不得擅
            自退件或拒不會辦,如有意見應簽擬會辦意見,提供承辦單
            位參考或陳請主官核參。
四、各類公文處理時限之計算:
    (一)一般公文發文使用日數:
         1、答覆案件:自收文之次日起,至發文之日止(含本機關內部
            各單位會辦時間),所需日數扣除假日,為發文使用日數。
         2、彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至發文之
            日止,所需日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數;
            其餘彙辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。
         3、併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所需日數
            扣除假日,為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦結時
            ,以存查公文計算。
         4、創稿案件:
           (1)交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除
              假日,為其發文使用日數。
           (2)先簽後稿案件,自首次簽辦之日起,至發文之日止,所需
              日數扣除假日,為其發文使用日數。
           (3)以稿代簽案件,自辦稿之日起,至發文之日止,所需日數
              扣除假日,為其發文使用日數。
         5、限期公文:依下列方式,自收文之次日起,計算發文使用日
            數:
           (1)未逾來文所訂期限,而實際處理日數超過六日者,以六日
              計算;未超過六日者,以實際處理日數計算。
           (2)逾越來文所訂期限者,依實際處理日數計算。
           (3)限期公文須以彙併辦方式辦理者,依主案限期公文計算辦
              理時效,其餘彙併辦公文以一般公文存查件處理。
           (4)送會本機關以外機關者,自送會之日起,至退會收到之日
              止,期間得予扣除。
    (二)發文平均使用日數:以發文使用日數(含創稿)之和,除以發文
        總件數,所得之商。
    (三)存查案件使用日數:自總(單位)收文之次日起算,創簽自創簽
        之日起算,至登錄公文管理系統結案之日止。
    (四)專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案
        件、訴願案件、監察案件:
         1、以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定處理時
            限內辦結者列為「依限辦結」,超過規定處理時限辦結者列
            為「逾限辦結」。
         2、人民申請案件因不合法定程式或手續時,主辦機關(單位)
            應詳細說明,一次通知補正。通知補正或因適用法令疑義而
            層轉核釋者,從其通知、核轉之日起,至補件、釋復之日止
            ,期間得予扣除。
         3、人民陳情案件因須等待其他機關(單位)資料或因適用法令
            疑義而層轉核釋者,自其層轉之日起,至核復、釋復之日止
            ,期間得予扣除。
         4、訴願案件因訴願書不合法定程式,而其情形可補正者,應通
            知訴願人於二十日內補正,其時效自訴願補正程式次日起算
            。
五、公文處理時效管制及稽催查考權責:
    (一)作業管制:
         1、管制流程:公文處理之收文、分文、承辦、會辦、決行、繕
            校、監印、發文、歸檔等全部流程,均納入電腦連線作業管
            制。
         2、本局各分局、警察大隊(隊)公文時效統計表於次月五日前
            ,逕送本局秘書室彙整。
         3、改分作業:業務單位收受之公文,認為非屬本單位承辦者,
            承辦人員應填寫「公文改分單」(格式如附表一),敍明原
            因經單位主管核閱後總收文人員改分。
         4、提陳作業:受移單位對於前開改分公文如有意見,應立即填
            具「公文提陳單」 (格式如附表二),敘明理由經主任秘書
            裁定,不得再行移還,以免輾轉延誤。本局所屬機關應由機
            關首長或其授權人裁定。
    (二)稽催查考權責劃分(各級人員公文查催程序及處理方式):
         1、機關管制考核業務單位稽催人員:
           (1)督導各單位收發人員例行公文稽催管制事宜。
           (2)辦理專案管制案件之管制。
           (3)每月統計本機關各單位公文處理時效,並製表分送各單位
              參考。
           (4)每月針對逾限公文責任歸屬簽請機關首長辦理查處;對辦
              理天數逾三十日以上公文進行調卷分析(公文處理流程個
              案分析),並送延壓責任人員於五日內申復理由,依情節
              輕重,簽辦核處。
         2、單位主官(管):
           (1)監督單位登記桌人員辦理公文登錄、查催;對單位登記桌
              人員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者,應即妥適處理
              。
           (2)屬員差假時之公文,應依下列規定處理:
             a、職務代理人應實際代理,因特殊情形無法代為處理時,
                應指定人員負責處理。
             b、職務代理人或主官(管)均因差假不能處理公文時,應
                由主官(管)代理人作適當處理。
             c、承辦案件久未清結者之差假,應責成清理後始得准假。
             d、屬員職務異動時,應清查其所承辦之公文,督促辦結或
                確實移交,如疏於督辦致有延誤時,應負共同責任。
           (3)對於文書流程之各項作業應確實管制,對所屬承辦之公文
              ,並應隨時檢查有無逾期之情事,予以督催,本身尤應注
              意公文品質並遵守處理時限,若疏於督催致有延誤時,應
              負共同責任。
         3、各業務單位登記桌人員:
           (1)確實將本單位公文之流程及展期案件基本資料登錄電腦公
              文管理系統。
           (2)每日檢查單位公文處理紀錄,當日期限屆滿未結之公文,
              應視需要製表陳報單位主管核閱後,再送承辦人員催促依
              限結案,查催資料應建立專卷,以備查考;單位有積壓延
              誤公文,而無查催資料可稽者,與承辦人員併負責任。
           (3)對無法依限辦結之公文,應請承辦人員辦理展期或申請專
              案管制。
         4、承辦人員:
           (1)應備公文承辦登記簿冊記載公文處理情形,或以公文整合
              資訊系統查詢公文處理情形。
           (2)對承辦之文稿應於公文整合資訊系統上作業。
           (3)依公文程式條例及文書處理手冊規定製作公文。
           (4)承辦公文應注意時效,每日應檢查有無逾期公文(含受會
              公文),於陳核、送會時主動追查進度(重要或專案管制
              案件應親自持送),無法依限辦結之公文,應辦理展期或
              申請專案管制。
           (5)於請假或公差時,請職務代理人代為處理公文,不得積壓。
六、各類公文展期及管制:
    (一)一般公文:
         1、凡未能於規定期限內辦結者,承辦人員應填具「公文展期申
            請單」(格式如附表三)於期限屆滿前辦理展期。
         2、展期以二次為限,第一次不得逾十日,總處理時限不得逾三
            十日,由本局各警察大隊(隊)、科、室、中心及分局主官
            (管)依權責核定,並自行列管與稽催。
         3、限期案件不能依限辦結,應於結案日前,先行協調來文機關
            徵求更改處理期限,並作成公務電話紀錄備查,毋需辦理展
            期。
         4、公文展期申請單及公務電話紀錄應併同公文陳核,附於公文
            案卷歸檔,以備查考;但可由電腦公文系統查詢展期資料者
            ,得不另存紙本展期申請單。
    (二)專案管制案件:
         1、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,需三十日以上方可辦
            結之複雜案件,承辦人員應於原件處理期限屆滿前申請列為
            專案管制案件,惟一次申請之處理期限不得超過六個月。
         2、本局及所屬機關之機關文申請列為專案管制案件應填具「專
            案管制申請表」(格式如附表四),擬訂預定完成日期,敘
            明理由,由單位主管詳實審核,簽會機關研考單位(管制考
            核業務),經機關首長核准後,列入管制。
         3、府文申請列為專案管制案件依桃園市政府文書流程管理作業
            要點第十點辦理。
         4、未能在批准之期限內辦結且不可歸責於承辦單位者,在期限
            屆滿前得重新申請列為專案管制案件。
         5、專案管制申請表應併同公文陳核後,附於公文案卷歸檔,並
            影印一份送機關研考單位(管制考核業務(登錄列管,建立
            專卷(府文號之專案管制申請表須影送桃園市政府研究發展
            考核委員會),以備查考。
    (三)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件、立法委員
        或議員質詢案件之展期,依桃園市文書流程管理作業要點「桃園
        市政府各類公文辦理時限、時效計算、展期規定一覽表」辦理,
        不得申請改列專案管制案件。
七、公文查考:
    (一)秘書室應組成公文品質與時效查考小組(以下簡稱公文查考小組
        ),不定期辦理公文品質與時效查考。
    (二)公文查考小組召集人由秘書室主任擔任,委員由秘書室簽奉核定
        後組成。
    (三)公文查考以每年辦理二次為原則,必要時得辦理專案督導,由公
        文查考小組對各分局、本局各警察大隊(隊)、科、室、中心收
        發作業及發文辦結案件實地評檢抽樣查考及評分。
    (四)公文查考以各單位當年度指定月份收文之人民申請案件、人民陳
        情案件及一般公文為原則。
    (五)公文查考小組委員對本單位之查考應予迴避。
八、獎懲規定:
    (一)公文處理個人成績評核:每半年辦理一次,各分局、警察大隊(
        隊)、科、室、中心承辦人員、基層收發(登記桌)人員、文書
        管理人員、辦理憑證、出納、主計人員成績達八十分以上者予以
        獎勵(評分及獎勵標準如附表五至八)。
    (二)公文查考團體成績評核:每半年辦理一次,區分甲組(各警察大
        隊(隊)、科、室、中心)、乙組(各分局),成績達八十分以
        上者,甲組取前七名、乙組取前三名予以獎勵;未滿六十分者予
        以懲處(如附表九)。
    (三)辦理公文查考出(不)力人員,依「警察人員獎懲標準」規定,
        於嘉獎(申誡)範圍內辦理獎勵(懲處)。
    (四)逾限辦結之公文或案件,除監察院糾正及調查案件另依「監察院
        糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」辦理外,依下列規定議
        處:
         1、無故積壓延誤未滿七日者,由單位主官(管)予以口頭告誡
            改進,並列入年終考績參考。
         2、無故積壓延誤七日以上,未滿十四日者,申誡一次。
         3、無故積壓延誤十四日以上,未滿二十八日者,申誡二次。
         4、無故積壓延誤二十八日以上者,記過;逾六個月以上,未滿
            一年(含例假日)者,記過二次;逾一年以上(含例假日)
            者,得記一大過。
         5、同時無故積壓延誤多件公文或無故積壓延誤情形嚴重者,得
            酌情加重議處。
    (五)公文處理發生錯誤、遺失,致人民權益受損或影響本局(或分局
        )行政效率者,依其情節輕重,專案議處。
    (六)各級正、副主官(管)(含領有主管加給者)未盡監督、考核之
        責,致所屬無故積壓延誤多件公文或無故積壓延誤情形嚴重者,
        應負連帶責任。
資料來源:桃園市政府主管法規共用系統