| 壹、總則 |
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一、桃園市政府消防局（以下簡稱本局）為檔案管理需要，依據檔案法暨
其相關規定，特訂定本要點。 |
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二、本局檔案管理，除法令另有規定者外，適用本要點之規定辦理。 |
| 貳、檔案點收 |
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三、發文稿件，由發文單位於發文後，逐件依序彙齊，將歸檔清單送檔案
管理單位點收。另收文存查不需發文案件，則由各科室單位逐件依序
彙齊，將歸檔清單送檔案管理單位點收，由檔案管理人員於歸檔清單
上註記點收日期並加蓋點收章備查。歸檔清單一式二份，各執一份備
查。 |
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四、歸檔清單得採書面或電子方式，應記載下列事項：
(一)文（編）號。
(二)主旨或事由。
(三)承辦單位及人員。
(四)媒體類型及數量。
(五)附件媒體型式及數量。
(六)附件抽存者，其名稱及辦畢日期。 |
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五、點收檔案應依下列規定處理：
(一)歸檔案件有下列情形者如為存查案件退回原承辦單位補正外，餘
應退回發文單位補正：
1、歸檔數量內容與清單不符者。
2、漏判、漏印、漏發者。
3、本文逾二頁以上未蓋騎縫章者。
4、樣張或已作廢憑證文件，漏蓋樣張或註銷或打叉字樣者。
5、併案公文未於子案稿面註明所併母號之文號者。
6、機密案件未使用機密文件專用封套封存，並於封口處及承辦
單位蓋承辦人員職章者。
(二)歸檔案件有下列情形者，應退回科室文書單位（登記桌）補正：
1、承辦人未依下列原則編寫頁碼：
(1)依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序
編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
(2)附件頁碼之編寫除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
訂者外，應併同其本文連續為之。
(3)雙面書寫或列印以二頁計，背面頁碼於左下角為之，並在
首頁頁碼加註總頁碼。
(4)隨文歸檔之附簽、附件過小者，應以公文紙襯貼，並加蓋
騎縫章。
2、案件未由承辦人員親自填註年度、分類號、保存年限、或填
註不符檔案分類暨保存年限區分表者。
3、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者；附件未經
簽准而抽存者。
(三)檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品，應退回承辦單位：
1、現金、有價證劵及其他貴重物品。
2、司法訴訟有關物證。
3、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全
之物品。
4、其他易變質而不適長期保存之物品。
(四)配合桃園市政府節能減碳政策，實施公文書雙面列印（含附件）
。 |
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六、檔案管理單位應於每月十日前，將前個月應歸檔而未處理歸檔之案件
，製作逾期未歸檔公文稽催單，經權責主管核閱後辦理稽催歸檔事宜
。 |
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七、各單位辦畢之公文應於五日內送檔案管理單位辦理歸檔；已歸檔案件
，未經簽准，不得任意抽換。 |
| 參、分類編目 |
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八、歸檔案件經點收後，檔案管理人員應依據檔案分類表暨保存年限區分
表逐件檢查承辦人填註之分類號及保存年限之正確性。 |
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九、檔案管理單位應依據分類號自行編訂各類目之案次號。 |
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十、檔案管理人員於逐件檢查分類號無誤後，應填註案次號、卷次號、目
次號。 |
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十一、年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號均填註於案件右上角，
各科室因應各業務特性所自行訂定之書件表格，亦同。 |
| 肆、檔案整理保管 |
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十二、第九至第十一點規定事項完成後，檔案管理人員應依下列規定整理
案件。
(一)案件之整理，按文件產生日期先後，早者在下，晚者在上之順
序整理。
(二)案件如有皺摺，應予理平，如有破損應予修補。
(三)案件以公文用紙尺度為標準，左右底三面邊緣整齊。 |
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十三、案件經整理後，同案名之檔案應集中置於同一檔案卷夾，卷夾內應
置目次表，紙張同公文用紙，並於檔案卷夾封面、卷脊標明案名、
檔號、保存年限等檔案相關資訊。 |
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十四、檔案卷夾存放檔案以六十案件或厚度三公分為原則，案件過多時得
分置數個檔案卷夾，過少時得存放不同案名之案件，並予適當區隔
同時依案次號順序排列，檔案卷夾放置不同案名之案件，其目次表
應分別製作。 |
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十五、檔案卷夾應選用質優、堅韌耐折並經去酸處理之紙質或其他保固良
好之材質。 |
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十六、檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時應予包裝編號登
記並註明檔號，另行存放。按編號大小順序，由左至右，由上而下
擺放。附件另行存放時，原檔案應加註附件另存○○號。 |
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十七、經整理、裝訂之檔案，依下列規定存放於檔案架：
(一)按檔號大小順序，小者在左，大者在右，由左至右，由上而下
直立排列。
(二)檔案管理人員應定期檢查檔案排架情形。 |
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十八、檔案有遺失、毀損情形，檔案管理人員應即查明原因簽請權責長官
並作適當之後續處理。 |
| 伍、檔案檢調 |
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十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限，因業務需要，借調非主管檔案
時，應送會承辦業務主管同意，或簽請本局權責長官核准。 |
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二十、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調檔案時，以影本提供，
非有必要，不得借調原件。 |
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二十一、借調檔案應填具調案單，一張調案單以借調一案件為原則，經承
辦單位主管或權責長官核准後，送檔案管理單位調取。 |
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二十二、調案單應載明下列事項：
(一)檔號或公文文號。
(二)案由。
(三)調案人姓名及單位。
(四)調卷事由。
(五)陳核欄位。
(六)調檔日期、還檔日期、頁數。 |
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二十三、借調檔案時，借調人、檔案管理人員均應當面清點檔案內容、頁
數、件數，還件時亦同。 |
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二十四、調案單應採二聯式，一聯於還件時送還借調人，一聯由檔案管理
人員妥善保管一年。 |
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二十五、檔案管理人員於檔案調出時應立即於電子公文系統中登錄借閱、
歸還登記。 |
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二十六、機關間借調、借用檔案，應備函提出請求，並經本局權責長官核
准後辦理；調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的、調用
期間。 |
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二十七、借調檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄、拆散、汚損、添
註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容
之情事。 |
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二十八、借調檔案最遲十五日內應歸還，屆期如需繼續使用，應提出展期
申請，並經權責長官核准，知會檔案管理單位後，始得為之。
前項展期次數得連續三次，每次以七天為限，逾三次仍需繼續使
用者，應先歸還檔案，再依規定辦理借調。 |
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二十九、對於借調逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應辦理稽催，經稽催
仍不歸還時，應簽請權責長官處理。 |
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三十、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後始得歸還調案單，
如有第二十七點所定情事，應簽報權責長官議處，其調案單不予歸
還。 |
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三十一、機關人員調、離職時應知會檔案管理單位檢查有無借調檔案未歸
還情事。 |
| 陸、典藏庫房 |
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三十二、為保管檔案，應設置檔案庫房，檔案庫房應與辦公室為必要之區
隔，並注意耐震措施及不宜設置於地下室及排水不良之位置；檔
案庫房應採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員及未經許可之
人員，不得擅自進出，尤不得任其自行調閱檔案。 |
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三十三、檔案庫房之設置應注意防火、防水、防潮濕、防光及設置空調、
空氣清淨等設備。 |
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三十四、檔案庫房應配置溫、濕度儀表並每日紀錄之，房內溫濕度應保持
在相關規範範圍內。 |
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三十五、檔案庫房內之檔案架（櫃箱）等應採用防火、防潮、防融、及耐
震設備，其擺設應距牆、地面十公分以上。 |
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三十六、檔案庫房應進行蟲、鼠、黴菌防治處理，並定期消毒。 |
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三十七、檔案庫房應依規定設置滅火器具，庫房內嚴禁下列行為：
(一)使用或存放易燃或易爆物品。
(二)吸菸、飲食。
(三)儲存食物或存放非檔案管理用品。
(四)植養生物。
(五)使用火爐、電爐。 |
| 柒、機密檔案 |
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三十八、本局應指派專人專責機密檔案之管理。 |
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三十九、檔案管理人員於點收機密檔案時，不得拆封，應檢視密封袋各欄
承辦人是否填註後點收，編號登記，並定期列印密件清單存參。 |
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四十、機密檔案應與一般檔案分別存放，並以具安全防護功能之箱櫃保存
。 |
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四十一、借調機密檔案應填具調案單，借調密等以上檔案應經局長核准。 |
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四十二、借調機密檔案，應於七日內歸還，屆期如需繼續使用，應提出展
期申請，經核准得展期二次，每次以七天為限，屆期仍需繼續使
用，得依第二十八點規定辦理。 |
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四十三、借調機密檔案於調取時，借調人、檔案管理人員應檢視密封袋是
否拆封，還件亦應檢視是否密封，檔案管理人員並在封面註記調
件、還件日期。 |
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四十四、機密檔案未經解密不得銷毀，經解密後依一般檔案管理之。 |
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四十五、應定期清理機密檔案，並通知業務單位辦理機密檔案之機密等級
變更或解密事宜。 |
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四十六、機密檔案經核定變更或註銷機密等級者，檔案管理人員除應於電
子公文系統機密檔案解降密辦理解降密外並應於檔案外浮貼機密
等級變更或註銷紀錄單。 |
| 捌、檔案管理之改善 |
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四十七、本局應定期或不定期對所屬科室單位對處理檔案管理之認知，辦
理檔案知能教育訓練或召開跨科室研討會，研議後統一作法。 |
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四十八、本局應依據本局需要訂定檔案管理短、中程計畫，據以逐年實施
改善本局檔案管理。 |