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法規內容

法規名稱: 桃園市政府衛生局應用出生通報系統管理作業要點
公發布日: 民國 104 年 03 月 02 日
修正日期: 民國 104 年 03 月 02 日
發文字號: 桃衛政字第1040013488號函
法規體系: 桃園市法規/衛生類
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一、桃園市政府衛生局(以下簡稱本局)為強化與民眾個人資料有關之應
  用出生通報系統管理,防止洩密情事發生,以有效落實對個人資料之
  保護,充分維護民眾隱私,特訂定本要點。
二、使用者作業程序:
    (一)申請使用者帳號:
     1.因業務需要使用出生通報資料者,應依程序申請帳號,以手寫
          填出生通報系統使用申請表及保密切結書並加蓋私章,其申請
          單格式如后「出生通報系統使用者申請表」。
     2.本系統各衛生所之申請使用以二人為原則,且需為業務承辦人
          ,職務異動或離職時應通知系統管理者,格式同使用者申請表
          。
     3.使用者資料下載:當日出生資料下載累計一百筆(含)以上資
          料者,請填寫出生通報系統資料下載使用紀錄表,核章後送局
          備查。  
    (二)使用者資料查詢:
     1.經核准使用之人員,除不得將帳號提供他人使用外,其使用亦
          僅得為公務需要查詢。
     2.所查詢的資料及相關使用規範,應符合個人資料保護法等相關
          規定。
三、管理作業程序:
    (一)建立核准使用者之名冊與出生通報系統使用申請表及保密切結書
    ,並設立專人管理。
    (二)系統管理者之職務有異動時,應將所負責保管之相關使用者查詢
    紀錄文件資料列冊移交。
    (三)經核准之使用者,其職務有異動或三個月內無使用紀錄時,得取
    消或暫停其使用權。
    (四)出生通報系統針對第一次使用者、異常登錄及當日下載累計超過
    一百筆資料者,每日自動電子郵件通知系統管理者,獲知此訊息
    時,應切實查明並記錄使用者狀況。
四、稽核作業程序:
  (一)定期稽核:系統管理者應三個月就相關查詢紀錄等資料,為抽樣
    稽核,並作成查核紀錄,保留備查。如有異常者,應會同本局政
    風室查明後簽報處理。
  (二)不定期稽核:本局政風室得就之管理、作業情形及相關資料保存
    情形等為不定期稽核。
五、稽核作業結果:
    (一)就相關稽核缺失研提改進建議,簽請局長核示後,移請相關單位
        參處改善。
    (二)稽核發現之缺失,列入下次重點稽核項目,並做為同仁公務機密
    維護講習參考。
    (三)各單位主管對發現之缺失,應負責隨時查考,並督促缺失人員確
    實改進。
六、本要點自公佈下達之日起實施;如有未盡事宜,得隨時修正。