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法規內容

法規名稱: 桃園市政府秘書處事務管理工作檢核要點
公發布日: 民國 104 年 04 月 08 日
發文字號: 府秘綜字第 1040078627 號函
法規體系: 桃園市法規/秘書類
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一、桃園市政府秘書處(以下簡稱本處)為加強事務管理,提高工作效率
    ,爰依各事務管理手冊規定,訂定本要點。
二、本要點所稱事務管理工作,指本處經辦之文書處理及檔案、出納、
    財產、物品、車輛、辦公處所、宿舍、安全、工友等管理事項。
三、本處事務管理工作檢核方式如下:
    (一)定期檢核:每年辦理一次,應於實施檢核二週前通知受檢核單
        位。
    (二)平時檢查:由各相關業務單位自行檢查。
四、為實施事務管理工作檢核,本處執行定期檢核時,得組成檢核小組
    ,成員由本處人事室、會計室、政風室等單位派員及研考人員組成
    。平時檢查,由各事務管理單位依權責自行實施檢核。
五、本處事務管理工作檢核項目如下:
    (一)文書處理檢核。
    (二)檔案管理檢核。
    (三)出納管理檢核。
    (四)財產管理檢核。
    (五)物品管理檢核。
    (六)車輛管理檢核。
    (七)辦公處所管理檢核。
    (八)宿舍管理檢核。
    (九)安全管理檢核。
    (十)工友管理檢核。
六、文書處理之檢核要項如下:
    (一)各項文書處理手續,是否迅速確實。
    (二)文書單位應備之簿冊,是否齊全。
    (三)收發文程序,是否合乎規定。
    (四)文書處理分層負責之執行,是否有效。
    (五)文書革新與工作簡化,是否切實執行。 
    (六)公文時效管制制度,是否澈底實施。
    (七)文書稽催,是否澈底執行。
    (八)文書保密,是否嚴格執行。
    (九)文書單位,是否使用高效事務機具。
    (十)文書用紙,是否合乎標準。
    (十一)必要之文書用具,是否齊備。
七、檔案管理之檢核要項如下:
    (一)是否依規指定專責人員及編列年度預算。
    (二)檔管人員是否參與檔管法令及專業知識訓練。
    (三)歸檔案件是否妥適分類並建立簡要案名。
    (四)歸檔案件是否依規妥適著錄內容並放入目次表。
    (五)入庫檔案是否依規上架,並正確標示。
    (六)檔案庫房是否依規設置安全防護相關設備。
    (七)是否定期辦理檔案清理、銷毀。
    (八)調案、展期申請及核准層級是否依規辦理。
    (九)是否建立檔案應用機制,提供檔案應用處所及設備。
    (十)機密檔案是否使用專用封套裝封、使用裝置密鎖之保險(箱)
        櫃存放,並定期清查。
    (十一)機關檔案管理資訊系統作業功能是否完整,資訊安全保護措
          施是否完善。
八、出納管理之檢核要項如下:
    (一)出納手續,是否符合規定。
    (二)庫存現金數目,是否與會計紀錄符合,有無私自墊借或以單據
         抵現情事,是否與核定額度相符。
    (三)傳票送達後,辦理收付款項,是否迅速。
    (四)保管之票據、有價證券及其他保管品等,是否與帳面相符,是
        否每月提供經奉核之存庫保管品專戶之明細資料供採購單位勾
        稽用。
    (五)各種出納帳表,是否齊全,相關紀錄是否詳實完備。
    (六)收付款項,是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫。
    (七)暫收款、收據貼印花及保管時間,是否遵照規定辦理。
    (八)零用金支付之每案金額是否超過一定金額,保管是否妥善,是
        否隨時登記零用金備查簿,結存數與未報銷單據金額之總額,
        是否與零用金之金額相符。
    (九)自行收納之各項收入,是否依照規定保管、使用自行收納款項
        收據。
    (十)自行收納款項收據之使用是否良善。
    (十一)現金、票據、有價證券及其他保管品等之出納是否依照規定
          程序處理,是否隨時登記,其實際結存金額與帳面結存是否
          相符。
    (十二)市庫或金融機構所送機關專戶存款對帳單及保管品對帳單是
          否與帳載數核對,如有差額,出納管理單位是否查明其發生
          原因是否正當,並編製「存款差額解釋表」等。對帳單回單
          是否儘速寄回原代庫機構。
    (十三)出納管理人員有無任相同工作六年以上情形,休假代理制度
          是否貫徹實施。
九、財產管理之檢核要項如下:
    (一)財產管理,是否按時登記;實際保管及使用之財產,是否與主
       (會)計單位之帳目相符。
    (二)財產增減表,是否依時造送。
    (三)財產之購置及營造,是否按照規定手續辦理,產權證件是否齊
        全完整。
    (四)財產責任簽認手續,是否辦理齊全。
    (五)出租或租用之財產是否訂立契約,出借或借用之財產是否有借
        據。
    (六)財產之盤點,是否依期舉行,盤盈或盤虧之財產,是否查明情
        由依照規定辦理。
    (七)廢舊不用之財產,是否及時處置或利用。
    (八)財產之保養狀況,是否依期檢查,損壞之財產是否及時整修或
        報廢。
    (九)財產之變賣,是否按照規定手續辦理。
    (十)財產應負之稅捐,是否按期繳納。
十、物品管理之檢核要項如下:
    (一)各類非消耗性物品之使用期限,是否詳細規定。
    (二)採購物品,是否根據實際需要,手續是否簡化完整。
    (三)物品驗收,是否依照規定手續辦理。
    (四)庫存物品,是否帳物相符。
    (五)庫存物品是否分類,放置是否整齊。
    (六)物品之核廢,是否按照領用標準及程序,切實執行。
    (七)物品登記,是否確實。
    (八)物品是否有適當儲藏處所。
    (九)廢品是否依規定辦理。
十一、車輛管理之檢核要項如下:
      (一)各項登記表卡,是否完備。
      (二)車輛調派,是否建立制度,切實執行。
      (三)油料管理,是否嚴密,里程紀錄,有無稽核。
      (四)車輛檢查,是否按時辦理,有無檢查紀錄或報告。
      (五)車輛保養,是否按照規定切實實施。
      (六)車輛修理,是否嚴格控制,並按規定辦理。
      (七)駕駛人是否依規定填報各項報表。
十二、辦公處所管理之檢核要項如下:
      (一)辦公處所之分配,是否適當。
      (二)辦公室內佈置是否符合工作簡化要領。
      (三)辦公室器具及私人物品放置,是否適當。
      (四)辦公室之光線空氣與溫度,是否適宜。
      (五)辦公室之必要設備,是否完全。
      (六)公室之秩序,是否保持靜肅。
      (七)辦公室之保密,是否嚴格執行。
      (八)辦公室之門窗、玻璃、板壁、桌椅、櫥櫃及地面等,是否經
          常保持清潔。
      (九)固定標語牌及指路牌有無倒斜或破損情形。庭院、隙地、通
          路、走廊、草坪等處,是否整潔。
      (十一)水電設備,是否妥善,有無損壞情形。
      (十二)廚房、飯廳、盥洗間等處所,是否清潔衛生。
      (十三)水溝是否暢通,垃圾是否隨時清理。
      (十四)環境衛生有無專人負責,效果是否良好。
      (十五)辦公處所能源節約措施,是否有效。
十三、宿舍管理之檢核要項如下:
      (一)宿舍之借用,是否訂定標準,並按照標準公平辦理。
      (二)宿舍設備,是否有一定標準,並按照標準實施。
      (三)宿舍檢修,是否按照程序執行,能否達成嚴格審核,控制預
          算任務。
      (四)臨時及緊急保養工程,是否按照規定辦理。
      (五)有關宿舍事務之各種表冊,是否依照規定格式詳細記載,按
          期填報。
十四、安全管理之檢核要項如下:
      (一)警衛機構或防護團之組織,是否健全,能否於緊急時迅速集
          合。
      (二)各種安全防護工作,是否依照規定實施。
      (三)消防救護器材及防火、防盜設備,是否敷用,有無已失時效
          或不堪使用。
      (四)消防及救護訓練與演習,是否定期實施。
      (五)門禁是否嚴密,公私物件攜帶出入有無管理。
      (六)與當地有關安全防護機構,如警察機關及衛生單位等,是否
          經常保持聯繫。
十五、工友管理之檢核要項如下:
      (一)工友工作,是否分配適當。
      (二)工友人數,是否符合規定。
      (三)僱用工友,是否有一定標準,手續是否完備。
      (四)工友工作時間之規定,是否適當,上下班是否準時。
      (五)工友訓練,是否認真並切合需要。
      (六)工友服務態度,是否良好。
      (七)工友請假,是否嚴格管理。
      (八)對於解僱工友,一切應辦手續,是否及時辦理。
      (九)工友考核,是否按照規定辦理。
十六、本檢核結果應簽陳首長核示,並於檢核結束後一個月內,通報各
      受檢核單位,必要時得予以獎懲。