桃園市政府主管法規共用系統

壹、作業目標：
    為充分運用市政府「市政資料庫查詢系統」，加強為民服務，減少民
    眾往返各機關申辦相關證件之時間，達到行政資源共享，同時兼顧市
    政資料庫查詢系統操作之便捷性及資料之安全性，訂定本作業要點。

肆、各單位（含分局）權責與人員分工
    一、資料庫管理者：由資訊科指派專人負責。
        (一)審核本系統查詢作業權限申請案。
        (二)依規定配合查驗使用機關資料庫使用正當性之情形。
        (三)確保資料庫內容之正確性。
    二、使用機關管理者：依業務性質分為業務管理者及業務稽核者。
        (一)業務管理者：由資訊科指派專人負責。
             1、配合市政府辦理不定期查核之聯繫、準備事宜。
             2、定義次表單、設定目錄組及授權使用者群組。
             3、設定一般使用人員之業務授權範圍。
             4、每月列印上月機關業務項目次數統計表，供機關內部管
                考稽核運用及資料庫管理機關查驗使用。
             5、本作業系統無法正常運作時，與市政府資訊中心聯繫、
                協調並排除問題。
        (二)業務稽核者：由使用本系統之各單位（含分局）指派專人負
            責。
             1、檢查本單位之使用紀錄及查詢內容紀錄。
             2、每月辦理系統使用情形查核。
    三、一般使用人員：
        (一)於業務權限範圍內依系統使用作業規定查詢資料或列印相關
            文件，列印資料屬個人權益或信證稽憑等重要資料，應隨文
            併案歸檔，依檔案保存期限銷毀並不得任意複製。
        (二)為遵守資料安全與保密原則，查詢資料需有相關證明依據或
            取得洽公民眾簽署同意並確認查詢內容。

伍、查調作業：
    一、前置作業－「一般使用人員」及「業務稽核者」權限之申請與維
        護：
        (一)使用單位依業務需要須查調他機關資料庫資料時，應填寫「
            查詢作業申請表」（如附件 1  ）及「戶政資料庫」、「地
            政資料庫」、「工商資料庫」、「使用執照存根資料庫」、
            「土地使用分區證明資料庫」（如附件 2  ），經局長或其
            授權人核章後，交由資訊科向市政府提出申請。
        (二)業務管理者及業務稽核者填具「桃園市政府市政資料庫查詢
            系統帳號申請表」（如附件 3  ），一般使用者填具「桃園
            市政府市政資料庫查詢系統一般使用者權限申請表」（如附
            件 4  ）向資訊科提出申請。
        (三)如業務異動或離職時，應向資訊科提出註銷、更正申請。使
            用單位如有變更或增加業務查詢項目時，應依上述（一）、
            （二）之程序再行申請。
    二、查詢作業：
        (一)一般使用人員查詢資料時應鍵入「案件編號」，並於原案件
            標示註明該編號，以利日後稽核。
        (二)一般使用人員應依照「市政資料庫查詢系統」之操作說明，
            輸入查詢之條件值，查詢地政或戶政資料。
        (三)為維護相關資料安全，一般使用人員應善盡保密之責，除公
            務運用外，嚴禁將資料外流或移作其他用途，所列印之資料
            均應併案歸檔。
    三、作業管制：
        (一)業務稽核者按日檢查使用紀錄及查詢內容紀錄，可並列裝卷
            或另存檔案處理，如有異常應查明陳報。
        (二)每月應就一般使用人員之查調案件查核是否有查閱市政資料
            庫之需要及查閱資料是否相符，查核件數不得少於百分之五
            （件數不超過 10 件），並將查核情形填具「市政資料庫使
            用情形檢查報告表」（如附件 5  ）送單位主管核閱後裝卷
            備查。
        (三)查核紀錄及相關表報保存期限為 3  年。