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一、桃園市政府（以下簡稱本府）所屬各機關(以下簡稱各機關)為辦理檔
案法第十七條至第二十一條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法
第四十六條有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案（以下簡稱應用）之
開放應用作業，特訂定本注意事項。
各機關檔案應用申請作業，除法令另有規定外，依本注意事項辦理。
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二、各機關應設置檔案閱覽處所，並提供必要之設備。 |
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三、各機關辦理申請應用檔案，由業務單位負責受理及審核。 |
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四、各機關應印製檔案應用申請書，並得將申請書置於各機關網站及服務
台，提供民眾下載、列印或索取。
前項申請書應載明下列事項：
（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文
件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱
、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電
話、住（居）所。
（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分
證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定
代理者，應敘明其關係。
（三）申請項目。
（四）檔案名稱或內容要旨。
（五）檔號或收發文字號。
（六）申請目的。
（七）申請日期。
（八）有使用檔案原件之必要者，其事由。
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五、申請人得親自持送或以書面通訊方式送達申請書，其經電子簽章憑證
機構認證者，亦得以電子傳遞方式申請。 |
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六、受理單位應檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定程式或資料不
全者，應通知申請人於七日內補正；逾期不補正或不能補正者，得駁
回申請。 |
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七、受理單位應就檔案內容得否提供應用先予審查，擬具審核通知書併同
申請審核表，必要時簽會檔案所涉業務單位，徵詢其意見；如有應限
制公開或提供之部分，應先予註記後，陳機關權責長官核准。
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八、各機關對於申請案件，應自受理申請書之日起三十日內為准駁，並依
下列各款規定以審核通知書通知申請人，如有補正資料者，自申請人
補正之日起算：
（一）提供應用申請者，應敘明應用方式、時間、地點、聯絡人員及
電話、檔案應用注意事項、收費標準及應攜帶相關證明文件。
（二）暫無法提供使用者，應載明無法提供原因及法令依據。 |
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九、各機關檔案應用准駁應依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條
、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
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十、業務承辦單位函復申請人准駁之結果，應副知檔案管理單位。 |
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十一、申請人或其代理人應於指定日期親至指定地點，出示審核通知書、
身分證明文件，並完成登記程序後，由承辦人員陪同應用檔案。
申請人未依前項規定辦理者，各機關得拒絕提供應用。
承辦人員檢核申請人證件無誤後，申請人核對擬應用檔案無誤後於
檔案應用簽收單內簽名。
抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關規定
辦理。
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十二、申請人如需輔佐人陪同應用檔案，應事先提出申請。
前項輔佐人以一人為限。
應用檔案時，不得僅由輔佐人單獨在場，申請人對其輔佐人之行為
應負連帶責任。
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十三、申請人及其輔佐人於應用完畢後，應將檔案歸還受理單位並經點收
。
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十四、檔案經電子儲存者，其應用檔案以影像或複製品為原則。
核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採
分離原則，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。
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十五、申請應用之檔案應當日歸還，如未能於當日應用完畢者，受理單位
應於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱
。
歸還檔案，經受理單位點收無誤後，應於檔案應用簽收單上註記還
卷，並將一聯交付申請人。
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十六、申請人應用檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為。如
有發生下列情形者，承辦人員應立即予以制止；其涉及刑事責任者
，移送該管檢察機關偵辦。
（一）添註、塗改、更換、抽取圈點或污損檔案。
（二）拆散已裝訂完成之檔案。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
（四）未經許可，擅自將卷宗資料之部分或全部帶離閱覽處所。
（五）私自進入檔案作業處所或庫房。
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十七、申請人應用檔案，依國家發展委員會檔案管理局所訂定之檔案閱覽
抄錄複製收費標準收費。
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