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法規內容

法規名稱: 桃園市政府警察局公文時效管制及稽催查考作業要點
公發布日: 民國 104 年 07 月 03 日
發文字號: 桃警祕字第1040043809號函
法規體系: 桃園市法規/警察類
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一、桃園市政府警察局(以下簡稱本局)為加速公文處理,提高公文品質
    及行政效率,特訂定本要點。
二、各類公文處理時限:
  (一)一般公文:
        1、最速件:一日。
        2、速  件:三日。
        3、普通件:六日。
        4、限期公文:
          (1)來文或依其他規定有期限之公文,應依其規定期限辦理;
       如有二個以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期。
          (2)來文訂有期限者,如受文單位機關(單位)收文時已逾來
       文所訂期限者,該文得以普通件處理時限辦理。
          (3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文單位機關(單位)確認
       同意並簽奉單位主管核定後,通知單位收發人員變更處理
       時限。
        5、專案管制案件或其他特殊案件:
           專案管制案件係指公文涉及政策、法令須與其他機關或需較
      長時間協調會辦調查之複雜案件,自交(收)辦之次日起,
      至函復止,未能於三十日內辦結之案件(預計能在三十日內
      辦結之案件及訴願、立法委員質詢案件、人民申請案件、人
      民陳情案件、電子信箱郵件、監察院委託調查及糾正案件均
      不列入「專案管制案件」)。第二項各款規定之公文處理時
      限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件
      或其他依法令另有規定者外,均不含假日。
  (二)人民申請案件:依行政程序法及主管機關公告之處理時限辦理。
    (三)人民陳情案件:依行政程序法及「行政院及所屬各機關處理人民
        陳情案件要點」規定辦理。
    (四)訴願案件:依訴願相關法令規定辦理。
    (五)立法委員質詢案件:依據「立法院職權行使法」及「行政院及所
        屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。
    (六)監察案件:依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項
        」規定時限辦理。
    (七)內政部警政署署長(副署長)以上長官交辦案件:應隨到隨辦。
    (八)市長、副市長交辦及市議員託辦案件:應隨到隨辦。
    (九)局長、副局長交辦案件:應隨到隨辦。
三、一般公文處理時限:
  (一)最速件應隨到隨辦。
    (二)速件應隨到隨辦,收、分文不得逾半日,承辦單位擬辦、核判及
        會稿不得逾一日,層轉核判不得逾一日,繕印發文不得逾半日。
    (三)普通件收、分文不得逾一日,承辦單位擬辦、核判及會稿不得逾
        二日,層轉核判不得逾二日,繕印發文不得逾一日。每一過程之
        相關人員應確實掌握自己可用之時間。
    (四)會辦文件:
        1、各單位送會公文之辦理時限如下:
           (1)最速件:一小時。
           (2)速  件:二小時。
           (3)普通件:四小時。
        2、如須送會二個單位以上之公文,各會辦單位應順移層轉,以
      節省時間,如須退會應簽註時間,依程序辦理。最速件及有
      時效性之公文,以持批為原則;如須送會三個以上單位者,
      應複製同時分會並限時擲回主辦單位,或請相關單位主管以
      聯合會審方式辦理,並請主任秘書主持(分局部分由副分局
      長主持),以利掌握時效。
    (五)會辦單位對於送會之案件,除經承辦單位同意者外,不得擅自退
        件或拒不會辦,如有意見應簽擬會辦意見,提供承辦單位參考或
        陳請主官核參。
    (六)人民陳請案件,自交(收)辦之次日起,至函復止,不得超過三
        十日,必要時得申請延長,並以書面告知陳情人;實際執行查察
        單位,自發文之次日起,至函復止,不得逾十五日,必要時得向
        上級申請延期,並依本局處理人民陳情案件作業規定時限辦理。
    (七)電子信箱郵件:院長、部長信箱自收悉之次日起,至回復止,不
        得超過五日;署長、市長信箱自收悉之次日起,至回復止,不得
        超過三日;局長、民眾信箱自收悉之次日起,至回復止,不得超
        過六日,必要時得申請延長,並先復知交查單位及當事人,延長
        期限不得逾二十日。
四、各類公文處理時限之計算:
    (一)一般公文發文使用日數:
        1、答覆案件:自收文之次日起,至發文之日止(含本機關內部
      各單位會辦時間),所需日數扣除假日,為發文使用日數。
        2、彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至發文之
      日止,所需日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數;
      其餘彙辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。
        3、併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所需日數
      扣除假日,為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦結時
      ,以存查公文計算。
        4、創稿案件:
          (1)交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除
       假日,為其發文使用日數。
          (2)先簽後稿案件,自首次簽辦之日起,至發文之日止,所需
       日數扣除假日,為其發文使用日數。
          (3)以稿代簽案件,自辦稿之日起,至發文之日止,所需日數
        扣除假日,為其發文使用日數。
        5、限期公文:依下列方式,自收文之次日起,計算發文使用日
      數:
          (1)未逾來文所訂期限,而實際處理日數超過六日者,以六日
        計算;未超過六日者,以實際處理日數計算。
          (2)逾越來文所訂期限者,依實際處理日數計算。
          (3)限期公文須以彙併辦方式辦理者,依主案限期公文計算辦
        理時效,其餘彙併辦公文以一般公文存查件處理。
          (4)送會本機關以外機關者,自送會之日起,至退會收到之日
        止,期間得予扣除。
    (二)發文平均使用日數:以發文使用日數(含創稿)之和,除以發文
        總件數,所得之商。
    (三)存查案件使用日數:自總(單位)收文之次日起算,創簽自創簽
        之日起算,至登錄公文管理系統結案之日止。
    (四)專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案
        件、訴願案件、監察案件:
        1、以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定處理時
      限內辦結者列為「依限辦結」,超過規定處理時限辦結者列
      為「逾限辦結」。
        2、人民申請案件因不合法定程式或手續時,主辦機關(單位)
      應詳細說明,一次通知補正。通知補正或因適用法令疑義而
      層轉核釋者,從其通知、核轉之日起,至補件、釋復之日止
      ,期間得予扣除。
        3、人民陳情案件因須等待其他機關(單位)資料或因適用法令
      疑義而層轉核釋者,自其層轉之日起,至核復、釋復之日止
      ,期間得予扣除。
        4、訴願案件因訴願書不合法定程式,而其情形可補正者,應通
      知訴願人於二十日內補正,其時效自訴願補正程式次日起算
            。
五、公文處理時效管制及稽催查考權責:
    (一)作業管制:
        1、管制流程:公文處理之收文、分文、承辦、會辦、決行、繕
      校、監印、發文、歸檔等全部流程,均納入電腦連線作業管
      制,各單位登記桌並應每日清查未結案件。
        2、公文時效管制:文書流程管理為一整體作業,亦為機關內每
      一成員之基本職責,並以業務單位主動導正為主,文書單位
      稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。
        3、未結案件稽催管制:秘書室每日列印「未結案清單」(格式
      如附表一),供各單位稽催管制。
        4、逾期未結案件:秘書室每週列印一次「逾期未結案件檢查表
      」(格式如附表二),送承辦單位查明逾期原因後,由秘書
      室簽核辦理。
     5、逾期已結案件:逾期十六天以上者,每月由秘書室辦理調卷
      分析。
        6、表報作業(資料統計以當月截止):
          (1)本局局本部各單位公文處理平均速度統計表:由秘書室簽
       核並提局務會報報告,促請各單位參考改進。
          (2)本局各單位公文處理成績月報表、申請案件辦理情形統計
       表、專案管制案件辦理情形統計、逾期公文處理情形月報
       表:次月五日及十日前分別陳報內政部警政署及桃園市政
       府核備。
          (3)本局各分局、警察大隊(隊)公文時效統計表於次月五日
       前,逕送秘書室彙整。
        7、改分作業:業務單位收受之公文,認為非屬本單位承辦者,
      承辦人員應填寫「公文改分單」(格式如附表三),敘明原
      因經單位主管核閱後總收文人員改分。
        8、提陳作業:受移單位對於前開改分公文如有意見,應立即填
      具「公文提陳單」(格式如附表四),敘明理由經機關主任
      秘書裁定,不得再行移還,以免輾轉延誤。
    (二)稽催查考權責劃分(各級人員公文查催程序及處理方式):
        1、秘書室稽催人員:
          (1)督導各單位收發人員例行公文稽催管制事宜。
          (2)辦理專案管制案件之管制。
          (3)統計本局公文處理時效,並填具公文時效統計表陳報內政
       部警政署、桃園市政府及分送各單位參考。
          (4)對未辦理展期或專案管制且逾十六日辦結之公文,得選擇
       件數較多之單位進行個案分析後,送該單位主管參考改進
       。
        2、單位主官(管):
          (1)監督單位登記桌人員辦理公文登錄、查催;對單位登記桌
       人員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者,應即妥適處理
       。
          (2)屬員差假時之公文,應依下列規定處理:
             a、職務代理人應實際代理,因特殊情形無法代為處理時,
                應指定人員負責處理。
            b、職務代理人或主官(管)均因差假不能處理公文時,應
                由主官(管)代理人作適當處理。
            c、承辦案件久未清結者之差假,應責成清理後始得准假;
                「逾期未結公文清單」同一承辦人列有三案以上或一案
                積結三十日以上者,業務主官(管)應嚴格限制承辦人
                員差假,並督催限期簽辦結案。
            d、屬員職務異動時,應清查其所承辦之公文,督促辦結或
                確實移交,如疏於督辦致有延誤時,應負共同責任。
          (3)對於文書流程之各項作業應確實管制,對所屬承辦之公文
       ,並應隨時檢查有無逾期之情事,予以督催,本身尤應注
       意公文品質並遵守處理時限,若疏於督催致有延誤時,應
       負共同責任。
        3、各業務單位登記桌人員:
          (1)確實將本單位公文之流程及展期案件基本資料登錄電腦公
       文管理系統;公文分文清冊均依規定交由承辦人簽收,辦
       結完畢,均應詳細於「分文清單」(格式如附表五)註記
       存查、發文、辦結日期,以利公文檢核。
          (2)查催傳遞人員隨時傳送公文,不得留置。
          (3)每日列印「未結案清單」,請承辦人員辦理清查、展期或
       催辦,並陳單位主管核閱管制查催後,建立專卷,以備查
       考。
          (4)對逾期未結之公文,應請承辦人員辦理展期或專案管制。
          (5)對未辦理展期或專案管制且逾十六日辦結之公文,應請承
       辦人填具「公文處理流程個案抽樣分析表」(格式如附表
       六),陳請單位主管核閱後,送秘書室彙辦。
        4、承辦人員:
          (1)應備公文承辦登記簿冊記載公文處理情形,或以公文整合
       資訊系統查詢公文處理情形。
          (2)對承辦之文稿應於公文整合資訊系統上作業。
          (3)依公文程式條例及文書處理手冊規定製作公文。
          (4)承辦公文應注意時效,於陳核、送會時主動追查進度(重
       要或專案管制案件應親自持送),確實掌握公文時效。
          (5)對於逾期辦結之公文,配合填具公文處理流程個案抽樣分
       析表,陳請單位主管核閱後,送秘書室彙辦。
          (6)於請假或公差時,請職務代理人代為處理公文,不得積壓
       。
六、各類公文展期及管制:
    (一)一般案件:
        1、凡未能於規定期限內辦結者,承辦人員應填具「公文展期申
      請單」(格式如附表七)於期限屆滿前辦理展期。
        2、展期以二次為限,每次不得逾十日,由本局各警察大隊(隊
      )、科、室、中心及分局主官(管)依權責核定,並自行列
      管與稽催。
        3、限期案件辦理展期前,應先行協調通知來文機關。
        4、公文展期申請單應併同公文陳核,附於公文案卷歸檔,並影
      印一份送登記桌建立專卷,以備查考。
        5、展期屆滿仍未能於期限內辦結,且不可歸責於承辦單位,或
      涉及政策、法令、須定期審查、開會審議、深入調查研究、
      多方會辦、會商多數機關意見者,得改列專案管制案件。
    (二)專案管制案件:
        1、各機關(單位)對於涉及政策、法令或須多方會辦、分辦,
      需三十日以上方可辦結之複雜案件,承辦人員應於原件處理
      期限屆滿前申請列為專案管制案件,惟申請之處理期限不得
      超過四個月。
        2、局文申請列為專案管制案件應填具「專案管制申請表」(格
      式如附表八),擬訂預定完成期限,敘明理由,由單位主管
      詳實審核,簽會本局秘書室,經本局主任秘書(或以上長官
      )核准後,列入管制。
        3、府文申請列為專案管制案件應填具「專案管制申請表」(格
      式如附表九),擬訂預定完成期限,敘明理由,由單位主官
      (管)詳實審核,簽會本局秘書室,經局長核章後,送會市
      政府研究發展考核委員會,經核准後,列入管制。
        4、如超過預定完成期限且不可歸責於承辦單位者,仍應重新申
      請列為專案管制案件。
        5、「專案管制申請表」應併同公文陳核後,附於公文案卷歸檔
      ,並影印二份,一份併公文影本送秘書室登錄列管,另一份
      送單位收發(登記桌)建立專卷,以備查考。
    (三)人民申請案件:
        1、未能於機關公告處理期限內辦結者,應於期限屆滿前簽准延
      長,惟延長以二次為限,其日數不得超過公告處理期限之日
      數,並於原處理期限屆滿前將延長事由通知申請人。
        2、案件處理過程中,凡屬通知補件、會勘(查)、會議(商)
      、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等文件,應以他
      號方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件則以另編
      一般公文收文號處理),不得以原文號銷號結案。
    (四)人民陳情案件:
        1、各該案件由陳情事項之主管機關(單位)受理為原則;非屬
      收受機關(單位)權責者,應移請主管機關(單位)處理,
      並副知陳情人。
        2、案情內容涉及二個以上機關(單位)者,由各該權責機關負
      責回復。
        3、未能在規定期限內辦結者,應辦理展期,並將展期理由以書
      面(或電子郵遞)告知陳情人。
        4、案件應以實質妥處為解除管制條件,辦理過程有會商、請釋
      (示)等機關公文往返或其他先行函復陳情人之公文,均應
      以他號方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件則以
      另編一般公文收文號處理),不得以原文號銷號結案。
    (五)訴願案件:
        1、以「案」為單元,實施全程管制,各該案件之起始收文號,
      於全案辦結時,始能銷號,處理過程中如有另為之收發文件
      ,應以他號方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件
      則以另編一般公文收文號處理),不另計列一「案」。
        2、訴願之決定,自收受訴願書之次日起,應於三個月內為之;
      必要時,得予延長,並通知訴願人及參加人。延長以一次為
      限,最長不得逾二個月。
    (六)立法委員質詢案件:應依限辦結,不得辦理展期。
    (七)監察案件:
        1、以「案」為單元,實施全程時效管制作業,辦理過程中,有
      洽請其他機關研提資料或會商相關機關意見需要者,應以他
      號方式處理,不得以原文號銷號結案。
        2、案情複雜且一時無法辦結回復者應於限辦期限內將辦理情形
      及未能結案之原因先行回復監察院,及登錄於監察案件管理
      資訊系統,並申請展期。
七、公文登錄、催辦及銷號:
    (一)各機關(單位)所收之公文,應按收文號予以登錄管制,並依據
        公文處理紀錄,作為公文檢查、催辦、銷號、製表及統計分析之
        基礎。
    (二)經核判之公文,應於發文或辦結後予以銷號;惟尚未結案者,仍
        應繼續管制。
    (三)承辦人員應隨時注意所承辦公文之時效,對期限屆滿或逾期案件
        應儘速辦結或敘明理由辦理展期。單位登記桌人員應逐日檢查公
        文處理紀錄,對期限屆滿之案件,應提醒承辦人員並送請單位主
        管參處;對已逾期而未辦理展期之案件,或送會逾期者,應予催
        辦。承辦人員應於接獲稽催之次日答復,並立即簽辦,或視需要
        辦理展期;若仍不簽辦,亦不將逾期理由答復者,簽報議處。
    (四)文書單位或單位登記桌人員,應依單位公文期限辦理稽催,如有
        積壓延誤情事者,應按情節輕重,簽報議處。
八、公文查考:
    (一)秘書室應組成公文品質與時效查考小組(以下簡稱公文查考小組
        ),不定期辦理公文品質與時效查考。
    (二)公文查考小組召集人由秘書室主任擔任,委員由秘書室簽奉核定
        後組成。
    (三)公文查考以每年辦理二次為原則,必要時得辦理專案督導,由公
        文查考小組對各分局、本局各警察大隊(隊)、科、室、中心收
        發作業及發文辦結案件實地評檢抽樣查考及評分(評分表格式如
        附表十)。
    (四)公文查考以各單位當年度指定月份收文之人民申請案件、人民陳
        情案件及一般公文十二件為原則。
    (五)公文查考小組委員對本單位之查考應予迴避。
九、獎懲規定:
    (一)公文處理個人成績評核:每半年辦理一次,各分局、警察大隊(
        隊)、科、室、中心承辦人員、基層收發(登記桌)人員、文書
        管理人員、辦理憑證、出納、主計人員成績達九十分以上者予以
        獎勵(評分及獎勵標準如附表十一至十四)。
  (二)公文查考團體成績評核:每半年辦理一次,區分甲組(各警察大
        隊(隊)、科、室、中心)、乙組(各分局),成績達九十分以
        上者,甲組取前七名、乙組取前三名予以獎勵;未滿六十分者予
        以懲處(如附表十五)。
  (三)辦理公文查考出(不)力人員,依「警察人員獎懲標準」規定,
        於嘉獎(申誡)範圍內辦理獎勵(懲處)。
  (四)逾限辦結之公文或案件,除監察院糾正及調查案件另依「監察院
        糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」辦理外,依下列規定議
        處:
     1、無故積壓延誤未滿七日者,由單位主官(管)予以口頭告誡
      改進,並列入年終考績參考。
        2、無故積壓延誤七日以上,未滿十四日者,申誡一次。
        3、無故積壓延誤十四日以上,未滿二十八日者,申誡二次。
        4、無故積壓延誤二十八日以上者,記過;逾六個月以上,未滿
      一年(含例假日)者,記過二次;逾一年以上(含例假日)
      者,得記一大過。     
        5、同時無故積壓延誤多件公文或無故積壓延誤情形嚴重者,得
      酌情加重議處。
    (五)公文處理發生錯誤、遺失,致人民權益受損或影響本局(或分局
        )行政效率者,依其情節輕重,專案議處。
    (六)各級正、副主官(管)(含領有主管加給者)未盡監督、考核之
        責,致所屬無故積壓延誤多件公文或無故積壓延誤情形嚴重者,
        應負連帶責任。