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一、為改善本所檔案保管環境,提升檔案管理效能,落實檔案庫房安全管
理,特參照檔案庫房設施基準、機關檔案保管作業要點及機關檔案管
理作業手冊第十四章,訂定本要點。 |
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二、本所檔案庫房採單一出入口,並設有門禁管制及監視系統,人員進出
檔案庫房須填寫「人員進出庫房紀錄單」(如附件一),本紀錄由檔
案管理人員按月陳核。 |
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三、檔案庫房之備份鑰匙交由保全人員或指定人員保管,如於非上班時間
發生異常狀況時,得於取得授權後,持備份鑰匙進入檔案庫房逕行必
要之處理,並將處理情形記錄於「設施維護紀錄單」(如附件二)。
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四、檔案庫房內嚴禁下列行為:
(一)使用或存放易燃、易爆之物品。
(二)飲食、儲存食物或堆置雜物。
(三)植養生物。
(四)未經許可攝影拍照或私自攜出檔案。 |
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五、檔案管理人員於檔案庫房應每日進行查檢工作如下:
(一)檢視門禁管制系統、監視系統、空調、照明、消防、通訊、保全
及除濕防潮設備是否正常運作,並於「每日例行查檢紀錄表」(
如附件三)記錄,按月陳核。
(二)注意庫房空氣品質狀況,檢視庫房溫溼度是否符合標準,並於「
溫溼度紀錄單」(如附件四)記錄,按月陳核。
(三)檔案庫房之設備有損壞或異常時,檔案管理人員應即通知相關人
員修復,並將修復情形記錄於「設施維護紀錄單」,按月陳核。 |
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六、庫房設施或設備進行定期保養維護時,檔案管理人員或業務主管指定
人員應陪同維修人員或承包廠商進行各項系統設備或儀器之檢修、保
養與校驗,並將檢查結果記錄於「設施維護紀錄單」。
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七、遇有大雨特報或颱風警報時,檔案管理人員應預作防災工作,並於大
雨或颱風過後,立即檢查庫房內外及周圍地面是否積水,並檢查牆壁
、天花板是否有無滲水跡象。 |
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八、檔案庫房應維持整潔,檔案架櫃及通道不可堆置雜物,並定期清潔地
板、檔案架及檔案上之灰塵,必要時施以蟲、鼠、黴菌防治處理,但
應避免損害檔案並符合環保規定。
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九、檔案管理人員下班前,應確實檢查庫房相關電源及門窗是否關閉、防
盜系統運作正常。
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十、檔案管理人員職務異動時,應於離職前填列移交清冊,將庫房管理相
關簿冊列入移交,俾完成交接手續。 |
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十一、本作業要點奉核准後實施,修正時亦同。 |