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一、本要點依機關公文電子交換作業辦法第十二條規定訂定之。 |
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二、桃園市政府(以下簡稱本府)及所屬各機關學校(以下簡稱各機關)
之公文電子交換作業，依本要點之規定，本要點未規定者，適用
文書處理手冊、文書及檔案管理電腦化作業規範及其他相關法令
之規定。本市復興區公所得準用本要點，或參酌本要點自行訂定
作業要點。
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三、公文電子交換實施後，除下列情形外，應以電子交換方式處理：
(一)本文為機密性文書。
(二)附件為實體、支票、原始憑證或須蓋印章之表單等無法以電
子檔傳遞之文件。
(三)受文單位未實施電子交換之機關、法人及民眾等。
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四、本要點所稱機關公文電子交換，指將文件資料透過電腦及電信網
路，予以傳遞收受者。
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五、機關公文電子交換機制分為三類：
(一)第一類：屬經由第三者(公文電子交換服務中心)集中處理者
，具有電子認證、收方自動回復、加密(電子數位信封)等功
能，並提供交換紀錄儲存等。
(二)第二類：屬點對點直接電子交換者，具有電子認證、收方自
動回復、加密(電子數位信封)等功能者。
(三)第三類：屬發文方登載於電子公布欄者(不再另行發文)。
前項三類機制之選用，由承辦人員視公文性質自行考量決定。如
因電子交換系統不穩定，得由發文人員改選適當交換機制傳送並
於文稿註明。
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六、各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業
。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定
專人辦理。
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七、各機關公文電子交換收發文處理程序如下：
(一)公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確
認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
(二)公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、
識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋已電子交
換章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
(三)機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公
文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對
象相互約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其
他安全管制措施。
(四)人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換
作業時，應符合機關公文電子交換作業辦法、文書及檔案管
理電腦化作業規範及相關規定。
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八、電子公文製作原則及注意事項如下：
(一)承辦人須視公文性質於公文文稿上註明電子交換機制（如屬
(一)承辦人須視公文性質於公文文稿上註明電子交換機制（如屬
第三類交換機制應註明登載期限）。
(二)行文正、副本單位應按編定群組名稱點選，若非屬可點選之
對象，應正確繕打機關全銜，不得以簡稱方式繕打或另列清
單行之，以避免發生公文誤送等情事。
(三)文稿經判發後，應由承辦人依批示及改定內容，更正文稿電
子檔確定無誤後，再以公文管理系統傳送至發文單位。
(四)公文文號（年度＋流水號＋支號）為十一位英數字半形（01
23456789），其中年度為三位數字，流水號加支號為八碼，
前七碼流水號為數字，後一碼為英數字，流水號與支號互用
，或支號擴增時亦同（即支號擴增時擴增使用之流水號部分
仍為數字，支號為英數字），年度、流水號數字不足部分補
0，支號供做雙稿、多稿公文用，得以 1-9、A-Z、ａ-ｚ方
式表示，若公文非雙稿或多稿則文號仍維持十碼。
(五)各機關承辦人應將隨文附件製成電子檔，並在文稿附件欄書
明附件檔名，另應備妥紙本附件乙份歸檔。
(六)本文之製作遇須分項條列時其順序為一、二、三...，（一）
、（二）、（三）…，1、2、3、...，（1）、（2）、（3）
。
(七)本文內不得使用併排或側書之繕打方式，且應儘量避免使用
特殊符號及罕字，若因故必須使用罕字，於機關共同造字系
統未建立前，由各承辦人以人工填寫，俟造字系統建立後則
以電腦輸入。
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九、附件檔之製作及格式如下：
(一)附件係屬公文之一部分，應由承辦人員整理後，連同本文一
併採電子檔格式傳送發文單位，再由發文單位依發文程序處
理。
(二)附件除實體、支票、原始憑證、須蓋印之表單外，餘應以製
成Ａ４規格之可攜式文件檔為原則，惟若各機關尚無可攜式
文件軟體使用版權，則應製成收文方能完整顯示及列印之電
子檔。
(三)附件類型包含文字檔、靜態圖形檔、工程圖檔、動畫檔、聲
音檔、動態影像檔等，各機關應將其他機關轉來之書面公文
或資料利用掃瞄器或其他方式製作成電子檔。
(四)以第一類交換機制傳送公文，其本文及附件檔案大小合計應
不超過 10 MB(Mega byte)為原則，超過者應改置於網頁上
共用附件下載區供收文方下載使用，並於文中敘明網址，俾
有效控管大量傳送電子公文及電子附件。為利檔案之完整性
，承辦人倘遇來文附件須至共用附件下載區下載時，應將資
料下載後附於承辦公文之附件或參考資料始得陳核，倘未將
來文附件下載並檢附於陳核之公文，文書或檔管人員應予以
退件處理。
(五)附件二頁以上須編頁碼，頁尾並加註檔名，以利受文機關收
文人員識別併文。
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十、收文人員作業規定如下：
(一)各機關應指定專責人員及其職務代理人確實執行電子收文作
業，並配賦識別碼、通行碼。電子交換收文人員應於上班時
即啟動電子公文交換系統，依正常程序操作，輸入識別碼、
通行碼或其它辨識方法實施身分辨識程序，並於電腦系統確
認相符後，即時或定時進行收文作業，逐一檢視電腦系統每
件待收之電子公文，立即傳送回復訊息，並依一般收文作業
程序繼續辦理，隨時檢視系統是否正常運作，於下班時應將
交換系統關閉。
(二)電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否解開
電子文件封包、儲存電子檔、確認發文單位、及檢查附件與
文件有否疏漏或被竄改。檢視來文無誤後按收文程序辦理；
如發現來文有誤送或疏漏時，應通知原發文機關另為處理。
(三)先收到電子文後收到紙本文，則以接收之電子文分文簽辦，
後到之紙本文併案處理，若先收到紙本文，則應檢視前置軟
體作業系統並予處理，如經半日後仍未收到電子文則應以紙
本文進行分文簽辦。
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十一、校對作業規定如下：
(一)文稿非經判發，不得校發，急要文稿，優先處理。全文之
格式、內容、符號、附件應正確無誤，文內之有關金額、
數字、人名、地名及日期等，應特加注意校對。原稿有疑
義或有明顯誤漏之處，應洽承辦人員改正。
(二)校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時
，應詳加核對清單，並於校對無誤後，將非電子交換公文
附於文稿內，循發文程序作業。
(三)檢視正、副本行文單位、行文群組是否正確。
(四)電子交換文稿，應於校對無誤後，列印全文做為抄件。
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十二、監印作業規定如下：
(一)公文以電子交換行之者，得不蓋用印信或簽署。
(二)監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，
應核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循
發文程序作業。
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十三、發文作業規定如下：
(一)各機關應指定專責人員及其職務代理人辦理發文，並配賦
識別碼、通行碼。
(二)檢查文、稿是否已判發及校對、各項發文資料是否完整正
確。
(三)發文人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦
系統確認相符後，始可進行發文作業。
(四)行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應於發送後檢視
清單，並得在清單上標明已電子交換。
(五)公文電子交換發文後，得於公文原稿加蓋已電子交換戳記
，並將抄件併同原稿退件或歸檔。
(六)公文電子交換發文人員應依文稿上所註明之交換機制類別
執行電子文之傳送，惟因系統不穩定，則得由發文人員改
選適當交換機制傳送，並於文稿上註明。
(七)發文人員至遲應於次日在電腦系統檢視電子文發送結果，
並為必要之處理。
(八)公文以電子交換者其發送日期或登載日期應配合公文上之
發文日期立即辦理，避免發文日期與發送或登載日期產生
落差。
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十四、其他作業規定如下：
(一)各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之
相關紀錄及文稿，得視需要予以儲存。
(二)機關公文電子交換作業使用之智慧卡正、副本，應指定專
人負責保管使用，上述卡片如有遺失或損毀，應依國家發
展委員會相關規定程序辦理申請補發。
(三)各機關公文遇有本文無法顯示之字型，應陳報各機關造字
管理單位，以便統一造字。
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十五、各機關人員如有未善盡執行、保管、維護，致延誤公文時效或違
反保密之職責時，應按情節輕重，簽報首長議處。
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