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法規內容

法規名稱: 桃園市政府地方稅務局電子民意信箱案件處理作業要點
公發布日: 民國 103 年 12 月 31 日
修正日期: 民國 103 年 12 月 31 日
發文字號: 桃稅秘字第1032249210號函
法規體系: 桃園市法規/地方稅務類
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一、為有效推動電子民意信箱,受理民眾以網際網路建議、陳情或申訴案
    件處理作業,提昇為民服務品質,特訂定本作業要點。

二、處理電子民意信箱案件,除依本作業要點規定辦理外,悉依相關公文
    作業處理規定辦理。

三、本局於網頁上設置供民眾點選之電子民意信箱計有局長信箱、局長與
    民有約、檢舉逃漏稅信箱、廉政檢舉信箱及稅務秘書即時通,除稅務
    秘書即時通由服務科負責開啟,餘均由秘書室負責開啟。

四、秘書室總收文人員負責電子郵件收件作業,每日上、下午各開啟信箱
    1次,並於收信後依郵件性質依下列作業方式辦理:
  (一)一般陳情、申訴案件:總收文人員於收信後應即交服務科加蓋交
     付列管案件戳記、填註列管字號、交辦日期及預定結案日期後,
    依收文處理作業程序辦理。
  (二)檢舉案件:總收文人員於收信並依照「各級稽徵機關處理違章漏
    稅及檢舉作業要點」及「文書處理手冊」文書保密規定,彌封檢
    舉人資料,交專人分派後由秘書室密件處理人員編號登錄分送相
    關科室辦理。
  (三)局長郵件:總收文人員於收信並送陳 局長或指定人員批示後依
    前述(一)、(二)作業方式處理。

五、承辦單位得視電子郵件複雜程度選擇以公文或電子郵件答復發信人,
    如以電子郵件答復者,承辦人於擬具答復稿時,應儘量口語化,並依
    公文程序陳核,局長信箱由承辦人自行於本局外網後台管理系統回復
    ,餘送交秘書室寄發電子郵件,如有附件應於答復稿內註明「附件另
    寄」,秘書室於郵寄附件時應加註係某文號之附件。檢舉案件答復時
    不述明檢舉人、檢舉對象個人資料及檢舉內容,僅簡單述明某日收文
    電子郵件已查核在案或查無所述案情,以防洩密。

六、秘書室辦理電子郵件傳輸應注意事項:
  (一)以電子郵件傳輸前應校對無誤後列印全文作為抄件。
  (二)發文作業人員應輸入識別碼、通行碼或傳輸密碼,於電腦系統確
    認後,始可進行發文作業。
  (三)檢視電腦系統已發送之訊息。
  (四)行文單位兼有電子郵件傳輸及非電子郵件傳輸者,非電子郵件傳
    輸之受文者,應列印全文依一般發文程序辦理,寄發受文單位(
    受文者)。
  (五)電子郵件傳輸後應於公文原稿加蓋「已電子郵件傳輸」戳記,並
    將抄件併同原稿歸檔。
  (六)透過電子郵件傳輸文件,至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果
    ,並為必要之處理。
  (七)於電子郵件傳輸前,因資訊科通知系統故障或其他因素無法傳遞
    時,發文作業人員應改按一般發文程序辦理。
  (八)發文作業人員使用之密碼至少每半年應更換乙次,以確保電子郵
    件傳輸之保密性。

七、電子郵件,處理期限不得超過3日,如案情複雜致無法依限辦結者除
    簽請權責主管核准展延外,應先行以電子郵件委婉函復辦理情形,並
    適時將續辦情形告知發信人及副知服務科繼續追蹤列管。

八、電子郵件,各單位應本於職權審慎處理,非屬本機關權責者,應逕移
    主管機關處理並副知發信人。

九、電子郵件,有下列情事之一者,各承辦單位得依「行政院暨所屬各機
    關處理人民陳情案件要點」規定,經奉核准後免予答復。
  (一)無具體內容、未具姓名或住址者。
  (二)同一事由經予適當處理,並已明確答復後,而仍一再陳情者。
  (三)經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件地址屬偽冒、匿名
    虛報或不實者。
  (四)非陳情事項之主管機關,接獲陳情人以同一事由已分向各主管機
    關陳情者。
  (五)商業廣告信函等。
  (六)其他經核定免予處理者。

十、電子郵件之處理原則:
  (一)內容為詢問一般性資訊或具時效性之事項,應迅速查明後,以電
    子郵件或公文答復。
  (二)內容複雜或涉及其他單位者,得請各相關單位、陳情當事人共同
    研商協調解決,如有必要,應實地查訪瞭解,再將處理結果以電
    子郵件或公文答復。
  (三)內容為具建設性之批評意見,應以電子郵件或公文簡復答謝,並
    陳局長核閱。
  (四)內容涉及私權事項而非本機關權責者,應以電子郵件或公文婉轉
    勸導陳情人逕向當地調解委員會聲請協調解決或循司法途逕解決
    。
  (五)受法令、機密或政策之限制而無法辦理者,應說明法令依據、條
    文及無法辦理之理由婉轉答復陳情人。
  (六)行政院院長電子信箱案件所有答復函稿均應以電子郵件傳送至行
    政院新聞局「院長電子信箱專案小組」。

十一、本作業要點奉核定後實施,修正時亦同。