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法規內容

法規名稱: 桃園市政府地方稅務局公文線上簽核作業要點
公發布日: 民國 104 年 01 月 08 日
發文字號: 桃稅秘字第1043925502號函
法規體系: 桃園市法規/地方稅務類
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一、依據
    行政院99年1月25日函頒「電子公文節能減紙推動方案」。
二、目的
    為統一實施公文線上簽核作業方式,提升行政效率及達成減紙目標。

三、作業原則
  (一)機關公文得採線上簽核,將公文之處理以電子方式在安全之網路
    作業環境下,採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施,並
     在確保電子文件之可認證性下,進行線上傳遞簽核作業。
  (二)簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性,並應詳實記載相
    關事項如下:
    1、可標示公文時效性。
     2、應詳實記錄各會簽意見。
    3、應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
  (三)承辦人員擬辦案件時,應注意前後關聯案件陳核方式之一致性,
     前後關聯案件引用原則如下:
    1、前案為紙本簽核,後案為線上簽核者,承辦人員應將前案紙
      本文掃描成電子檔,以電子檔方式夾帶,作為後案公文附件
       ,並供後案引用。
     2、前後兩案皆為線上簽核者,應提供前案檔案聯結資訊。
    3、前案為線上簽核者,後案為紙本簽核者,得列印前案公文內
      容、簽核流程及簽核意見。
   (四)承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性,各簽核點人員
     若有內容異動,應附加版本資訊於附件檔名稱。
   (五)簽核過程中,線上簽核與紙本簽核得互相轉換,惟需退回原承辦
     人員重新辦理。
  (六)可實施線上簽核之公文類型:
    1、保存年限10年以下。
    2、公文含附件合計10頁以下。
    3、附件檔案10MB以下(MB:百萬位元組)。
    4、附件須可掃描。
  (七)不適用線上簽核之公文類型:
    1、密件公文(含解降密公文)。
    2、附件為實體、須用印或無法掃描。
    3、訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法
      令規定須以紙本辦理者。
    4、公文案情複雜或經單位主管認定須採紙本簽核方式辦理者。
     5、民眾來文不列入線上簽核。
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四、作業方法
  (一)公文承辦人、審核、決行及文書人員,均應使用有效期限內之自
    然人憑證,以做為線上公文之電子簽章使用。
  (二)電子收文採線上簽核作業方式:
    1、採線上簽核之電子來文經收文人員分文,不再列印紙本。
    2、經公文承辦人判定不符實施線上簽核要件,則由承辦人自行
      列印並點選轉紙本陳核。
  (三)紙本來文轉線上簽核作業方式:
    1、紙本來文經判定為可實施線上簽核者,則由收文人員予以掃
      描後循公文流程分文,來文的紙本及附件併送交承辦人員;
      經判定為不適用線上簽核者,則仍以紙本分文。
    2、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,各單位
      得自行判定其紙本來文是否有重覆歸檔之必要,自行判定保
      存年限及自行保管;惟涉及個人權益或法律信證維護及行政
      程序稽憑事項之機關間行文及非屬機關間之紙本來文,經改
      為線上簽核辦畢者,其紙本來文仍需歸檔管理。
  (四)承辦人員擬辦案件時,依簽會流程,各簽核點人員得依實際需求
    進行簽會流程調整;設定會辦流程時,得視需要設定回傳承辦人
    員進行意見彙整。
  (五)各簽核點人員、繕校人員,對其文稿內容異動與否,均應採電子
    憑證進行簽章,以明責任。公文實施線上簽核函稿完成核決,倘
    公文內容有異動,應由承辦人員清稿後再發文。
  (六)各層級人員每天應隨時檢查承辦、待批或受會辦等之線上簽核案
    件,以即時處理公文。
  (七)相關人員於請假前,應於線上簽核資訊系統中啟用代理人機制,
     以避免延宕案件處理時程。

五、本要點未規範者,適用行政院頒「文書處理手冊」、「文書及檔案管
    理電腦化作業規範」及其他相關法令之規定。

六、本要點於奉  核定後實施,得視需要隨時修正或補充之。