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桃園市政府主管法規共用系統

列印時間:113.04.12 22:29

法規內容

法規名稱: 桃園市政府檔案應用申請注意事項
公發布日: 民國 104 年 06 月 26 日
發文字號: 府秘文字第10401649712號令
法規體系: 桃園市法規/秘書類
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一、桃園市政府(以下簡稱本府)所屬各機關(以下簡稱各機關)為辦理檔
    案法第十七條至第二十一條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法
    第四十六條有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案(以下簡稱應用)之
    開放應用作業,特訂定本注意事項。
    各機關檔案應用申請作業,除法令另有規定外,依本注意事項辦理。
二、各機關應設置檔案閱覽處所,並提供必要之設備。
三、各機關辦理申請應用檔案,由業務單位負責受理及審核。
四、各機關應印製檔案應用申請書,並得將申請書置於各機關網站及服務
    台,提供民眾下載、列印或索取。
    前項申請書應載明下列事項:
    (一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文
          件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱
          、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電
          話、住(居)所。
    (二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分
          證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定
          代理者,應敘明其關係。
    (三)申請項目。
    (四)檔案名稱或內容要旨。
    (五)檔號或收發文字號。
    (六)申請目的。
    (七)申請日期。
    (八)有使用檔案原件之必要者,其事由。
五、申請人得親自持送或以書面通訊方式送達申請書,其經電子簽章憑證
    機構認證者,亦得以電子傳遞方式申請。
六、受理單位應檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定程式或資料不
    全者,應通知申請人於七日內補正;逾期不補正或不能補正者,得駁
    回申請。
七、受理單位應就檔案內容得否提供應用先予審查,擬具審核通知書併同
    申請審核表,必要時簽會檔案所涉業務單位,徵詢其意見;如有應限
    制公開或提供之部分,應先予註記後,陳機關權責長官核准。
八、各機關對於申請案件,應自受理申請書之日起三十日內為准駁,並依
    下列各款規定以審核通知書通知申請人,如有補正資料者,自申請人
    補正之日起算:
    (一)提供應用申請者,應敘明應用方式、時間、地點、聯絡人員及
          電話、檔案應用注意事項、收費標準及應攜帶相關證明文件。
    (二)暫無法提供使用者,應載明無法提供原因及法令依據。
九、各機關檔案應用准駁應依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條
    、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
十、業務承辦單位函復申請人准駁之結果,應副知檔案管理單位。
十一、申請人或其代理人應於指定日期親至指定地點,出示審核通知書、
      身分證明文件,並完成登記程序後,由承辦人員陪同應用檔案。
      申請人未依前項規定辦理者,各機關得拒絕提供應用。
      承辦人員檢核申請人證件無誤後,申請人核對擬應用檔案無誤後於
      檔案應用簽收單內簽名。
      抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定
      辦理。
十二、申請人如需輔佐人陪同應用檔案,應事先提出申請。
      前項輔佐人以一人為限。
      應用檔案時,不得僅由輔佐人單獨在場,申請人對其輔佐人之行為
      應負連帶責任。
十三、申請人及其輔佐人於應用完畢後,應將檔案歸還受理單位並經點收
      。
十四、檔案經電子儲存者,其應用檔案以影像或複製品為原則。
      核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採
      分離原則,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。
十五、申請應用之檔案應當日歸還,如未能於當日應用完畢者,受理單位
      應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調閱
      。
      歸還檔案,經受理單位點收無誤後,應於檔案應用簽收單上註記還
      卷,並將一聯交付申請人。
十六、申請人應用檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為。如
      有發生下列情形者,承辦人員應立即予以制止;其涉及刑事責任者
      ,移送該管檢察機關偵辦。
      (一)添註、塗改、更換、抽取圈點或污損檔案。
      (二)拆散已裝訂完成之檔案。
      (三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
      (四)未經許可,擅自將卷宗資料之部分或全部帶離閱覽處所。
      (五)私自進入檔案作業處所或庫房。
十七、申請人應用檔案,依國家發展委員會檔案管理局所訂定之檔案閱覽
      抄錄複製收費標準收費。
資料來源:桃園市政府主管法規共用系統