壹、總則 |
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一、桃園市政府消防局(以下簡稱本局)為建立採購制度,規劃採購程序
,以合乎政府採購法(以下簡稱採購法)等相關法制,俾精進採購效
能,爰依採購法相關規定,訂定本規範。 |
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二、本規範用詞,定義如下:
(一)業務單位:規劃、設計、需求或使用單位之科、室、中心。
(二)採購單位:秘書室。
(三)監辦單位:政風室及會計室。
(四)採購案件:工程之定作、財物之買受、定製、承租、勞務之委任
或僱傭。
(五)驗收事項單純者:財物、勞務採購案件之後續擴充案,於同年度
已有驗收前例者、依契約每月(季)例行性之驗收、開口契約之
各單次下訂或財物、勞務採購案之驗收金額,未達公告金額者。
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三、本局辦理各項採購案件,凡逾公告金額十分之一以上者,悉依本規範
辦理。未逾公告金額十分之一者,得參照本規範,但不得違反桃園市
政府各機關(構)學校小額採購標準作業程序之規定。 |
貳、技術規格訂定及招標前置作業 |
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四、各項採購案件應由業務單位依需求及成本考量,廣為蒐集資料,訂定
技術規格。 |
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五、公告金額以上採購案件,應依功能或效益訂定招標文件之技術規格。
其有國際標準或國家標準者,應從其規定,並確認標準是否有修正及
其適用範圍。未達公告金額之採購案件,由提出採購申請之業務單位
綜合考量,比照辦理。 |
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六、業務單位所擬訂定、採用或適用之技術規格,應切實依照採購法第二
十六條及政府採購法第二十六條執行注意事項辦理,在目的及效果均
不得限制競爭。
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七、業務單位依技術規格所訂之採購期程,應考量各項採購案件性質綜合
評斷,如招標方式、標的履約期限及驗收時程等,以年度內完成預算
執行優先考量,並依所訂期程列管。 |
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八、技術規格之訂定,業務單位應依採購案件之需求,敘明預算來源、預
估金額分析、驗收條件、履約期限、交貨地點、保固條件、保險條件
及後續擴充等情形,並填列採購規劃作業內部控制制度自行檢查表(
如附件一),經局長或其授權人核准後,移由採購單位作為招標文件
製作依循,辦理招標作業。
前項如為辦理未經公告程序之限制性招標,業務單位應依未經公告程
序之限制性招標內部控制制度自行檢查表(如附件二)之控制重點,
查察有無符合免經公告程序之適用要件,並於自主檢查表填列檢查後
,依前項所述相關文件,經局長或其授權人核准後,移由採購單位辦
理招標作業。 |
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九、前點技術規格訂定,依採購目的及需求之專業屬性,得由業務單位成
立規格研議小組,經局長或其授權人核准後,辦理規格研議會議。相
關規格於核准後,併同前點所述文件,移採購單位作為招標文件製作
依據並辦理招標作業。
前項規格研議,如有下列情形之一者,應提請採購審查小組審查:
(一)查核金額以上之採購案件。
(二)基於採購效益或業務單位專業不足。 |
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十、符合前點第二項之情形者,業務單位應同時成立規格研議小組及採購
審查小組。
前項採購審查小組之設置,另訂之。 |
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十一、巨額採購案件,業務單位應依機關提報巨額採購使用情形及效益分
析作業規定,陳報局長或其授權人核准後再移採購單位辦理招標作
業。 |
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十二、業務單位依共同供應契約辦理逾公告金額十分之一以上之採購時,
應與共同供應契約之立約商洽談需求內容及優惠條款。並於簽辦請
購時,敘明採購需求、擇定立約商、產品及型號等之理由,簽會採
購及監辦單位,由局長或其授權人核准後,再移由採購單位分案下
訂辦理採購。
前項依共同供應契約採購,如遇有大量訂購之情形時,應由業務單
位填寫共同供應契約大量訂購及監辦作業內部控制制度自行檢查表
(如附件三),並依相關控制重點檢查,並於完成採購下訂後,交
由採購單位歸檔。 |
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十三、採最有利標之評選(審)或異質採購最低標之審查案件,由業務單
位依採購法及相關規定於招標前或開標前,成立評選(審查)委員
會或評審小組,並全程出席相關會議。採購單位就適用、準用最有
利標之案件,列席協助辦理。業務單位應成立三人以上之工作小組
,提具初審意見提供及協助委員會或評審小組辦理評選(審查)作
業,工作小組成員由局長或其授權人員指定本局同仁或專業人士擔
任;成員中至少須有一人取得採購專業人員基礎或進階資格。
前項委員會或評審小組之成立應依行政院公共工程委員會最有利標
作業手冊辦理,並應一併訂定審查標準、評審項目。業務單位應辦
理委員接送及出席費與交通費支付與核銷,另採購單位辦理相關評
選(審查)文件之準備。 |
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十四、評選(審查)委員會、評審小組評定之會議紀錄及相關評選(審查
)結果,由業務單位辦理,並於局長或其授權人核定後,併同適用
最有利標決標之內部控制制度自行檢查表(如附件四)、準用最有
利標決標之內部控制制度自行檢查表(如附件五)、參考最有利標
精神擇符合需要廠商之內部控制制度自行檢查表(如附件六)或異
質最低標決標之內部控制制度自行檢查表(如附件七)、評分表、
出席委員切結書、廠商投標資料及委員聯絡等資料,移由採購單位
辦理後續議(比)價或議約、決標公告及文件歸檔等事項。 |
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十五、業務單位對於招標前各次召開之評選(審查)委員會、評審小組會
議紀錄,應於下次開會前將會議紀錄函知各委員。最終之評選(審
查)後之委員會、評審小組之會議紀錄,亦應比照辦理。 |
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十六、若有評選、審查或評審樣品時,由採購單位依投標須知相關規定將
獲選樣品會同業務單位、監辦單位封箱簽章後,交業務單位保管,
以為後續履約驗收比對用,全案驗收完成後則退還得標廠商。 |
參、採購招標及監辦 |
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十七、本局辦理招標應視採購案件之性質,考量採購效率及注意遵循合法
、公平、完整、明確性及誠實信用之原則,採行公開招標、選擇性
招標、限制性招標或公開取得廠商書面報價或企劃書辦理。 |
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十八、業務單位訂定技術規格後,交由採購單位依據採購法及其相關文件
範本,製作投標須知、契約書稿及所需文件表格,據以辦理上網公
告,並進行後續採購程序。業務單位應於辦理技術規格之訂定時一
併敘明招(決)標方式或特殊招(決)標需求,如未敘明者,採購
單位得予退回業務單位補正。 |
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十九、採購單位應於辦理採購案上網公告時,一併預定開標日期,並簽會
業務單位及監辦單位派員辦理開標、監辦事宜。 |
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二十、公告金額以上之採購案件監辦,依機關主會計及有關單位會同監辦
採購辦法辦理。未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購案件監
辦,依桃園市未達公告金額採購監辦辦法辦理。 |
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二十一、監辦單位監辦範圍為開標、比價、議價、決標及驗收等程序事項
。
前項監辦範圍,不包括涉及廠商資格、規格、商業條款、底價訂
定、決標條件及驗收方法等實質或技術事項之審查。 |
肆、底價訂定 |
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二十二、底價訂定應由採購單位簽會業務單位,依採購法第四十六條相關
規定,由業務單位提出預估金額及其分析併同訂定底價內部控制
制度自行檢查表(如附件八),陳報局長或其授權人決行及密封
。決標後除有特殊情形外,底價應予公開。 |
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二十三、底價開封後,因故未能決標者,開標主持人應於開標當場將底價
重新彌封並簽章,以落實底價保密原則。採購案件若係底價核定
問題致開標後廢標,業務單位應重新檢討廢標原因,以為重訂底
價與否之依據,檢討後再依前點程序重新簽核底價。 |
伍、開標審標 |
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二十四、採購單位應審查及辦理事項如下:
(一)開標場地之規劃,提供相關採購法令供參,並宣讀開標程序
。
(二)核對廠商出席代表為負責人或委託代理人。
(三)協同監辦單位,協助開標主持人處置違反採購法之廠商。如
有發現廠商違反採購法時,應填寫發現廠商違反政府採購法
之處置內部控制制度自行檢查表(如附件九),併同投標廠
商採購文件於陳報局長或其授權人核准後歸檔。
(四)審查廠商所附資格文件是否合格,並填寫開標作業內部控制
制度自行檢查表(如附件十)及審標作業內部控制制度自行
檢查表(如附件十一),併同廠商投標文件,於陳報局長或
其授權人核准後歸檔。
(五)協助開標主持人處置程序爭議事項,並作成建議。
(六)辦理價格標之議比價程序。 |
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二十五、業務單位應審查廠商投標所附規格文件是否合格,並協助開標主
持人處理規格爭議事項,作成建議。 |
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二十六、監辦單位監辦開標、比價、議價、決標是否符合程序,並協同採
購單位,協助開標主持人處置違反採購法之廠商。 |
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二十七、開標主持人應審查及辦理事項如下:
(一)主持開標程序,於採購單位及業務單位就廠商投標文件之資
規格審查結果無誤後,宣佈審標結果。
(二)開啟核定之底價,主持價格標議比價程序,並宣佈開標結果
。
(三)處置程序、規格爭議事項及違反採購法之投標廠商。
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陸、減價作業、決標及簽約 |
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二十八、辦理減價作業時,應依採購法所規定之議價、比價方式辦理,如
認最低標廠商之總標價或部份標價偏低,顯不合理,有降低品質
、不能誠信履約之虞或其他特殊情形時,開標主持人應依採購法
第五十八條及政府採購法第五十八條處理總標價低於底價百分之
八十案件之執行程序辦理。
前項減價作業,由採購單位依減價作業內部控制制度自行檢查表
(如附件十二)檢查,併同廠商投標文件,於決標後陳報局長或
其授權人核准後歸檔。 |
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二十九、依前點辦理最低標廠商之總標價低於底價百分八十之案件,應就
底價合理性進行檢討,如係因底價偏高造成最低標標價偏低者,
依政府採購法第五十八條處理總標價低於底價百分之八十案件之
執行程序之規定,不適用採購法第五十八條。
前項辦理之執行程序,如由開標主持人宣布保留決標時,廠商所
提之相關書面說明,由業務單位簽會採購單位及監辦單位後陳報
局長或其授權人核定。 |
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三十、公告金額以上採購之招標,除有特殊情形外,採購單位應於決標後
三十日內將決標結果刊登於政府採購公報,並以書面通知各投標廠
商。無法決標者,亦同。
前項公告,於未達公告金額及限制性招標之案件,比照辦理。 |
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三十一、經比減價程序之決標案件,採購單位應要求廠商提供標價清單或
單價分析並列入契約。 |
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三十二、決標後採購單位應依投標須知約定,要求廠商於約定之期限內及
數額,完成履約保證金之繳納。 |
柒、履約管理 |
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三十三、業務單位負責於履約期間審核廠商各項應交付之履約文件。 |
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三十四、業務單位於履約期間,督導廠商執行進度控管之實質履約事項。 |
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三十五、履約期限屆滿前,業務單位應督促廠商如期報驗。 |
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三十六、業務單位應履行查驗之責,於廠商履約期間得就履約情形進行了
解或辦理查驗、測試或檢驗,以掌握履約進度及交貨品質。
前項履約管理,由業務單位於履約期間填寫履約管理內部控制制
度自行檢查表(如附件十三)檢查,並於全案履約完成後,併同
驗收紀錄、廠商驗收資料、結算驗收證明書正本及驗收簽核文件
影本,交由採購單位歸檔。 |
捌、驗收 |
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三十七、業務單位於收到廠商之報驗函後,應即協調並簽會採購及監辦單
位,陳報各分層授權人,並依個別採購案契約規定之驗收期程,
排定並通知採購單位、監辦單位及廠商辦理驗收。
前項驗收程序,應於廠商報驗函送達後三十日內完成。
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三十八、廠商報驗時,得要求隨函檢附進口報單、檢測證明及足以識別貨
品外觀之包裝、廠牌、型號等之相片或彩色列印圖片或電子檔,
並由業務單位確認廠商交貨履約完成,以杜絕廠商虛報驗收之情
事。財物採購案之貨品,業務單位應於廠商備貨完成時,通知廠
商交貨或安裝地點。 |
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三十九、參與驗收工作人員應依下列任務分工,確實執行任務:
(一)主驗人:
1、主持驗收程序,抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說
或貨樣規定不符。
2、指派會驗人員執行驗收有關作業。
3、對於廠商履約結果不符契約、圖說或貨樣,應於驗收時當
場裁示限期改善、拆除、重作、退貨或換貨,並訂定改正
期限。另應明確裁示不合格項目。
4、契約未載有驗收時應辦理丈量、檢驗或試驗之方法、程序
或標準者,對於隱蔽部分,必要時得拆驗、化驗之。
(二)會驗人員:
1、備妥驗收所須器具、文件並安排所需之交通工具。
2、承主驗人之命,依接管或使用目的,執行驗收有關任務。
3、會同抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定
不符,並協助主驗人決定不符之處置。
4、審查證明文件。
5、通知設置或使用單位,派員出席驗收。
(三)協驗人員:協驗人員為設計、監造、承辦採購人員或機關委
託之專業人員或機構人員,協助辦理驗收有關程序、作業。
(四)監驗人員:監視驗收程序或書面審核。 |
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四十、驗收由業務單位作成紀錄並簽認,有協驗、會驗人員或廠商代表參
加者,亦應會同簽認,並應於驗收完成後三日內簽核。 |
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四十一、採購標的涉及廠商提供使用操作訓練者,業務單位應依契約之約
定儘速排定訓練期程,並依契約規定於教育訓練完成後,備妥簽
到表、教材及訓練相片等資料,以為驗收合格或後續付款之憑據
。 |
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四十二、採購案之後續擴充、依契約每月(季)例行性下訂、開口契約之
各單次下訂,依當次驗收金額,由局長或其授權人員指派適當人
員主驗。 |
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四十三、公告金額以上之採購案件驗收合格後,業務單位應於十五日內填
具結算驗收證明書。未達公告金額之採購案件,得視需要填具之
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四十四、結算驗收證明書應由主驗人、會驗人員及監驗人員分別簽認,並
函文發予廠商。
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四十五、勞務採購案件應由業務單位依據採購法施行細則第九十條之一以
書面或召開會議審查方式辦理。 |
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四十六、業務單位於辦理驗收時,應填寫驗收作業內部控制制度自行檢查
表(如附件十四)檢查,於完成驗收後,將驗收結果陳報局長或
其授權人核准後,將相關驗收紀錄、文件、結算驗收證明書正本
及簽核文件影本,交由採購人員歸檔。 |
玖、財產管理及付款 |
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四十七、各項採購案件,業務單位應於付款前會請本局財產管理人員依採
購標的之金額及種類,辦理財產或非消耗品登錄。 |
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四十八、財物採購之貨品完成驗收後,若配發換安裝予單位或個人使用,
業務單位應製作簽收單,由受配單位或個人依簽收單內容清點,
簽名後連同驗收結果之簽核文件,一併送財產管理人員辦理後續
登錄及送採購單位辦理歸檔事宜。 |
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四十九、各項採購案件於驗收合格後,由業務單位通知廠商提供發票或收
據,依契約規定程序辦理付款,如依個別契約規定須繳納保固保
證金者,應於所付契約價款中扣除,或通知廠商依限繳納。 |
拾、保證金 |
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五十、採購單位依契約規定,於驗收合格後,無息退還履約保證金。 |
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五十一、業務單位於驗收合格後,依前點繳納保固保證金予出納人員,由
出納人員開立收款收據,交予廠商收存。 |
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五十二、保固期滿時,由業務單位辦理核退廠商保固保證金事宜。 |
拾壹、後續擴充 |
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五十三、如有後續擴充,業務單位應於原案敘明下列事項:
(一)理由。
(二)擴充之期間。
(三)擴充之數量或金額。
前項之理由應有合理性及正當性。 |
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五十四、後續擴充時,業務單位應明示下列事項,陳報局長或其授權人核
准後,移由採購單位辦理招標、換文用印或議價(約):
(一)原案之後續擴充條件。
(二)所剩擴充額度。
(三)擴充之金額或數量。
(四)符合採購法第二十二條第七款之文字。 |
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五十五、後續擴充如載明得依原契約價金與原契約條件,則以換文方式辦
理,免辦理議價會議;未載明者,應辦理議價(約)。 |
拾貳、保固 |
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五十六、保固期內發現瑕疵,應由業務單位通知廠商於指定之期限內負責
免費無條件改正;逾期不為改正者,依契約及採購法相關規定辦
理。 |
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五十七、保固期間廠商所提交之保固證明文件或紀錄,業務單位應妥善留
存,以為辦理退還保固保證金之依據。 |
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五十八、業務單位辦理退還廠商保固保證金時,應簽會採購單位及監辦單
位,業務單位應依保固事項實質認定。 |
拾壹、採購爭議及接受採購稽核案件之處理 |
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五十九、廠商所提有關各項採購案之疑義、異議及申訴,應依採購法及相
關規定辦理,並應詳實發掘事實,尋求真相。處理結果均應函復
提出疑義、異議或申訴之廠商。
前項廠商所提疑義、異議及申訴事項,業務單位或採購單位應填
寫廠商疑義、異議及申訴之處理作業內部控制制度自行檢查表(
如附件十五),併同採購文件歸檔。 |
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六十、疑義、異議、申訴事件,應依下列任務分工:
(一)與規格有關者,由業務單位承辦,採購、監辦單位及法制人員
協助。
(二)與採購程序有關者,由採購單位承辦,監辦單位及法制人員協
助。
疑義、異議、申訴事件必要時得召開採購審查小組。
採購審查小組如遇專業問題無法判別時,得外聘專家協助。
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六十一、驗收不合格採減價收受、解除及終止契約調解、仲裁及訴訟等事
項,由業務單位辦理,並由採購、監辦單位及法制人員協助。 |
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六十二、第六十至六十一點,承辦單位應將結果副知協助單位人員。 |
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六十三、主管機關或上級機關就本局採購案件辦理稽核時,由業務單位就
稽核事項處置並回覆,並由採購單位協助辦理。 |