|
一、桃園市政府(以下簡稱本府)為統一所屬各機關(以下簡稱各機關)檔
案檢調作業,提升檔案管理效能,特訂定本注意事項。
|
|
二、各機關人員借調檔案時,應由調案人填具調案單提出申請,他機關借
調或依法有權調閱檔案者,則須備函提出申請。依法調用檔案者,除
註記調用檔案範圍外,應載明法律依據,調用目的及調用期間,始得
辦理。
|
|
三、各機關人員以調案單或他機關備函提出調案申請後,應依下列原則及
程序完成簽准,始得向檔案管理單位辦理調案:
(一)借調之案件為承辦主管業務時,其調案單須經單位主管核准。
(二)借調之案件為非主管業務時:
1、機關內部借調檔案:應先經單位主管核章後,送會業務承辦單
位主管同意,或經機關權責長官核准。
2、機關間借調檔案:應備函向業務主管機關提出調案申請,由業
務承辦單位依來函簽請機關權責長官核准。
3、依法有權調用檔案之機關:應備函載明法律依據、調用目的及
調用期間,由業務承辦單位依來函簽請機關權責長官核准後,
辦理檔案調用作業。
(三)機密檔案:
1、機關內部借調檔案:應填具調案單,並經業務承辦單位主管核
准。但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核
定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。
2、機關間借調檔案:應備函向業務主管機關提出調案申請,由業
務承辦單位簽請機關權責長官核准,並經該機密核定機關首長
或其授權人員核准後,始得提供。
3、依法調用機密檔案時,應備函載明法律依據、調用目的、調用
期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
|
|
四、檔案經電子儲存者,借調以電子影像檔案提供調閱為原則。依法有權
調用檔案之機關,調用檔案時,則以專卷方式借出,借出前應先製作
複製品一份以為查考。
|
|
五、借調之檔案檢出後,檔案管理人員應交予調案人或其代理人應逐件清
點後於調案單上簽收,調案人應妥善保管借調檔案,不得發生下列情
形:
(一)遺失或檔案缺頁。
(二)拆散、污損等破壞檔案。
(三)添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容。
(四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
|
|
六、調案人員借調檔案以十五日為限,調案人應於調案歸還期限前辦理還
卷,如無法依限歸還檔案時,應於調案歸還日期前向檔案管理單位辦
理展期。但展期次數不得超過三次;檔案展期屆滿前,仍需使用檔案
者,應先行歸還後,再依規定辦理借調。
機關間借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來函簽辦
,經權責長官核准後辦理。
|
|
七、還卷時,檔案管理人員查檢歸還檔案齊全且內容無誤後,應於調案紀
錄上歸還日期欄簽註還案日期,並俟所借檔案全數歸還後,始得退回
調案單。
|
|
八、歸還檔案遭受破壞或遺失時,其處理原則如下:
(一)歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,檔案管理人員應即退回予調案
人補全;檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或毁損致無法修
復情形者,檔案管理人員應於調案紀錄註記,並簽請機關權責長
官議處。
(二)檔案內容破壞或變更者,應先洽請原承辦人員或承辦單位相關人
員補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,併同該檔案歸檔。
(三)檔案破損者,由檔案管理人員進行檔案外觀修補後,方予歸檔。
(四)檔案無法補全或毀損致無法修護者,由檔案管理人員簽核後,註
記於相關檔案目錄或檔案管理資訊系統備查。
(五)檔案遺失者,調案單位應將責任歸屬及補救方式陳報機關權責長
官核處後檢附原簽及相關資料送檔案管理單位辦理檔案目錄或檔
案管理資訊系統之註記備查。
|
|
九、借調檔案逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作「逾
期未歸檔稽催單」向調案人辦理催還。
|
|
十、檔案逾期未歸還且經稽催三次仍未歸還時,檔案管理人員應將該調案
人及稽催情形簽請機關權責長官處理,並暫停其再借調檔案直至歸還
為止,但為顧及業務需要,得由直屬主管借調檔案。
|
|
十一、各機關人員調職時,應知會檔案管理單位,以查檢其借調檔案情形
;如有借調檔案應依下列原則處理:
(一)借調機關內部之檔案應全部歸還,不得轉借。
(二)承辦他機關向本機關借調或依法調用之檔案,其未屆滿歸還期
限者,應依相關規定列為職務移交事項。
|
|
十二、違反第五點、第八點、第十點規定,無正當理由者,應送各機關考
績委員會議處,檔案遺失者加重懲處;如涉有刑事責任者,應移送
該管檢察機關偵辦,有公務員懲戒法第二條所定之違失情事者,應
依法移送懲戒。
|