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桃園市政府主管法規共用系統

列印時間:110.07.26 06:11

法規內容

法規名稱: 桃園市政府警察局辦理採購案件作業規定
公發布日: 民國 104 年 08 月 13 日
發文字號: 桃警後字第1040054730號函
法規體系: 桃園市法規/警察類
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一、桃園市政府警察局(以下簡稱本局)為執行政府採購法(以下簡稱採
    購法)及其相關規定,統一採購程序,確立採購權責與分工,增進採
    購效益,特訂定本規定。

二、採購作業之計畫申購、招標訂約及履約驗收三階段,分由各專責單位
    (需求、採購及監辦單位)辦理,並對採購案進度予以管制,以爭取
    時效。
三、需求單位訂定採購計畫應有完整之規格及驗收標準;其規格由需求單
    位自行編訂,經由採購單位循招標作業程序,以公開、選擇或限制招
    標方式,循開標、審標及決標作業,經廠商依契約規範完成履約後,
    再辦理交貨、驗收及保固程序。
四、本局辦理採購案件各單位之權責區分如下:
    (一)需求單位:各科、室、中心、大隊(隊)。
    (二)監辦單位:會計室、政風室。
    (三)採購單位:後勤科、秘書室。
五、需求單位應辦理下列採購事項:
    (一)辦理採購案件之預算編列、執行及保留等事宜。
    (二)研提採購案件規格。
    (三)依本局採購案件需求表(如附表)詳填採購案件資料:
        1、採購條件:包括品名、規格、單位、數量、預算,單價及交
      貨時間、地點、採購地區、運輸、包裝、驗收方法、付款方
      式、逾期交貨罰則及其他要求條件。
        2、採購時效:需求單位須考慮各項因素與全盤採購作業所需時
      間(包括產品需求時間、預算核准、計畫作為、招標訂約、
      生產製造、交通運輸、交貨驗收所需時間)儘量提前辦理,
      以免受物價影響遭致損失。
        3、履約督導:對採購案或合約廠商,得視案件需求派員赴廠商
      督導其備貨情形及製造、技術、過程、品管等情形。履約督
      導由採購單位會同需求單位實施,必要時得邀請專家學者協
      助。
    (四)採購案件規格、成本分析、採購案件需求表等,經簽奉局長或其
        授權人員核定後,移採購單位辦理後續招標作業。
    (五)實施訪價或請合格廠商報價,並參考以往決標單價資料,依底價
        核定單研提預估底價金額及其成本分析資料,移採購單位陳請本
        局底價核定人核定底價。
    (六)針對廠商於招標期間所提有關規格、交貨期限、驗收方式及罰則
        等疑義或異議,簽報局長或其授權人員核定後,答復廠商,並副
        知採購單位。
    (七)派員出席開標會議。
    (八)審規格標及特殊資格文件。(無則免)。
    (九)如須採行最有利標評選時,應先行報請上級機關核准,並於開標
        後主辦評選程序,包括開標前簽請核定評選委員(含召集人)及
    於通知評選委員派兼或聘兼及出席事宜時,應將採購評選委員會
    委員須知一併附於通知書中,未達公告金額之採購如取最有利標
    精神擇符合需要者方式辦理時,亦應主辦評審程序。
    (十)涉及套量作業時,主辦通知受套量單位或人員、聯繫廠商、排定
        日程及準備場所等套量相關事項。
    (十一)依中央機關共同供應契約集中採購實施要點辦理採購時,應先
          行至臺灣銀行股份有限公司網站查詢相關資料,擇定符合需求
          之立約商(包含票選或選樣程序),簽會相關單位,經簽奉局
          長或其授權人員核定後,移採購單位辦理採購。
    (十二)辦理驗收時,得視案件需求製作驗收清單,並準備規格驗收所
          需工具,並會同抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨
          樣規定不符,並會同決定不符時之處置。
    (十三)協辦爭議處理事項。
    (十四)開立動支經費請示單,並協助辦理付款、結算等核銷事宜。
六、監辦單位負責本局採購案件之監標及監驗工作。
七、採購單位負責本局各需求單位採購案之招標、訂約,並依據驗收權責
    區分辦理交貨驗收作業,工作細項如下:
    (一)按採購案件金額及特性,必要時得簽請召開審議會議,其審議委
        員另案簽核。
    (二)確認需求單位擬簽報之各項招標作業規定與方式,是否符合採購
        案特性需求與採購法相關規定。
    (三)依需求單位簽奉核定之採購案件需求表及規格表等文件,製作招
        標文件、上網公告。
    (四)依採購法施行細則第五十三條規定,據需求單位所移預估金額及
        其分析資料,陳請核定底價,並將底價封攜帶至開標會場。
    (五)針對廠商於招標期間所提採購程序之疑義或異議,簽報局長或其
        授權人員核定後,答復廠商,並副知需求單位。
    (六)辦理開標前置作業。
    (七)報告開標相關事項。
    (八)審查資格標文件。
    (九)報告資格、規格審查結果。
    (十)辦理價格標程序。
    (十一)填寫開/廢/流/決標紀錄。
    (十二)採行最有利標時,協辦評選程序。
    (十三)辦理驗收時,準備驗收紀錄表、契約書及相關驗收文件等。
    (十四)主辦爭議處理事項。
    (十五)主辦結算及核銷事宜。
    (十六)申退各類保證金事宜。

八、各需求單位之採購案,因隸屬關係經費預算來源之不同,其採購驗收
    作業,除應依採購法相關規定辦理外,並依各上級機關有關作業規定
    辦理。
九、採購作業區分為採購類別與採購金額級距之確認、計畫申購及交貨驗
    收三階段。
十、採購類別與採購金額級距之確認階段,應依採購法第二條及第七條確
    認採購類別及依採購法施行細則第六條及第二十六條確認採購金額與
    預算金額,俾利招標文件訂定及招標、開標程序之適法性及合理性。
十一、交貨驗收階段應依下列規定辦理;有關驗收程序、紀錄悉依採購法
      及相關子法規定辦理。
      (一)廠商完成履約標的後,由採購單位簽陳局長或其授權人員指派
          主驗人員,並通知需求、監辦單位派員會驗及監驗。主驗人員
          主持驗收程序,會同需求單位抽查驗核廠商履約結果有無與契
          約、圖說或貨樣規定不符,如不符時,需求單位應提出分析及
          建議,供主驗人員決定處置措施,再由採購單位簽陳局長或其
          授權人員核准後,通知廠商辦理。
      (二)現場驗收者,涉及證明文件審核、數量清點、抽查、檢驗、試
          驗、試運轉或丈量等驗核事項,應由需求單位辦理,採購單位
          應派員製作驗收紀錄。未辦理現場查驗者,由採購單位備具廠
          商履約相關書面資料,先會由需求單位驗核廠商履約結果有無
          與契約、圖說或貨樣規定不符,如不符時,需求單位應提出分
          析及建議處置措施,再由採購單位彙整簽陳局長或其授權人員
          核准後,通知廠商辦理。
      (三)監辦單位應依採購法相關法令派員監視驗收程序;採書面驗收
          或書面審核監辦時,採購單位於簽陳局長或其授權人員核准時
          ,併會請監辦單位審核。
      (四)檢(試)驗不合格貨品及數量不符者,視其情節,依契約及採
          購法規定,得採取下列措施:
          1、限期改善、拆除、重作、退貨或換貨。
          2、部分驗收。
          3、減價收受。
          4、解除或終止契約。
      (五)驗收合格後,由採購單位填具結算驗收證明書,並依行政院訂
          頒之「公款支付時限及處理應行注意事項」規定辦理核銷付款
          事宜。

十二、採購案件採行公開招標之作業程序如下:
      (一)準備招標文件。
      (二)上網公告。
      (三)開標。
      (四)審標。(含最有利標、異質採購最低標之評選、審查)
      (五)決標。
      (六)訂約。
      (七)履約。
      (八)驗收。
      (九)保固。
     前項審標結果,必須三家以上之合格廠商參與投標,始得進行開標
      。如無三家以上之合格廠商投標時,應辦理第二次公告。採購案件
      決標後,應上網公告決標情形或定期彙送決標資料。
十三、採購案件採行選擇性招標(建立合格廠商名單)之作業程序如下:
      (一)準備資格審查文件。
      (二)上網公告。
      (三)廠商送資格文件。
      (四)審查資格文件並建立合格廠商名單。
      (五)準備資格以外之招標文件。
      (六)邀請符合資格廠商投標。
      (七)開標。
      (八)審標。
      (九)決標。
      (十)訂約。
      (十一)履約。
      (十二)驗收。
      (十三)保固。
    前項採購案件決標後,應另行上網公告決標情形或定期彙送決標資
      料。

十四、採購案件採行限制性招標(比價或議價)之作業程序如下:
      (一)確認適用之法條依據。
      (二)準備招標文件。
      (三)函邀廠商。
      (四)比價或議價案開標。
      (五)審標。
      (六)進行比價或議價。
      (七)決標。
      (八)訂約。
      (九)履約。
      (十)驗收。
      (十一)保固。
    前項採購案件決標後,應另行上網公告決標情形或定期彙送決標資
      料。
十五、採購案件未達公告金額採購案件之作業程序如下:
      (一)確認是否逾公告金額十分之一。
      (二)開標。
      (三)審標。
      (四)決標。
      (五)訂約。
      (六)履約。
      (七)驗收。
      (八)保固。
    採購案件未逾公告金額十分之一者,得逕洽廠商採購;逾公告金額
      十分之一者,應依案件性質決定招標方式。
    逾公告金額十分之一之招標方式,包括公開招標、選擇性招標、限
      制性招標及公開取得三家以上廠商報價或企劃書。如採公開取得方
      式,第一次開標未能取得三家以上廠商報價或企劃書,事先簽陳局
      長或其授權人員核准,得當場改採限制性招標。
十六、採購案件採行最有利標之作業程序如下:
      (一)依採購法第五十六條第三項,個案報上級機關核准。
      (二)成立評選委員會及工作小組(評選項目、評審標準及評定方式
          有前例或條件簡單者,得於開標前成立)。
      (三)訂定或審定招標文件之評選標準。
      (四)上網公告。
      (五)開標審標。
      (六)綜合評選。
      (七)評選結果由評選委員會過半數之決定或簽報局長核定。
      (八)決標、廢標或對合於招標文件規定之投標廠商採行協商措施。
    採行最有利標評選作業時,應於招標前成立採購評選委員會。該委
      員會委員名單,於開始評選前應予保密,取最有利標精神符合需要
      辦理評審程序者亦同。
    投標廠商未通過評選標準者,列為不合格標。
    投標廠商之技術、品質、功能、商業條款或價格等項目,經評定通
      過評選標準,如可評定為最有利標者,依機關異質採購最有利標作
      業須知第六點規定,應將評選結果簽報局長或其授權人員核定,始
      辦理決標程序;如未評定為最有利標者,得予廢標。
    對合於招標文件規定之投標廠商採行協商措施(含減價),應由廠
      商修改文件後,再重行遞送。需求單位於收到廠商重新遞送之修改
      文件後,依第一項第五款至第七款程序進行,不得逾三次。

十七、採購單位於開標前應準備事項如下:
      (一)備妥招標、開標文件及場所。
      (二)審酌採購案件特性,必要時會同需求單位召開會前準備會議,
          開標主持人提出說明。
      (三)收受投標文件,應注意有無圍標之狀況。
      (四)截標後應即統計投標廠商家數,並向採購單位主管及開標主持
          人報告。

十八、採購單位於開標時應報告下列事項:
      (一)採購案件名稱、預算金額及招標期限。
      (二)會(監)辦單位派員出席情形。
      (三)合格投標廠商家數。(唱名並出示完封之原投標文件)
十九、公開招標決標作業程序如下:
      (一)第一次公告,其投標廠商如未達三家時,依採購法第四十八條
          第一項規定,由主持人當場宣布流標。
      (二)投標廠商如符合三家以上規定,由主持人當場宣布進行資格、
          規格標審查。有關採購廠商之家數,應依機關辦理採購之廠商
          家數規定一覽表辦理。
      (三)開標後審標結果,無得為決標對象之廠商時,由主持人當場宣
          布廢標。
      (四)開標後各廠商所投總價均高於底價時,由最低標廠商優先減價
          一次(最低標廠商缺席時,如招標文件已明確規定視同棄權,
          逕由到場合格廠商當場參加比減價競標三次),如仍超出底價
          時,則由到場合格廠商當場比減價競標三次。如經三次比減價
          競標結果,最低報價仍超出底價時,主持人當場宣布廢標。
      (五)開標後如有緊急情事須適用採購法第五十三條第二項超底價決
          標,需求單位應於開標前簽陳局長或其授權人員核准,並於開
          標時向主持人說明,俾利處置。但查核金額以上之採購,超過
          底價百分之四者,應先報上級機關核准後決標。
      (六)開標後如須適用「依採購法第五十八條處理總標價低於底價百
          分之八十案件之執行程序」時,由需求單位參考其所訂規格及
          訪價資料,評估廠商報總標價有無顯不合理,有無降低品質、
          不能誠信履約之虞或其他特殊情形;需求單位對於最低標廠商
          所作說明是否合理、是否同意最低標廠商繳交差額保證金作為
          擔保等事項提出說明,俾利開標主持人作處置。
      (七)採購單位製作開(決)標或廢標紀錄。

二十、簽約作業程序及履約督導規定如下:
      (一)採購案件決標後,由採購單位與得標廠商辦理簽約,並製作契
          約書。
      (二)採購案件決標簽約後,採購單位及需求單位得視需要共同進行
          履約督導。

二十一、驗收作業程序如下:
        (一)採購單位報告採購案件名稱、契約總金額、履約期限(是否
            逾期)及會、監驗單位派員出席情形。
        (二)需求單位依契約規定說明驗收方式。
        (三)需求單位抽查驗核廠商履約結果與契約、圖說或貨樣規定是
            否相符,並由採購單位協辦。
        (四)須抽樣送驗案件,由採購單位、需求單位及承商共同辦理緘
            封及送驗程序。
        (五)需求單位說明抽查驗核情形,如有與契約、圖說或貨樣規定
            不符情形,應併提出分析及建議,供主驗人決定處置措施。
        (七)採購單位製作驗收紀錄,由參加人員會同簽認。

二十二、爭議處理程序如下:
        (一)廠商對採購案件之招標、審標、決標提出異議時,由採購單
            位依需要彙整需求單位、監辦單位、法制單位或法律顧問意
            見,經簽奉核定後,函復廠商處理結果。
        (二)廠商對異議處理結果不服,向行政院公共工程委員會提起申
            訴時,視個案由採購單位簽請委任律師代理本局進行相關申
            訴程序;如廠商對於審議判斷不服再提行政訴訟,則委請律
            師進行相關訴訟程序。
        (三)廠商向行政院公共工程委員會申請履約爭議調解時,視個案
            由採購單位簽請委任律師代理本局進行相關調解程序。
        (四)廠商為履約爭議案件向臺灣桃園地方法院提起民事訴訟時,
            由採購單位簽請委任律師代理本局進行相關訴訟程序,開庭
            時得由採購單位與需求單位會同律師出庭。

二十三、各單位辦理採購案件應注意下列事項:
        (一)辦理採購案件應注意避免發生行政院公共工程委員會所列之
            政府採購錯誤行為態樣。
        (二)辦理採購有下列情形之一者,得依採購法第五十條第一項第
            五款「不同投標廠商間之投標文件內容有重大異常關聯者」
            處理:
            1、投標文件內容由同一人或同一廠商繕寫或備具者。
            2、押標金由同一人或同一廠商繳納或申請退還者。
            3、投標標封或通知機關信函號碼連號,顯係同一人或同一
        廠商所為者。
            4、廠商地址、電話號碼、傳真機號碼、聯絡人或電子郵件
        網址相同者。
            5、其他顯係同一人或同一廠商所為之情形者。
二十四、採購人員應恪遵「採購人員倫理準則」謹言慎行。
二十五、執行本作業規定優良或缺失情形,依「警察機關學校辦理各項採
        購案件獎懲規定」處理。
二十六、本作業規定未規定事項,依採購法及其相關子法辦理。
資料來源:桃園市政府主管法規共用系統