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法規內容

法規名稱: 桃園市政府地方稅務局檔案開放應用作業要點
公發布日: 民國 103 年 12 月 27 日
修正日期: 民國 107 年 10 月 01 日
發文字號: 桃稅秘字第1073921028號 函
法規體系: 桃園市法規/地方稅務類
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一、依據:依檔案法第 17 條至 21 條、機關檔案管理作業手冊第 21 章
    、政府資訊公開法、行政程序法第 46 條規定。
二、目的:為滿足民眾知的權利,提供民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之
    開放應用服務。
三、適用範圍:本局依程序完成歸檔之機關檔案。
四、本局檔案應用准駁依檔案法第 18 條、政府資訊公開法第 18 條、行
    政程序法第 46 條及其他法令之規定辦理。
五、申請人填寫檔案應用申請書(如附表 1  )或以書面載明下列事項,
    親自持送或郵寄向本局申請,申請書應載明下列事項:
    (一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件
        字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事
        務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住
        (居)所。
    (二)有代理人者,其姓名、與申請人之關係、出生年月日、電話、住
        (居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任
        書;如係法定代理者,檢具相關證明文件影本,並敘明其關係。
    (三)申請項目。
    (四)檔案名稱或內容要旨。
    (五)檔號。
    (六)申請目的。
    (七)有使用檔案原件之必要者,其事由。
    (八)申請日期。
圖表附件:
六、本局收受申請書後由總收文收件編號,分文至業務單位辦理。
七、申請審核及回覆:
    (一)業務單位承辦人收到檔案應用申請書,檢查申請書所填檔案資料
        是否正確,如有誤繕應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要
        旨相關資料。
    (二)業務單位承辦人審查檔案應用申請書是否符合規定,如有不符規
        定程式或資料不全者,應通知申請人於 7  日內補正,逾期不補
        正或不能補正者,得駁回其申請。
    (三)業務單位承辦人審查申請案時,應依機關檔案管理作業手冊檢調
        作業規定,總局向秘書室文書股,分局向服務行政股檔案管理人
        員調案,供准駁之參考。
    (四)業務單位承辦人應就檔案內容得否提供應用先予審查,填寫檔案
        應用申請審核表(附表 2  )陳核奉准後,並自受理日起(有不
        合規定或資料不全者,自申請人補正之日起算) 30 日內,將審
        核結果檢附檔案應用審核表以書面函復申請人。
    (五)業務單位函復申請人前來檔案應用或駁回申請時,應將公文附檔
        案應用申請審核表抄送總局秘書室文書股,分局為服務行政股檔
        案管理人員,並將審核駁回之檔案辦理歸還作業。
    (六)本局提供檔案應用申請時,如檔案因修補、展覽、機關檢調或其
        他原因暫無法提供時,應函復申請人,告知理由及得以提供應用
        之時間。
圖表附件:
八、閱覽、抄錄或複製檔案時間及地點:
    (一)開放時間:週一至週五,上午 9  時至 12 時,下午 1  時至 4
        時,國定及例假日不開放。
    (二)閱覽室地點:總局設置於 4  樓秘書室文書股辦公室內。
                    大溪分局設置於 2  樓辦公室內。
                    中壢分局設置於 3  樓辦公室內。
                    楊梅分局設置於 1  樓辦公室內。
九、準備檔案:
    (一)申請核准案件,業務單位承辦人應就核准應用項目於檔案應用約
        定日期前備妥檔案。除申請應用檔案原件經核准者外,應以提供
        複製品為原則。
    (二)業務單位承辦人應檢查檔案是否有限制公開情形,如僅其中一部
        分有應限制公開或提供,應採「分離原則」,去除不得公開部分
        ,就其他部分公開或提供之,檔案可拆卷者,將不宜公開部分抽
        離後提供應用,檔案不可拆卷者,將不宜公開部分適當隱藏或遮
        蓋後影印提供應用,並於檔案應用簽收單註記檔案部分抽離或遮
        蓋情形及告知申請人。
    (三)業務單位承辦人應將備妥之檔案併同申請書影本、檔案應用簽收
        單(附表 3  )放置一處待用。
圖表附件:
十、申請人至本局閱覽、抄錄或複製檔案時,應檢具證明文件:
    (一)申請人為個人:個人身分證、駕照或護照正本。
    (二)法人或其他設有管理人、代表人之團體:檢具登記或設立之證明
        及管理人、代表人之證明文件。
    (三)代理人應加附授權書或委任書正本,代理人之個人身分證、駕照
        或護照正本。
十一、檔案應用時:
      (一)申請人於約定日至各業務承辦單位,出示審核通知函及身分證
          明文件予業務單位承辦人員,經其確認並於閱覽室使用登記單
          (附表 4  )完成登記後,並陪同至閱覽室,業務單位承辦人
          員將檔案交付申請人應用後,申請人於檔案應用簽收單簽名。
      (二)申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持資料之完整,不得有下
          列之情形,否則應停止其閱覽、抄錄或複製檔案;其涉及刑事
          責任者,移送桃園地方法院檢察署偵辦。
           1、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
           2、拆散已裝訂完成之檔案。
           3、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
      (三)抄錄或複製檔案,如涉及著作權法規定事項,依其相關規定辦
          理。
      (四)檔案應用完畢,業務單位承辦人應當場檢視歸還檔案之完整性
          並點收無訛後,於檔案應用簽收單做還卷註記,若有汙損、破
          壞等情形,於備註欄註記,並依本點第 2  項及相關規定辦理
          。
      (五)業務單位承辦人依收費標準換算繳費金額填寫於檔案應用簽收
          單下方,一聯交申請人,陪同申請人至總局秘書室庶務股,分
          局至服務行政股出納人員處繳費。
      (六)檔案應用若申請人僅申請複製時,本局提供郵寄服務,通知申
          請人於 5  日內將費用以現金袋或郵政匯票寄至本局後,本局
          再予複製檔案並寄出。
十二、檔案應用應於當日執行完畢,業務單位承辦人應於調案期限內辦理
      歸還,同時附上檔案應用簽收單影本,如未能於當日應用完畢者,
      業務單位承辦人於檔案應用簽收單註記應用情形,辦理還卷後,另
      日再行調閱。
十三、檔案應用時,對有拆卷、隱藏或遮蓋之檔案,業務單位承辦人於還
      卷前,應先將檔案整理復原後再辦理歸還。
十四、檔案管理人員應配合辦理事項:
   一、配合業務單位調檔申請。
   二、檔案閱覽地點清潔及維護,包含攝影機、影印機、電腦、鉛筆
          、桌椅、老花眼鏡等設備用品。
   三、提供檔案應用申請書、檔案應用簽收單、閱覽室使用登記單。
   四、點收檔案應用歸還之檔案及檔案應用簽收單影本。
   五、將業務單位函復公文抄本(含檔案應用審核表)及檔案應用簽
          收單影本裝訂統計。
十五、出納人員依「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收費,並開立收據,收
      費名稱為「檔案應用服務費」。
十六、收費標準:依國家發展委員會檔案管理局所定之「檔案閱覽抄錄複
      製收費標準」收費(附表 5  )。
十七、相關規定及申請書:本局檔案開放應用作業相關規定、申請書置於
      本局網站(http://www.tytax.gov.tw),提供民眾參閱,申請書
      請自行下載列印或至本局索取。